4.3. Порядок списания гсм, топлива, других материалов и зап. Частей при эксплуатации.

Расходы на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу «Материальные затраты» (п. 7, 8 ПБУ10/99). К ГСМ относятся:

1) топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);

2) смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки);

3) специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Если организация ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей, то заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам. Поступление ГСМ записывается в карточку учета материалов по форме № М-17, также на предприятии может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ.

Если предприятие получает талоны на отпуск ГСМ, то в талонах указываются марка и количество топлива. Форма талонов разрабатывается самостоятельно, потому что законодательством она не установлена, а полученные талоны приходуются на забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности» в штуках по условной цене. Приказом руководителя предприятия назначается материально ответственное лицо, которое регистрирует движение талонов (приход и расход) в «Книге учета талонов на нефтепродукты». Книга должна быть прошнурована, пронумерована и скреплена печатью предприятия и подписями руководителя и главного бухгалтера, каждый лист книги заполняется под копирку. Второй лист является отрывным и служит отчетом материально ответственного лица, который сдается в бухгалтерию предприятия с приложенными к нему приходными и расходными документами.

Талоны выдаются водителям по «Ведомости выдачи талонов на нефтепродукты», и водители, заправляя автомобиль, расплачиваются талонами за полученное топливо, а бензин, полученный по талонам, водители указывают в путевых листах.

Ежемесячно проводится сверка результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств и определяется количество талонов, не израсходованных водителями в отчетном периоде.

Бухгалтерские и налоговые нормативные документы не устанавливают предельных норм для отнесения на себестоимость расходов, связанных с использованием ГСМ. Поэтому единственным условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Для целей налогообложения применяется списание расходов на топливо и смазочные материалы по фактическим затратам, однако они должны быть документально подтверждены и экономически обоснованы (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Требование экономической обоснованности обязывает организацию разрабатывать и утверждать собственные нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей для своего транспорта, который используется для производственной деятельности с учетом его технологических особенностей. При их разработке организация может исходить из технических характеристик конкретного автомобиля, времени года, актов контрольных замеров расхода топлива и смазочных материалов на километры пробега, составленных представителями организаций или специалистами автосервиса по ее поручению. Также могут учитываться простои в пробках, сезонные колебания потребления топлива и другие корректирующие коэффициенты. Нормы разрабатываются в основном техническими службами самой организации. Расчет норм расхода ГСМ является элементом учетной политики организации, они утверждаются приказом руководителя организации.

Отсутствие в организации утвержденных норм приводит к злоупотреблениям со стороны водителей и к неоправданным дополнительным расходам. Эти нормы используются как экономически обоснованные для целей бухгалтерского учета для списания ГСМ и для целей налогообложения при исчислении налога на прибыль.

При разработке расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей организация может использовать Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте (Распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 г. № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте»). Нормы расхода топлива устанавливаются для каждой марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильного транспорта. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды (технические осмотры, регулировочные работы, приработку деталей двигателей и автомобилей после ремонта и др.) в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Например, нормы расхода масел устанавливаются в литрах на 100 л расхода топлива, нормы расхода смазок — в килограммах на 100 л расхода топлива. Также есть поправочные коэффициенты в зависимости от условий эксплуатации машины. Расход тормозных и охлаждающих жидкостей определяется в количествах заправок на один автомобильный транспорт. Базовые нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте носят только рекомендательный характер.

Однако, если расходы организации на приобретение ГСМ значительно превышают установленные Минтрансом России нормы, их экономическая обоснованность может вызвать у налоговых органов сомнения.

Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость. В путевом листе проставляются показания спидометра и показатели расхода ГСМ, указывается точный маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.