3. Порядок та облік розрахунків з підзвітними особами

http://www.dtkt.com.ua/show/0sid0293.html#1

У процесі господарської діяльності у підприємств виникає необхідність видачі з каси готівки працівникам підприємства під звіт на господарські витрати та службові відрядження. У цьому випадку виникають розрахункові відносини з підзвітними особами.

Підзвітні особи - це працівники даного підприємства, які отримали грошові кошти в підзвіт для майбутніх витрат згідно з наказом (розпорядженням) керівника підприємства. До таких операцій належать витрати, пов’язані з відрядженням, витрати на придбання інвентарю, незначних партій матеріалів (товарів), витрати на оплату транспортних послуг тощо.

Основним нормативним документом, що регламентує порядок здійснення розрахунків із підзвітними особами під час знаходження у відрядженні являється Інструкція про службові відрядження в межах України та закордон (Наказ МФУ від 10 червня 1999 р. № 146 зі змінами та доповненнями)

Службове відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк для виконання службового доручення (завдання) поза місцем постійної роботи цього працівника.

Строк відрядження встановлюється керівником і не може перевищувати 30 календарних днів у межах України, 60-ти днів за кордон, однак існують винятки, передбачені законодавством (наприклад для монтажних та будівельних робіт).

Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.

Відмітки в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної службової особи, на яку наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього.

Заробітна плата переказується поштою відрядженому працівникові на його прохання за рахунок підприємства, що його відрядило.

Підприємство, що відправляє працівника у відрядження, зобов’язане забезпечити коштами (авансом) у розмірах, встановлених нормативно-правовими актами про службові відрядження. Видані під звіт суми повинні витрачатися тільки за призначенням, передача їх однією особою іншій забороняється. Видача готівки під звіт проводиться за умови повного від звітування конкретної підзвітної особи про раніше виданий їй аванс. Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження оформ­люється, крім того, і посвідчення про відрядження.

Сума авансу визначається способом розрахунку, виходячи з норм добових і розміру передбачуваних витрат на проживання, проїзд тощо. При складанні розрахунку (кошторису) витрат на відрядження за кордон у разі перевезення витрат у гривні та іноземну валюту застосовується офіційний курс НБУ на день одержання коштів з каси вповноваженого банку.

Фактичні витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і фіскальними чеками магазинів, квитанція­ми відділень зв’язку, актами куплі-продажу - на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо - на підтвердження витрат на відрядження.

Відповідно до Наказу ДПАУ від 23.12.2010 р. № 996 “Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання” затверджено нову форму даного звіту, на підставі якого, зайві реквізити були видалені.

Податковим кодексом встановлено довший термін звітування про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт - складається до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, у якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок податкового агента платника податку, що надав кошти під звіт (пп. 170.9.2 ПКУ). Якщо кошти на відрядження було знято з корпоративної картки, то як і раніше відзвітувати слід до закінчення 3 банківського дня після завершення відрядження. Крім того ПКУ не передбачає штрафів за невчасне повернення коштів, наданих на відрядження.

Після повернення з відрядження, не пізніше трьох робочих днів (при використанні корпоративних пластикових карток — не пізніше ніж 10 днів, а з дозволу керівника з поважних причин — 20 робочих днів) підзвітна особа повинна подати до бухгалтерії авансовий звіт (Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт) з усіма підтверджувальними документами та повернути невикористаний аванс.

В авансовому звіті працівник зазначає фактичні витрати з відрядження, виходячи з діючих норм.

Добові — це витрати на особисті потреби працівника під час відрядження.

Добові виплачуються працівнику за кожний день перебування у відрядженні (включно день вибуття (виїзду) і день прибуття (приїзду)). При виплаті добових з відряджень у межах України кількість днів перебування у відрядженні визначається на підставі відміток у посвідченні про прибуття та вибуття. Якщо такі позначки в посвідченні відсутні, тоді добові не виплачуються.

Визначення кількості днів відрядження для виплати добових проводиться з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що зараховуються як два дні.

При відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки працівник має змогу щоденно повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу.

При несвоєчасності повернення суми надміру сплачених коштів пізніше граничного терміну (до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, в якому платник податку завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт), але не пізніше звітного місяця, на який припадає останній день такого граничного терміну:

При неповерненні суми надміру витрачених коштів протягом звітного місяця, на який припадає граничний термін повернення:  Сума податку = не повернута сума х ставка оподаткування (пункт 167.1 статті 167 Податкового кодексу України): 100. Сума податку ____ (грн.) = не повернута сума ________ (грн.) х 15 : 100.
Дата складання розрахунку ____________ 20__ року
Сума податку ____ (грн.) = не повернута сума ________ (грн.) х 17 : 100.
Дата складання розрахунку ____________ 20__ року

Якщо відсутні відмітки в посвідченні про відрядження, то добові не виплачуються.

Максимальний розмір добових, які можна віднести до витрат без документального підтвердження згідно з пп. 140.1.7 ПКУ для небюджетних організацій*

Країна відрядження	Максимальний розмір добових витрат
Україна	Не більше 214,60 грн**
За кордон	Не більше 804,75 грн***

* Наведені обмеження встановлено для працівників підприємств усіх форм власності,крім державних службовців та осіб, які направляються у відрядження підприємствами, що повністю або частково утримуються за рахунок коштів бюджетів, для яких встановлені окремі норми Постановою КМУ від 02.02.2011 р. №98.

** Не більше 0,2 мін. з/п на 1 січня звітного року. Мінімальна заробітна плата встановлена на 1 січня 2012 року згідно зі ст. 13 Закону України від 22.12.2010 р. №4282-VI "Про державний бюджет України на 2012 рік" і становить 1073 грн.

*** Не більше 0,75 мін. з/п на 1 січня звітного року. 

Документальне (первинне) оформлення обліку розрахунків з підзвітними особами

Кервник підприємства

Постановка завдання підзвітній особі

Документальне оформлення господарських операцій із підзвітними особами починається із видачі наказу керівника підприємства, в якому зазначається пункт призначення відрядження , термін та його мета. Даний наказ є підставою для видачі працівнику посвідчення про відрядження [додаток].

Посвідчення про відрядження – документ, що видається працівникові підприємства на основі наказу (розпорядження) керівника підприємства для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядженні.

На підприємстві необхідно вести спеціальні журнали обліку працівників, які вибувають у відрядження, і працівників, які прибувають із відрядження.

Працівники, які одержали готівку під звіт, при поверненні з відрядження повинні подати до бухгалтерії підприємства Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт із доданими до нього виправдовуючи ми документами (актами закупівель, квитанціями, квитками чеками тощо.) [додаток]

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт – документ типової форми, що подається підзвітними особами, в якому зазначаються отримані під звіт суми, фактично здійснені витрати, залишок підзвітних коштів, або їх перевитрачання, розрахунок штрафу та сума утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт.

Обов’язковим реквізитом авансового звіту є резолюція керівника підприємства або уповноваженої особи про затвердження вказаної суми витрат і його підпис.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на активно-пасивному субрахунку 372 «Розрахунки з підзвітними особами» рахунка 37 «Розрахунки з різними дебіторами». Сальдо субрахунка 372 може бути як дебетовим, так і кредитовим. Воно відображається розгорнуто і в балансі: дебетове сальдо показується в складі оборотних активів, а кредитове — у зобов’язаннях. Аналітичний облік ведеться за кожною підзвітною особою.

Фактично здійснені та документально підтверджені витрати підзвітної особи, пов’язані із виробничою діяльністю, списуються на собівартість продукції (робіт послуг), на придбання ТМЦ – включаються у вартість придбання даних цінностей.

Бухгалтерський облік розрахунків із підзвітними особами

Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки		Сума
	Дебет	Кредит
Відображено суму авансу, виданого начальнику цеху під звіт	372	301	900,00
Списано витрачені підзвітні суми 900,00 грн. під час знаходження у відрядженні по затвердженому звіту	91 (92, 93, 941, 943, 972, 15)	372	750,00
Відображено ПДВ у витрачених підзвітних сумах	641	372	150,00
Придбано МШП на суму 360,00 грн. (основні засоби, ІНМА, НА, виробничі запаси, товари) за рахунок коштів підзвітних осіб, підтверджуючі документи втрачено	22 (152, 153, 154, 20, 28)	631	300,00
Одночасно відображено ПДВ	641	631	60,00
Відшкодовано підзвітній особі витрачені кошти з каси за погодженням із керівником підприємства	372	301	360,00
Відшкодовано за рахунок прибутку витрачені підзвітні суми, не підтверджені документально	443	372	360,00

Синтетичний облік по субрахунку 372 ведуть у Журналі-ордері 3, аналітичний – у розрізі підзвітних осіб у відомості 3.2.