- •Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
- •Требования к бланкам документов
- •Правила оформления документов при использовании технических средств
- •Языковые требования к оформлению некоторых реквизитов документов
- •Организационные документы
- •Распорядительные документы
- •Справочно-информационные документы
- •Основные особенности языка документов
- •Текст-анкета.
Организационные документы
К организационным (организационно-правовым) документам относятся устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов управления или руководства, штатные расписания, инструкции, правила, памятки и т.д.
Организационные документы служат правовой основой деятельности организации. Они обеспечивают реализацию функций организации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию учреждения, его структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.
Организационные документы оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов:
название организации (подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения);
наименование вида документа;
дата и номер документа;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф утверждения.
Устав
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права организации, учреждения, предприятия, регистрирующий его деятельность.
Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами или общими собраниями. Уставы государственных организаций, учреждений и предприятий утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами).
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами.
Общие положения.
Основные задачи и функции.
Структура организации и управление ею.
Финансово-хозяйственная деятельность.
Отчетная и ревизионная деятельность.
Порядок ликвидации и реорганизации.
Устав оформляется на стандартном листе бумаги и должен иметь следующие реквизиты:
наименование министерства или ведомства;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место издания;
заголовок к тексту;
подпись руководителя;
гриф утверждения;
отметка о регистрации устава;
печать регистрирующего органа.
Положение
Положение - нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов (например, общие положения о министерствах России), одного органа (например, Положение об Управлении делопроизводства), либо его структурного подразделения.
Положение об организации является правовым актом, на основании которого действуют государственные организации (высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и др.). Его текст может состоять из следующих разделов.
1.Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Руководство.
Взаимоотношения и связи.
Контроль, проверка и ревизия деятельности.
Реорганизация и ликвидация.
Положение об организации оформляется на общем бланке. Его обязательные реквизиты:
наименование вышестоящего органа;
наименование организации;
наименование вида документа;
дата, номер документа;
место составления;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф утверждения;
печать.
Требования к оформлению положения о структурном подразделении нормативно не закреплены, однако в процессе практики выработана структура текста документа, включающая следующие разделы:
Общие положения.
Основные задачи.
Функции.
Права и обязанности.
Ответственность.
Взаимоотношения.
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций или структурных подразделений.
Требования к оформлению положения о структурном подразделении распространяются на положения о коллегиальных и совещательных органах (совет директоров, правление, ученый совет, коллегия), а также на положения о временных органах (совещание, комиссия, совет). Состав реквизитов этих документов аналогичен составу реквизитов положения об организации.
Положение о структурном подразделении подписывается его руководителем, утверждается руководителем организации, в которую входит данное подразделение.
Инструкция
Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления или утверждаемый его руководителем. В ней устанавливаются правила, регулирующие организационные, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее структурных подразделений и служб, должностных лиц, содержатся разъяснения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. К документам инструктивного порядка относятся также Правила.
Заголовок инструкции должен четко определять объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования. Например: Инструкция о ведении делопроизводства в аппарате администрации Новосибирской области.
Текст инструкции может разбиваться на разделы, пункты и подпункты.
Инструкция (Правила) оформляется на общем бланке организации, утверждается специальным распорядительным актом (приказом) или непосредственно руководителем.
При утверждении Инструкции (Правил) приказом или распоряжением в нем устанавливается срок введения документа и указываются ответственные исполнители. При этом на первом листе Инструкции делается пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.