6 Построение матрицы ответственности

Для совокупности выделенных процессов (основных и вспомогательных) составляется Матрица ответственности.

При построении матрицы распределения ответственности необходимо соблюдать основное правило – за каждый процесс должен быть назначен один ответственный (таблица 4).

Таблица 4 – Матрица ответственности

№ п/п	ФИО/Должность сотрудника	Наименование процессов
		Процесс №1	Процесс №2	Процесс №3	Процесс №4	…
1	Сотрудник №1	О	К	У	И
2	Сотрудник №2		И	О
3	Сотрудник №3	И	У	К	О
4	…

К – контролирующий выполнение процесса.

О – ответственный за проведение и результат данного процесса (работы, функции).

У – участвует в проведении данного процесса (работы, функции).

И – получает информацию о результатах и/или ходе данного процесса (работы, функции).

 Правило. В каждом столбце Матрицы может быть только одна буква О. То есть, за каждую работу может быть назначен только один ответственный. Букв У и И может быть несколько, или не быть вообще, но, как правило, Владелец бизнес-процесса должен участвовать или получать информацию обо всех процессах. Ответственность, закрепленная в Матрице, должна быть внесена в Должностную инструкцию данного сотрудника.

Матрица ответственности строится также и для подпроцессов по такому же принципу.

7 Метод описания процессов

Существует множество методов описания процессов. В данном методическом пособии приведен пример одного из таких методов.

Шаг 1. Определить виды деятельности, осуществляемые каждым подразделением.

На первом шаге рассматривается деятельность каждого подразделения в отдельности. Более четко определяются границы подразделений.

Для каждого подразделения выделяются выполняемые им виды деятельности.

Рисунок 7 - Определение перечня видов деятельности,

выполняемых в подразделении

Результатом работ на шаге 1 является перечень выполняемых в подразделении видов деятельности.

Шаг 2. Для каждого подразделения сгруппировать виды деятельности по процессам.

При выполнении шага 2, виды деятельности каждого подразделения группируются по процессам. Каждый вид деятельности подразделения должен быть отнесен хотя бы к одному процессу. При разделении часть видов деятельности может войти в основные процессы организации. Другая часть видов деятельности - во вспомогательные процессы.   В каждом подразделении может быть выделен один или несколько процессов.

Рисунок 8 - Группировка видов деятельности

подразделения по процессам

Результатом работы на шаге 2 является четкое понимание деятельности подразделений за счет ее структуризации по основным и вспомогательным процессам (т.е. процессам 1-го уровня).

Шаг 3. Определить спецификацию для каждого процесса

Для каждого выделенного в подразделении процесса (основного, вспомогательного) определяется его спецификация.

Подробно содержание спецификации процесса рассмотрено в пункте 5.

Шаг 4. Определить подпроцессы (процессы 2 уровня) основных и вспомогательных процессов, выделенных на шаге 2, а также процессов 3-го уровня

Если при шаге 2 в один процесс были объединены несколько видов деятельности, то они принимаются в качестве подпроцессов этого процесса (2-ой уровень). Тогда, в качестве процессов 3 уровня, для рассматриваемых видов деятельности, выступает последовательность выполняемых функций (рисунок 9).

Если же в процесс выделен только один вид деятельности, то при определении процессов 2-го уровня рассматривается последовательность функций. Процессы 3-го уровня в данном случае не определяют (рисунок 10).

Названия подпроцессов должны быть краткими, отражающими суть выполняемых функций.

Рисунок 9 – Процесс, состоящий из нескольких видов деятельности

Рисунок 10 – Процесс, состоящий из одного вида деятельности

Шаг 5. Определить спецификацию для процессов 2 и 3-ого уровней.

Спецификация на процессы 2 и 3-его уровня составляется аналогично шагу 3.

Подробно содержание спецификации процесса рассмотрено в пункте 5.

Шаг 6.Составить реестр процессов и подпроцессов

Процессы и входящие в них подпроцессы (процессы 2 и 3-го уровня) заносятся в реестр процессов (см. пункт 4).

Шаг 7. Составить матрицу ответственности на каждый процесс (1, 2 и 3 уровня).

После того, как определены и описаны процессы и подпроцессы, можно приступать к разработке Матриц ответственности (см. пункт 6).