Використання розширених фільтрів

Розширені фільтри дозволяють знаходити записи, які задовольняють декільком умовам, сполученим логічними операторами И та ИЛИ. Порівняно з Автофільтром і Формою, Розширений фільтр має наступні переваги:

• у розширеному фільтрі можна задавати декількох допустимих діапазонів значень, сполучених умовою з оператором ИЛИ, причому різні діапазони можна встановлювати як для одного, так і для декількох стовпців;

• результати застосування фільтру можна скопіювати в інше місце;

• можна накласти умови на основі результатів обчислень.

Перед використанням розширеного фільтру необхідно реорганізувати робочий лист, додавши до списку область умов і, при необхідності, область висновку (якщо відфільтровані дані копіюватимуться в інше місце робочого листа).

Область умов - це діапазон комірок, який містить заголовки стовпців списку і не менше одного порожнього рядка під рядком заголовків для введення критеріїв фільтрування. Область висновку - це діапазон комірок, що містить заголовки стовпців списку, використовуваний для виведення відфільтрованих даних.

При створенні області умов слід дотримуватися наступних рекомендацій:

• скопіювати заголовки стовпців списку в перший рядок області умов, причому не обов'язково вводити заголовки всіх стовпців, досить вказати лише ті, які використовуються для завдання критеріїв;

• друга і наступні рядки області умов використовуються для введення критеріїв;

• критерії, вказані для різних стовпців в одному і тому ж рядку з'єднуються між собою оператором И;

• критерії, записані в різних рядках і вказані для одного і того ж або різних стовпців області умов, з'єднуються оператором ИЛИ;

• при скріпленні декількох стовпців оператором ИЛИ для кожної умови належить використовувати окремий рядок.

Для застосування розширеного фільтру необхідно виконати наступні дії:

1. створити область умов;

2. ввести критерії в другу і наступні рядки області умов:

3. виділити комірку в списку вхідних даних;

4. виконати команду Дані> Фільтр> Розширений фільтр;

5. у відкритому вікні Розширений фільтр в полі Початковий діапазон Excel автоматично вкаже діапазон комірок списку, якщо вказані комірки знаходяться у межах списку; у це поле можна ввести інший діапазон комірок;

6. у полі Діапазон умов ввести діапазон комірок, в яких знаходиться область умов;

7. у розділі Обробка встановити перемикач Фільтрувати список на місці для відображення на екрані лише тих записів, які задовольняють заданим критеріям, чи ж встановити перемикач Скопіювати результат в інше місце, і в полі Помістити результат в діапазон вказати діапазон, в якому потрібно розмістити відфільтровані дані:

8. для відображення на екрані тільки першого з декількох однакових записів належить встановити прапорець Тільки унікальні записи;

9. клацнути по кнопці ОК.

В результаті на екрані відобразяться ті записи, які задовольняють заданим критеріям.

6.4. Вставка і видалення проміжних підсумків

Після проведення сортування списку можна підсумовувати дані і підвести проміжні підсумки і загальні підсумки.

Щоб додати проміжні підсумки в список необхідно:

1. Провести сортування даних відповідно до того, по якому полю слід проводити проміжні підсумки.

2. Виділити комірку в стовпець, дані якого підсумовуватимуться.

3. Дані — Підсумки(Итоги).

4. У діалоговому вікні, що відкрилося, виділити групу, по якій проводяться проміжні підсумки (При кожній зміні в:).

5. Вибрати функцію із списку Операція.

6. У текстовому вікні Додати підсумки вибрати дані, по яких потрібно провести підсумки (вибрати поля списку).

7. Натиснути кнопку ОК або Enter.

Якщо в список додані проміжні підсумки, програма Excel відобразить їх в режимі проглядання структури. Користувач може розширити або звузити будь-який з рівнів списку, відображаючи або приховуючи його деталі. Можна відобразити весь список цілком або тільки проміжні і загальні підсумки.

Щоб приховати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Приховати деталі рівня (+).

Щоб показати деталі рівня слід виділити комірку проміжного підсумку і натиснути кнопку Показати деталі рівня (-).

Для видалення проміжних підсумків із списку необхідно виділити в ньому комірку і вибрати команду Дані> Підсумки > Прибрати все