Нормы употребления местоимений в тексте документа. Ошибки, связанные с употреблением местоимений
Основное требование к официальным документам – это требование точности. Требование точности противоречит употребление личного местоимения он (она, оно, они) при наличии более чем одного существительного того же рода, поэтому местоимение в текстах ОДС используется редко. Местоимение должно однозначно заменять имя существительное, вместо которого оно употреблено. Некорректно высказывание: Лидия сказала Марии, что ее доклад был одобрен. Верное выражение: Лидия сказала Марии: «Твой доклад был одобрен».
Местоимение замещает в тексте предшествующее слово: Наталья нашла факс на своем столе, который менеджер послал ей на прошлой неделе ( факс или стол?). Правка: На своем столе Наталья нашла факс, который менеджер послал ей на прошлой неделе.
Необходимо постоянно контролировать правильный выбор грамматической формы местоимения. Ошибочно высказывание: Выросло поколение, для которых война – история.
Чересчур частое использование местоимения 1-го лица ед. числа может быть негативно воспринято адресатом документа. Особенно сильно выделяется местоимение я, употребляемое в начале абзаца. Однако замена этого местоимения выражениями нижеподписавшийся, искренне Ваш нежелательна.
Рекомендуется употреблять местоимение ВЫ только в высказываниях с положительной информацией, а замечания формулировать в другой форме: вы сделали много ошибок на этой странице – правка: на этой странице много ошибок.
Стилистическое значение имеет употребление личного местоимения при некоторых формах глаголов. Обороты речи типа предлагаю явиться, прошу уточнить, требую привлечь выражают более категорическое требование; введение в них личного местоимения смягчает требование: прошу Вас уточнить, предлагаю Вам явиться.
В сочетании с простыми предлогами без, в, для, до, за , а также после наречных предлогов вокруг, впереди, благодаря формы лично-указательных местоимений он, она, они всегда начинаются с н: к нему, вокруг них. После предлогов, требующих Д.п., формы этих местоимений начинаются гласным: благодаря ему. Также после форм сравнительной степени имен прилагательных или наречий, сложных предложно-падежных сочетаний типа в отношении, по линии: старше его, в отношении его.
Разговорный характер имеет пропуск местоимения себя в некоторых устойчивых сочетаниях: представлять себе, представлять собой, чувствовать себя.
Однако нельзя забывать! Уместно используемое местоимение внушает адресату уверенность, что документ адресован именно ему: У нас есть два принтера, вполне совместимых с вашими компьютерами. Правка: Ваши компьютеры вполне совместимы с нашими принтерами.
Употребление притяжательных местоимений и местоимения себя.
1. Возможность соотнесения местоимений его, ее, их, свой, себя с двумя или несколькими предшествующими им существительными нередко служит источником неясности фразы. Например: Мастер напомнил ученику, что уборка рабочего места — это его обязанность (неясно: ученика или мастера) (следует: Мастер напомнил ученику, что уборка рабочего места — это обязанность всех рабочих, в том числе и учеников или: Мастер напомнил ученику, что тот должен убирать свое рабочее место); Совхоз просил завод оставить у себя некоторые некомплектные машины (неясно: машины должны остаться в совхозе или на заводе) (следует: совхоз просил завод оставить в совхозе некоторые некомплектные машины).
2. Притяжательные местоимения, особенно местоимение свой, бывают нередко лишними во фразе: В (своем) романе «Евгений Онегин» А. С.Пушкин показал...; В (своей) автобиографии писатель говорил...;
3. Разговорный характер имеет пропуск местоимения себя в устойчивых словосочетаниях представлять себя, представлять собой, чувствовать себя и др. Неправильно: Гидротехнический комплекс представляет (следует: представляет собой) одну из крупнейших строек республики.
Нормы употребления глагольных форм в текстах документов
В ОДС глагольные формы используются для выражения предписания; преобладают констатирующий, описательный типы речи над повествованием. Среди глаголов главное место занимают глаголы со значением должествования (следует, надлежит, вменяется, обязуется и т.п.) и отвлеченные глаголы ( являться, иметься).
Поскольку автор официального документа коллегиален , текст лучше составлять в форме множественного числа : Мы обязательно рассмотрим все ваши предложения и учтем пожелания. Форма единственного числа в основном употребляется в стандартных оборота : прошу рассмотреть, доверяю получить, приказываю, разрешаю…Формы множественного числа предпочтительнее и по той причине, что не все глаголы могут образовать форму 1-го лица единственного числа: победить, убедить, очутиться, ощутить, обессмертить и др. При необходимости их употребления в тексте документа используется описательная форма : сумею( должен, стремлюсь, могу, надеюсь, хочу, попытаюсь, попробую) убедить или форму сложного будущего времени буду ( не буду) убеждать.
В ОДС используется глаголы совершенного и несовершенного вида.
Глаголы совершенного вида преобладают в приказах, протоколах, постановлениях, договорах, т.е. в жанрах с более конкретным содержанием.
Глаголы несовершенного вида преобладают в уставах, правовых актах, нотах, заявлениях, сводах законов, где стиль носит более отвлеченный характер. ( Дееспособность – это свойство, обозначающее способность лица самостоятельно, своими действиями приобретать права и создавать обязанности.). Также используются двувидовые глаголы в значении несовершенного вида ( рекомендовать, соответствовать, контролировать и т.п.). Глаголам совершенного вида : заготовить, накопить, ознакомить, узаконить могут соответствовать глаголы несовершенного вида : заготавливать, накапливать, ознакамливать и др. Формы с суффиксом – ива-/-ыва- стилистически нейтральны и более употребительны в книжно-письменных стилях. Формы без этого суффикса воспринимаются как разговорные. У глаголов несовершенного вида с суффиксом – ива-/-ыва- нередко образуются параллельные формы с чередующимися корневыми гласными [о/а] : обусловливать – обуславливать, сосредоточивать – сосредотачивать. . Формы с [а] более свойственны разговорному употреблению, формы с [о] – книжно-письменным стилям. Не допускается образование глаголов несовершенного вида с суффиксом – ива-/-ыва- от двувидовых глаголов типа адресовать, использовать.
В деловой речи широко распространены глаголы совершенного вида, образованные при помощи приставки за-: заактировать, завизировать и др. Их употребление в пределах ОДС не нарушает норм литературного языка, но не приветствуется стилистами.
Используются параллельные формы двувидовых глаголов со сложными суффиксами – изова(ть) и -изирова(ть): колонизовать – колонизировать, популизовать – популизировать. Формы с суффиксом – изирова- более свойственны книжно-письменным стилям речи и воспринимаются однозначно как формы несовершенного вида.
В текстах документов используются глагольные формы настоящего и будущего времени. Глаголы настоящего времени имеют значения:
Долженствования( Указанные нормативы используются при планировании и оценке труда научных работников…)
Предписания ( Договор страхования заключается с лицом, которому средство транспорта принадлежит на праве личной собственности.)
Вневременное (встречается реже). (Договор страхования заключается с лицом, которому средство транспорта принадлежит на праве личной собственности.)
Глаголы будущего времени имеют значения:
Долженствования (Это позволит решить… Границы будут теми, какими они существовали…).
Условное ( Страховая сумма выплачивается, если в течение года со дня несчастного случая …наступит постоянная утрата трудоспособности.).
Существует группа изобилующих глаголов, имеющих двоякие формы настоящего времени: с чередованием конечных согласных основы и без чередования: полощет (книжная речь) – полоскает (разговорная речь), машет(книжная речь) – махает (разговорная речь) и др. Формы некоторых глаголов различаются семантически. Брызгает водой - окропляет, брызжет – разлетается каплями, двигает – перемещает, толкая или таща что-либо, движет – руководит( им движет чувство сострадания); поезд двигается –приходит в движение, поезд движется – находится в движении.
Инфинитив (неопределенная форма) преобладает в деловых документах – он называет действие, как отвлеченное понятие.
Таким образом, для корректного использования форм глагола в текстах документов необходимо знать характеристики вида( совершенного и несовершенного), формы времени, значение глагольных форм.