5.2 Порядок слайдов

5.2.1 Титульный слайд. Первый слайд презентации должен содержать наименование проекта (работы), фамилию, имя, отчество исполнителя, номер учебной группы, фамилию, имя, отчество, должность, ученую степень руководителя. Эти элементы обычно выделяются более крупным шрифтом, чем основной текст презентации. Также на первый слайд целесообразно поместить логотип учреждения, от лица которой делается презентация. В качестве фона или изображения первого слайда можно использовать рисунок или фотографию, имеющую непосредственное отношение к теме презентации (фото кафедры, института, лаборатории, объекта и т.п.), однако текст поверх такого изображения должен читаться очень легко. Тем не менее, монотонный фон или фон в виде мягкого градиента на первом слайде также используется.

5.2.2 Введение очерчивает круг вопросов, о которых пойдет речь в презентации. Необходимость введения и его содержание полностью зависит от того, знакома аудитория с вопросом или нет.

5.2.3 Основная часть. В основной части формулируются задачи, которые предстоит разрешить в процессе работы с презентацией. Рассматриваются варианты решения поставленных задач. Это должна быть не сама содержательная информация, а пояснения к ней – рисунки, схемы, основные тезисы, которые могут записать слушатели. Содержательную информацию должен излагать докладчик.

5.2.4 Заключение. В качестве заключения могут использоваться – выводы, ответы на поставленные в презентации вопросы т.д. В зависимости от размера, содержания и эмоционального фона презентации, может возникнуть необходимость, например, в кратком резюме по всей изложенной информации.

5.2.5 Список использованных источников приводится редко, в основном по желанию докладчика.

5.2.6 Благодарности. В презентации обычно содержится слайд, содержащий информацию о том, как и с кем можно связаться, чтобы присоединиться к процессу, описываемому в презентации. Этот блок может содержать информацию и о разработчиках презентации. Обязательная фраза последнего слайда: «Спасибо за внимание».

5.3 Оформление презентации

5.3.1 Общие требования к презентации:

– средний расчет времени, необходимого на презентацию ведется исходя их количества слайдов. Обычно на один слайд необходимо не менее двух-трех минут;

– основная цель – читаемость, а не субъективная красота;

– дата, если и должна быть, то только на титульном, а не на всех слайдах;

– необходимо использовать максимальное пространство слайда, по возможности следует использовать верхние ¾ площади слайда, т.к. с последних рядов нижняя часть экрана обычно не видна;

– дизайн должен быть простым и лаконичным;

– каждый слайд должен иметь заголовок;

– на слайдах должны быть тезисы – они сопровождают подробное изложение мыслей докладчика, но не наоборот;

– на слайде не должно быть больше семи значимых объектов, так как человек не в состоянии запомнить за один раз более семи пунктов чего-либо;

– слайды должны быть пронумерованы с указанием общего количества слайдов в презентации, так информируется аудитория о том, сколько осталось слайдов до конца презентации;

– использовать встроенные эффекты анимации можно только, когда без этого не обойтись (например, последовательное появление элементов диаграммы);

– логика представления информации на слайдах и в презентации должна соответствовать логике ее изложения;

– завершать презентацию следует кратким резюме, содержащим ее основные положения, важные данные, прозвучавшие в докладе, и т.д.

5.3.2 Цветовая гамма и фон слайдов. Для презентации изначально необходимо подобрать цветовую гамму: обычно это три – пять цветов, среди которых есть как теплые, так и холодные. Очевидно, любой из этих цветов должен отлично читаться на выбранном ранее фоне; малейшее подозрение на то, что цвет шрифта хотя бы немного сливается с фоном – тем самым что-то одно из этого подлежит замене.

При совмещении активных и пассивных цветов нужно учитывать, что активные цвета всегда воспринимаются ярче и лучше запоминаются, поэтому для достижения равновесия они должны подаваться в меньших пропорциях.

Цвета сине-голубой части хроматического круга считаются наиболее тяжелыми для восприятия. Желтый цвет выглядит, наоборот, наиболее легким и воздушным.

Традиция нашего восприятия связана с тем, что фон должен быть светлым, а текст темным. Этот контрастный образ пришел от «книжного» текста. В печатных текстах мы сталкиваемся с максимальным контрастом: черный – белый. Мы к нему привыкли, глаз он не утомляет. Однако восприятие текста с экрана имеет несколько иную специфику. В частности, экран генерирует излучение, и поэтому резкий контраст цвета и фона утомителен для глаза. Есть приемы, при помощи которых можно этот резкий контраст смягчить. Например, можно выбрать фон и цвет в одной гамме, только сделать фон максимально светлым, а шрифт – темным.

Чтобы подобрать цвет фона и текста вы можете обратиться к таблице цветов, созданной на сайте:

http://gmg.goruo.kostanay.kz/html/media_bank/exp1/nscr1.htm.

Пример использования таблицы цветов с данного сайта приведен на рисунке 5.1.

Назначив каждому из текстовых элементов свой цвет, например: крупным заголовкам – красный, мелким заголовкам – зеленый, подрисуночным подписям – оранжевый и т.п., нужно следовать такой схеме на всех слайдах.

Выделение различными цветами слов в составе заголовка или абзаца основного текста допускается только с целью акцентирования на них внимания: например, если вводится новый термин или приводятся важные численные значения. «Раскрашивание» текста только из эстетических соображений может, как и неудачный выбор шрифтов, привести к отвлечению внимания слушателей и их раздражению. Основной текст рекомендуется набирать нейтральным цветом – черным, белым или серым различных оттенков, в зависимости от яркости фона. Избегайте использования текста, графики и фона одного цвета, со сходной насыщенностью цвета и одинаковой яркости. Поддерживайте высокий контраст.

Рисунок 5.1 – Пример использования таблицы цветов

Фон является элементом второго плана. Он должен выделять, оттенять, подчеркивать информацию, находящуюся на слайде, но не заслонять ее.

Слайды могу иметь монотонный фон, а также фон-градиент или фон-изображение. Выбор фона полностью определяется художественными предпочтениями автора презентации, однако следует помнить, что чем меньше контрастных переходов содержит фон, тем легче читать расположенный на нем текст. Необходимо избегать фонов, перегруженных графическими элементами. Картинки на заднем плане, полоски, клеточки – это лишняя нагрузка для глаза, повышает утомляемость глаз обучаемого и снижает эффективность усвоения материала. Чем сложнее объект, тем больше времени требуется, чтобы его рассмотреть и понять. Комфорт при чтении, как правило, является определяющим фактором для человека, знакомящегося с вашей презентацией, и неудачно выбранный фон нередко может просто вынудить часть аудитории смотреть куда угодно, только не на экран.

Использование разных фонов на слайдах в рамках одной презентации не создает ощущения связанности, стильности, комфортности.

Чтобы избежать данной ошибки, составление цветовой схемы презентации должно начинаться с выбора двух главных функциональных цветов, которые используются для фона и обычного текста.

Сочетание двух цветов – цвета текста и цвета фона существенно влияет на зрителя: некоторые пары цветов не только утомляют зрение, но и могут привести к стрессу.

На представленных ниже слайдах (рисунок 5.2), за использованным фоном (фотографии) теряется текст, который уже не несет своей информационной нагрузки.

Рисунок 5.2 – Примеры слайдов, оформленных с использованием

в качестве фона фотографий

Использование фотографий в качестве фона не всегда удачно из-за трудностей с подбором шрифта. В этом случае надо либо использовать более или менее однотонные, иногда чуть размытые фотографии, либо располагать текст не на самой фотографии, а на цветной подложке.

Мешает восприятию текстовой информации и использованный в презентации фон в виде анимированного объекта.

5.3.3 Шрифт и правила оформления текста на слайдах. Шрифт – сложнейший элемент дизайна. Испортить слайд неумелым использованием шрифтов проще простого. При оформлении презентации лучше всего использовать следующие шрифты:

− Arial;

− Comic Sans MS;

− Courier;

− Georgia;

− Tahoma;

− Times New Roman;

− Verdana.

Большинство дизайнерских шрифтов, используемых обычно для набора крупных заголовков в печатных изданиях, оформления фирменного стиля, упаковок и т.д., в рамках презентации смотрятся слишком броско, отвлекают внимание от ее содержания, а порой и просто вызывают раздражение аудитории.

Рекомендуется не смешивать разного типа шрифты в одной презентации. При создании слайда необходимо помнить о том, что резкость изображения на большом экране может быть ниже, чем на мониторе. Чрезмерно крупный размер шрифта затрудняет процесс беглого чтения.

Прописные буквы воспринимаются тяжелее, чем строчные. Жирный шрифт и курсив используется только для смыслового выделения фрагмента текста. Для основного текста не рекомендуется использовать прописные буквы. Слово, написанное одними прописными буквами, утрачивает индивидуальность и сливается с другими. Не следует использовать выделения подчеркиванием, потому что в восприятии активных пользователей Интернет подчеркивание связано с гиперссылкой.

Допускается выделять главное в тексте другим цветом (желательно все в едином стиле).

Не стоит увлекаться созданием надписей с помощью объектов WordArt, что позволяют делать многие приложения пакета Microsoft Office, в том числе и PowerPoint. Такие надписи, подкупающие разработчика презентации причудливой формой, возможностью использовать разнообразные тени и объем, как правило, лишь ухудшают восприятие слайдов.

Гарнитуры с засечками легче воспринимаются читателем и способствуют лучшему пониманию прочитанного. Гарнитуры – объединение разных по кеглю (размеру) и начертанию, но одинаковых по характеру рисунка шрифтов; засечки представляют собой небольшие элементы на концах штрихов букв. Цифры лучше воспринимаются, если они образованны прямыми линиями.

Кегль шрифта зависит от типа, фона презентации, проекционного оборудования. При оформлении заголовков необходимо использовать кегль от 28 до 54 пунктов. При оформлении основного текста необходимо использовать кегль от 20 до 36 пунктов. Шрифт менее 16 пунктов плохо читается при проекции на экран.

Необходимо использовать минимум текста. Текст не является визуальным средством. Однако использование текста не избежать, когда нужны поясняющие подписи к рисункам или предъявление перечня чего-либо.

Располагать на слайде допускается только один тезис. Распространенная ошибка – это представление на слайде более чем одной мысли.

Не допускается использовать текст на слайде как часть вашей речи; лучше поместите важные тезисы и лишь один-два раза обратитесь к ним, посвятив остальное время непосредственной коммуникации со слушателями. Не переписывайте в презентацию свой доклад. В идеале вообще ни одно слово доклада не должно дублироваться на слайдах – кроме темы и имен собственных, названий графиков и таблиц. Демонстрация презентации на экране – это вспомогательный инструмент, иллюстрирующий вашу речь.

Не помещайте на слайд целиком то, что вы намерены сказать словами. Большой текст будет очень трудно прочитать и почти невозможно запомнить. Старайтесь максимально сократить длину предложений, отказаться от вводных конструкций и иных грамматических «излишеств». Текст в презентации должен быть простым, лаконичным, напоминающим тезисы. Просто мысленно убирайте по очереди каждое слово из предложения и смотрите, изменится ли смысл, если нет, то исключайте это слово. Чем меньше фраза, тем она быстрее усваивается. Способы сокращений:

– удаление слов, без которых смысл не потеряется;

– замена слов на более краткие;

– использование аббревиатур;

– использование символов вместо слов.

Элементы списка отделяются точкой с запятой. В конце обязательно ставится точка.

После двоеточия все элементы списка пишутся с маленькой буквы. Если список начинается сразу, то первый элемент записывается с большой буквы, далее – маленькими.

Используйте структурные слайды вместо текстовых, если возможно. В текстовом слайде пункты перечислены в столбик, в структурном – к каждому пункту добавляется значок, блок-схема, рисунок – любой графический элемент, позволяющий лучше запомнить текст. В идеале каждому пункту из списка можно добавить образ. Тогда запоминание информации произойдет быстрее.

Пример.

При наборе текста пробелы ставятся:

− после, а не до знаков «,», «.», «;», «:», «?», «!», «…», «закрывающей кавычки», «)»;

− до, а не после «(», «открывающей кавычки», «… в начале предложения»;

− и до, и после длинного тире;

− между отдельными словами.

При оформлении числовых значений необходимо учесть следующие правила оформления:

− при ссылке на года определенного века, следует значение года указывать арабскими цифрами, а века – римскими (например, 70-е года XX в.);

− можно выделять числовые значения другим цветом, размером шрифта (делать акцент).

В некоторых презентациях текст, как бы «плывет». Необходимо на слайдах использовать выравнивание текста по ширине. На рисунке 5.3 – пример слайда с внесенными изменениями.

Рисунок 5.3 – Пример слайда с правильно выровненным текстом

Для примера рассмотрим, когда на слайде все же должен быть размещен значительный объем текста, а не тезисы. В этом случае нужно придерживаться определенных правил. В частности, текст в несколько абзацев будет лучше смотреться, если установить красную строку (абзацный отступ принимать 1,5 - 2 см) и выдержать интервал между абзацами (интервал между абзацами принимать 6 – 12 пт).

На рисунке 5.4 приведен пример оформления слайда с текстом с красными строками и интервалами межу абзацами.

Рисунок 5.4 – Пример слайда с правильным оформлением абзацев

Во этом случае текст воспринимается легче, на слайде словно сохраняется пространство, которое позволяет воспринимать информацию порциями, глотками, смысловыми фрагментами. Такое же форматирование желательно делать и для слайдов, содержащих списки: между элементами списка должен быть небольшой интервал – так информация будет восприниматься удобнее.

На схемах и в таблицах текст лучше форматировать по центру.

5.3.4 Оформление заголовков на слайдах. Каждый слайд должен содержать заголовок. Назначение заголовка – однозначное информирование аудитории о содержании слайда. Сделать это можно, по меньшей мере, тремя способами: озвучив тему слайда, лаконично изложив самую значимую информацию слайда или сформулировав основной вопрос слайда. В заголовке нужно указать основную мысль слайда. Из одного слайда можно вынести много смыслов и тезис в заголовке делается для того, чтобы слушатель понял, что именно он должен понять.

Все заголовки должны быть выполнены в едином стиле (цвет, шрифт, размер, начертание). Заголовок слайда должен находиться в верхней части слайда и выровнен по центру.

Точка в конце заголовка не ставится, а между предложениями заголовка ставится.

Не допускается применять длинные заголовки.

Слайды не должны иметь одинаковые заголовки, а если таковы имеются, то необходимо писать в конце заголовка (1), (2), (3) или Продолжение 1, Продолжение 2.

5.3.5 Стиль изложения презентации. Стиль может включать:

– определенный шрифт (гарнитура и цвет), цвет фона или фоновый рисунок, декоративный элемент небольшого размера и др.;

– не рекомендуется использовать в стилевом оформлении презентации более 3 цветов и более 3 типов шрифта;

– оформление слайда не должно отвлекать внимание слушателей от его содержательной части;

– все слайды презентации должны быть выдержаны в одном стиле.

5.3.6 Графические объекты в презентации. Общие требования к графическим объектам презентации:

– рисунки, фотографии, диаграммы призваны дополнить текстовую информацию или передать ее в более наглядном виде;

– желательно избегать в презентации рисунков, не несущих смысловой нагрузки, если они не являются частью стилевого оформления;

– цвет графических изображений не должен резко контрастировать с общим стилевым оформлением слайда;

– иллюстрации рекомендуется сопровождать пояснительным текстом;

– если графическое изображение используется в качестве фона, то текст на этом фоне должен быть хорошо читаем.

Требуется подавать информацию на слайд постепенно. Пусть слова и картинки появляются параллельно вашей «озвучке»: так понятнее, чем вести рассказ по статичному слайду.

Обязательно требуется иллюстрировать презентацию рисунками, фотографиями, наглядными схемами, графиками и диаграммами. Яркие картинки привлекают внимание эффективнее, чем сухой текст или очень неплохая речь. Добавление рисунка, наглядно демонстрирующего основную мысль, делает материал более запоминающимся.

При использовании графических объектов в презентации необходимо учитывать некоторые моменты:

1) не использовать рисунков, фотографий плохого качества и с искажениями пропорций;

2) корректно применять иллюстративный материал на слайде.

Желательно, чтобы изображение было не столько фоном, сколько иллюстрацией, равной по смыслу самому тексту, чтобы помочь по-новому его понять и раскрыть. Одновременно надо продумать и фон рисунка, чтобы он подчеркивал все его детали. Пояснительная надпись преимущественно должна располагаться под рисунком, а также сбоку, если рисунок имеет вертикальную ориентацию;

3) равномерно и рационально использовать пространство на слайде.

Предлагается соблюдать следующие правила:

– перед размещением на слайд каких-либо объектов для создания четкой композиции, правильного взаимного расположения объектов и соблюдения пропорций нужно устанавливать на слайде сетку и направляющие линий (Вид → Сетка и направляющие);

– учитывать границы расположения объектов на слайде.

Нужно также учитывать особенности восприятия, которые сложились в европейской традиции: информация, особенно при просмотровом чтении воспринимается слева направо и сверху вниз – в соответствии с движением глаза. Поэтому самая важная информация должна размещаться сверху слева. Учитывать эти особенности восприятия нужно при размещении на слайде текста и графического объекта.

Если текст первичен, а графика – это всего лишь иллюстрация, то лучше разместить текстовый фрагмент в левом верхнем пространстве слайда, а графический объект – внизу справа. Если же графический объект является смысловой доминантой слайда, а текст – это комментарий к рисунку, то в этом случае взаимное расположение нужно сделать иначе: рисунок сверху слева, а текст – внизу справа.

Размер шрифта для надписей – обозначений на рисунке на объектах необходимо использовать такой, какой применяется для основного текста.

Изображению всегда следует придавать как можно больший размер; если это возможно, иллюстрации стоит распределить по нескольким слайдам, чем размещать их на одном, но в уменьшенном виде. Изображение должно занимать не более 60% размера слайда.

Возможно использовать пустой слайд. Пустой слайд нужен, чтобы сконцентрировать внимание аудитории на том, что сообщает докладчик. Если на слайде будет какое-либо изображение, внимание будет отдано этому изображению, а не словам докладчика. Поэтому пустые слайды можно вставлять перед слайдом с изображением, чтобы, сначала аудитория выслушала докладчика, а потом увидела нужное изображение.

Допускается использовать в качестве иллюстрации в презентации скриншоты. Снимок экрана (скри́ншот или скриншо́т, англ. screenshot) – изображение, полученное компьютером и показывающее в точности то, что видит пользователь на экране монитора или другого визуального устройства вывода; обычно это цифровое изображение получается операционной системой или другой программой по команде пользователя; намного реже снимки экрана получают с помощью внешнего устройства, такого, как фото- видеокамера, или путем перехвата видеосигнала от компьютера к монитору. Перед использованием скриншотов необходимо проверить текст на наличие ошибок, чтобы на изображении не остались красные (зеленые) подчеркивания ошибок, следует использовать скриншоты предпросмотров.

При использовании скриншотов лишние элементы (панели инструментов, меню, пустой фон и т.д.) необходимо обрезать.

5.3.7 Формулы в презентации. Можно оставить общую форму записи и/или результат, а отображать всю цепочку решения на слайде не надо. Большое количество формул на слайде не читается. На слайд выносятся только самые главные формулы.

П ример.

(1)

Если несколько формул на слайде, то их следует пронумеровать.

5.3.8 Таблицы в презентации. Требования к оформлению таблиц в презентации:

– название для таблицы;

– читаемость при невчитываемости;

– отличие шапки таблицы от основных данных.

Не стоит вставлять в презентации большие таблицы: они трудны для восприятия лучше заменять их графиками, построенными на основе этих таблиц.

Если все же таблицу показать необходимо, то лучше оставить как можно меньше строк и столбцов, привести только самые необходимые данные. Это также позволит сохранить необходимый размер шрифта.

Не следует разбивать таблицу и размещать ее отдельные части на разных слайдах, если при этом на одном из слайдов (обычно, втором) не отмечены функциональные и содержательные поля таблицы.

Требования к написанию названия таблицы и др. приведены в пункте 3.4 настоящего положения.

Числа в таблице должны быть удобными для восприятия, например, вместо 17305,06 кг в таблице можно указать 17300 кг и т.п.

5.3.9 Схемы в презентации. Использование схем в слайдах делает презентацию более эффективной.

При использовании схем в слайдах, созданных при помощи инструментов «Автофигур», необходимо учитывать следующие моменты:

1) выравнивать ряды блоков схемы – добиться этого на глаз довольно трудно, в этом помогут сетка и направляющие линии;

2) выравнивать расстояние между блоками, если расстояния между прямоугольниками разные;

3) добавлять соединительные стрелки. MS PowerPoint предоставляет большой выбор различного вида стрелок, однако для структурной схемы лучше всего воспользоваться соединительными линиями. У такого рода линий есть очень привлекательная особенность: они «привязываются» к связываемым объектам. В дальнейшем, при перемещении фигур, стрелки будут двигаться вместе с ними.

Иногда на схеме удобно выделить разными цветами, например, силовую часть и цепь сигнализации и т.п.

5.3.10 Диаграммы в презентации. Основные требования к оформлению диаграмм:

– у диаграммы должно быть название или таким названием может служить заголовок слайда;

– диаграмма должна занимать все место на слайде;

– линии и подписи должны быть хорошо видны.

При использовании диаграмм и графиков на слайдах стоит обращать внимание на следующие моменты.

1. При выборе типа диаграммы, необходимо определять тип сравнения данных:

а) покомпонентное – при покомпонентном сравнении показывается размер каждого компонента в процентах от некоего целого;

б) позиционное – при позиционном сравнении выявляется, как объекты соотносятся друг с другом – одинаковы ли они, больше или меньше других;

в) временное – показывает как изменяются данные во времени – что происходит с определенными показателями на протяжении четвертей, годов – возрастают ли они, снижаются, колеблются или остаются неизменными;

г) частотное – данный вид сравнения помогает определить, сколько объектов попадает в определенные последовательные области числовых значений;

д) корреляционное – показывает наличие (или отсутствие) зависимости между двумя переменными.

Каждому из этих типов сравнения соответствует один из пяти основных типов диаграмм: круговая, линейчатая, точечная диаграммы, гистограмма или график.

2. Необходимо выделять наиболее важные части диаграммы, графика.

Для построения большинства круговых диаграмм лучше использовать не более шести компонентов. Если необходимо отобразить большее число компонентов, то выберите из них пять наиболее важных, а остальные сгруппируйте в категорию «прочие».

При составлении линейчатых диаграмм необходимо убедиться, что пространство, разделяющее линейки, меньше, чем ширина самих линеек.

Необходимо использовать самый контрастный цвет или штриховку для того, чтобы выделить самый важный элемент, подчеркивая таким образом основную идею, выраженную в заголовке.

При составлении графика линия должна быть жирнее, чем ось абсцисс, которая, в свою очередь, должна быть жирнее горизонтальных и вертикальных линий, образующих координатную сетку.

Вертикальные линии координатной сетки можно использовать для того, чтобы разделить значения параметра за предыдущие периоды и данные прогноза или разбить временную ось по четвертям или годам. Горизонтальные линии помогают читателю точнее сравнивать относительные величины.

3. Необходимо округлять десятые в значениях.

Используя цифры, требуется округлять их и избегать дробей, если точная величина несущественна.

5.3.11 Анимационные эффекты в презентации. Большое влияние на подсознание человека оказывает анимация. Четкие, яркие, быстро сменяющиеся картинки легко влияют на подсознание. Причем чем короче воздействие, тем оно сильнее.

Анимационные эффекты не должны быть самоцелью.

Не стоит думать, что чем больше различных эффектов – тем лучше. Чаще всего неудобочитаемые, быстро появляющиеся и сразу исчезающие надписи, не вызывают ничего, кроме раздражения.

Анимация допустима либо для создания определенного настроения или атмосферы презентации (в этом случае анимация тем более должна быть сдержанна и хорошо продумана), либо для демонстрации динамичных процессов, изобразить которые иначе просто невозможно (например, для поэтапного вывода на экран рисунка).

Любой движущийся объект понижает восприятие, оказывает сильное отвлекающее воздействие, нарушает динамику внимания.

Основная роль анимации в текстовых презентациях – это решение вопроса дозирования информации.

Люди, как правило, лучше воспринимают информацию «порциями», небольшими, завершенными со смысловой точки зрения фрагментами. Именно анимация позволяет решить эти задачи, когда текст появляется на слайде фрагментами, поэтапно. Такой же поэтапный ввод информации хорош для логических схем, блок-схем, которые словно строятся на глазах у слушателей, отражая логику докладчика.

Для смены слайдов используйте один и тот же анимационный эффект.