Тема 14. Інформаційні системи обліку.

1. Загальна характеристика систем обліку.

2. Комп'ютерна ІС 1С: Підприємства.

3. Комп'ютерна ІС «BEST».

4. Комп'ютерна ІС «Парус-підприємство».

1. Зміни в управлінні економікою, перехід до ринкових відносин обумовили необхідність реформуванн: системи обліку. Основна мета такого реформування - повернення обліку аналітично-управлінсько функції у відповідності з міжнародними стандартами, що потребувало впровадження нови: національних стандартів обліку. Впровадження національних стандартів внесли зміни як до 1С облік; так і до традиційних форм його організації. Наприклад, поділ обліку на фінансовий, управлінський ті податковий вимагає від обліковця вміння об'єктивно оцінювати фінансовий стан підприємства. Ці проблема вирішується певним чином, шляхом впровадження комп'ютерних інформаційних технології для оброблення облікової інформації.

Загальна концепція такої технології є те, що вирішальним фактором для управління будь-яким об'єктол є надання певної вірогідної інформації певній особі в певний момент часу.

Оскільки інформаційні потреби невеликої торговельної фірми або виробничого підприємства суттєве відрізняються від потреб великого або середнього підприємства, то й комп'ютерні 1С їм потрібні різні. 1С обліку, які використовуються в країні за призначенням і функціональною частиною діляться на трі групи:

•S Потужні програмні комплекси, які призначені для створення автоматизованих систем обліку та великих підприємствах і корпораціях (дуже дорогі, орієнтовані на міжнародні стандарти: R/3, «Скала», BAAN). S Системи, які орієнтовані на середні і малі підприємства («Парус», «Моноліт», BEST). ■/ Системи, які призначені для автоматизованих окремих ділянок обліку («Колібрі») - для

автоматизованої заробітної плати, складів. Роботи з автоматизованого обліку в Україні ведуться давно. Розрізняються два напрями таких систем:

• Розроблення автоматизованих бухгалтерських комплексів «відкритої архітектури», тобто є такг система X-200R.

• Створення закритих автоматизованих систем обліку лідером є 1С «1С: Підприємства» 7.7, створене московською фірмою. 1С має низку переваг перед іншими системами.

2. 1С «1С: Підприємство 7.7» - універсальна комп'ютерна система, яка призначена для автоматизованого обліку та інших управлінських робіт на підприємствах різних видів і форм.

Від інших комп'ютерних 1С вона відрізняється своєю конфігурованістю, тобто конкретний набір об'єктів, структурних інформаційних масивів, алгоритмем» оброблення облікової інформації, визначає конкретну конфігурацію системи. Під якою розуміють сукупність механізмів за допомогою яких оброблюється інформація. 1С має компонентну структуру, виокремлено три компоненти:

1. Бухгалтерський облік

2. Оперативний облік ₄

3. Розрахунок.

Головною є перша компонента (бухгалтерський облік). Функціонування системи здійснюється в два етапи:

і. ьиконується описання моделі, предметної області засобами системи (обліку). Результатом опера. є конфігурація, яка включає три складові:

• Мета дані - описання даних;

_щ • Інтерфейсних користувачів - засіб спілкування людини з машиною;

• Права користувача.

2. Виконуються роботи з інформаційною базою, виконується обліковцем (користувачем) - мож

вводити дані. Інформаційна база компоненти бухгалтерського обліку побудована на методологічних принципа: створення 1С, тобто ділиться на поза машинну і машинну.

Основою поза машинної інформаційної база є документ. За призначенням, способом використання, формування документи діляться на первинні і результатні. У типовій конфігурації для роботи первинними документами виокремлено пункт «документи». Слід зазначити, що частина документі: призначена для заповнення і друкування (рахунок). Інша призначена для введення облікових даних формування бухгалтерських операцій і проведення.

В компоненті існують регламентні документи - це документи, які необхідно обов'язково реформувати і кінці кожного звітного періоду. Це переоцінка валютних цінностей і фінансових результатів.

Інші складові інформаційної бази є звітні документи. За функціональним призначенням воні поділяються на кілька груп: Стандартні звіти - призначені для відображення фінансово-господарського стану об'єкту за будь-якиі

період (баланс); Оперативні звіти - для поточного аналізу стану підприємства;

Регламентні звіти - для надання в податкові і фінансові органи (декларація про доходи); Спеціалізовані - для контролю за рухом виробничих запасів.

Машину інформаційної бази складається з масивів нормативно-довідкової і оперативної інформації. Нормативно-довідкова інформація ділиться на:

Константи - загальні параметри, які використовуються при формуванні бухгалтерських операцій різних звітів (вони постійні, можна змінити назву, значення залишиться). Довідники - призначені для зберігання умовно-постійної інформації.

Робота з довідниками здійснюється у двох режимах: у режимі перегляду і редагувань; режим вибору елемента довідника.

Для автоматизованого обліку на об'єктах управління призначена компонента бухгалтерський облік дл* України. Склад і послідовність робіт в ній розглянемо на прикладі типова конфігурація:

1. Робота починається з запуску системи.

2. Вибір режиму роботи (1С: Підприємство, конфігуратор, наладчик).

3. Вибір інформаційної бази.

4. Перегляд довідника план рахунків. _f

5. Введення компоненти.

6. Введення залишків (залишки вводять на початок облікового періоду, з датою останнього календарного дня, попереднього облікового періоду).

7. Встановлення звітного періоду - спеціальний режим (управління бухгалтерськими підрахунками).

8. Формування первинних документів і їх проведення.

В кінці кожного місяця формується документ, фінансові результати і переоцінка валют. 3. Розробленням та впровадженням системи BEST керує компанія «Інтелект-сервіс». Існує багато версій, які призначені, як для малих, так і для середніх, великих підприємств. BEST 4 - це повна функціональна бухгалтерська програма, розроблена в двох варіантах: файл-сервер і клієнт-сервіс. Після встановлення системи (запуску) робота з нею починається: процедура введення первинних документів і рознесенням за рахунками бухгалтерського обліку. На основі введених даних будуються всі необхідні звітні і бухгалтерський баланс. Система забезпечує введення багаторівневого аналітичного обліку і підтримує два типи аналітики:

- Аналітичні рахунки є глобальними і призначені для розв'язання задач обліку розрахунків з бюджетом, контрагентом.

- Аналітичні рахунки другого рівня забезпечують облік ресурсів на об'єктах управління. Ця 1С має модульну структуру.

Модуль - прикладна програма, яка призначена для автоматизації окремої ланки. Головним модулем системи є модуль автоматизоване робоче місце (АРМ) головного бухгалтера. Крім того, входять модулі:

зведений баланс; каса; розрахункові валютні рахунки; система кліент-банк; зарплата і таке інше. Останньою версією системи BEST є BEST-ПРО система. Вона потужніша для великих підприємці Побудована за модульним принципом. Головним модулем є головна книга. Модулі:

• , Податки

• Грошові кошти

• Розрахунки

• Введення угод

• Складський облік

• Управління збутом

• Управлінський аналіз

• Основні засоби заробітної плати.

Від інших ця система відрізняється тим, що її інформаційна база складається із загальносистемної бази баз даних окремих модулів. Загальносистемна база даних складається із константи. Загальні довідник формуються в процесі підготовки системи до експлуатації. Облік здійснюється за допомогою вікон. 4. Розробленням цієї системи керує корпорація «Парус». Комп'ютерна система «Парус-підприємство складається з :

• Функціонально-замкнених модулів.

• Парус-бухгалтерія.

• Парус-реалізації.

• Парус-персонал.

• Парус-зарплата.

• Парус-менеджмент і маркетинг. •,'; Парус-адміністратор.

Для організації обліку на підприємстві вводиться 1С «Парус-підприємство». В ньому проводиться облії коштів, основних засобів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунки з контрагентами. Тако>і формується вся необхідна бухгалтерська, податкова і фінансова звітність.

Особливістю організації бази даних в системі є те, що вся інформація, яка вводиться в будь-якиі модуль, зберігається в єдиній для всіх модулів базі даних. Основним поняттям бази даних є об'єкт зареєстрований в системі. Для кожного об'єкта створюється таблиця. В системі «Парус-підприємствої процес обліку здійснюється в усіх /за виключенням модуля адміністратор/ модулях системи. А результати обліку акумулюються в модулі «Парус-бухгалтерія». Для розв'язання будь-якої задач необхідно увійти в певний розділ модуля. Всі розділи діляться на три рівні:

1. облікові регістри;

2. функціональні розділи;

3. словники.

Для автоматизованого обліку використовують два головних облікових регістри:

• регістр залишків коштів на рахунку;

• журнал обліку господарських операцій.

Облік починається із заповнення регістру залишків. Після введення залишків або створюються первині документи, а в журналі обліку господарських операцій реєструються проведення або дані у вигляді господарських операцій переносяться до журналу-обліку і реєструються проведенням. Для перевірки вірогідності введення до журналу операцій формуються оборотні відомості. Ці відомості використовуються для виправлення виявлених помилок. По закінченню в системі виконується певний комплекс робіт, який називається закриття звітного періоду. До них відносяться:

• формування відомостей розрахунків з дебіторами і кредиторами; *

• переоцінка валютних активів і пасивів;

• розрахунок амортизаційних відрахувань;

• формування звітів;

• визначення залишків коштів на балансі рахунків і перенесення їх до наступного періоду. Призначення «Парус-менеджмент і маркетинг» - комплекс програм, який дозволяє реалізувати CRM -стратегію в умовах масового обслуговування клієнтів.