Для складання розрахункових відомостей необхідно використовувати:

• табелі використання робочого часу (для розрахунку погодинної заробітної плати та інших доплат – нічні, надурочні, простої за час непрацездатності тощо);

• нагромаджувальні картки заробітної плати (для відрядників);

• довідки-розрахунки бухгалтерії (на додаткову заробітну плату);

• розрахункові відомості за минулий місяць (для прибуткового податку);

• виконавчі листи (на утримання за рішенням судових органів);

• заяви працівників (на утримання частини заробітної плати);

• платіжні відомості (на видачу авансів);

• інші документи.

Кожний запис у розрахунковій відомості повинен бути обґрунтований первинними документами. Після її складання відкривають платіжну відомість, в яку переносять суму до видачі. Відомість містить такі дані: ідентифікаційний номер працівника, прізвище, ім’я, по батькові, суму до видачі, розписку особи про отримання грошей. На відомості є розпорядчий напис про видачу грошей та зазначена загальна сума до видачі. ЇЇ підписує керівник підприємства та головний бухгалтер, вказується строк виплати (як правило протягом 3-х днів). Після його закінчення касир зобов’язаний перевірити підписи, суми виданої і невиданої (депонованої) заробітної плати, а проти прізвищ працівників, які отримали заробітні плати, у графі підпис поставити штамп або записати “депоновано”.

Касир закриває відомість підсумковим записом, зазначаючи яку суму видано і депоновано. Депоновані суми необхідно записати в реєстр депонованої заробітної плати, в якому зазначається табельний номер, найменування цеху (відділу), номер платіжної відомості, прізвище, ім’я, по батькові, дата виникнення заборгованості, сума, відмітка про списання (дата. № документа). Реєстр підписує касир та головний бухгалтер.

На суму виданої заробітної плати виписується видатковий касовий ордер з відображенням його у касовій книзі. Суми депонованої заробітної плати необхідно здати в банк для зарахування на поточний рахунок, при цьому в об’яві на внесення готівки вказується “депоновані суми”, що важливо для банку, оскільки він зобов’язаний цю суму видати клієнту на його вимогу.

Видача депонованої суми оформляється видатковим ордером відображенням факту видачі в реєстрі депонованої заробітної плати (№ касового ордера, дата). Депонована заробітна плата зберігається протягом 3-х років, після чого перераховується в бюджет.

17.3 Синтетичний облік заробітної плати (рах 66)

Для відображення операцій із перерахування заробітної плати та утримань з неї призначено рахунок 66 “Розрахунки за виплатами працівникам”, який має субрахунки:

• 661 “Розрахунки за заробітною платою”;

• 662 “Розрахунки з депонентами”;

• 663 “Розрахунки за іншими виплатами”

На субрахунку 661 “Розрахунки за виплатами працівникам” у кредиті показується нарахування заробітної плати. Для визначення рахунків, що дебетуються, необхідно знати категорію працюючих та місце (функцію) їх роботи. Так, якщо вони відносяться до категорії “робітники”, то для складання проводки із нарахування заробітної плати треба обов’язково знати де вони зайняті (цех, дільниця) та їх функції (наладчик, черговий слюсар заводоуправління, черговий слюсар цеху № 1 тощо).

Отже, для визначення кореспонденції рахунків із нарахування заробітної плати необхідна деталізація складу робітників за місцями роботи та конкретними функціями у загальному циклі виробництва.

Це ж стосується інших категорій – керівників та спеціалістів, коли треба не тільки визначити рахунки, а й субрахунки і статті загальновиробничих, адміністративних та збутових витрат. Так, якщо спеціалісти і керівники зайняті в цехах, то їх заробітна плата відноситься в дебет рахунка 91 “Загальновиробничі витрати”, але на різні статті:

Якщо спеціалісти і керівники зайняті в заводоуправлінні, то їх заробітна плата відноситься в дебет рахунка 92 “Адміністративні витрати” на певні статті, залежно від посад і виконуваних функцій. При цьому дебетуються рахунки 92 “Адміністративні витрати”, 93 “Витрати на збут”, а кредитується рахунок 661.