Тема 9. Форми бухгалтерського обліку

9.1. Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку.

9.2. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку.

9.3. Упрощені форми бухгалтерського обліку.

9.4. Коми 'ютерні форми бухгалтерського обліку.

9.1. Меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку

Форма бухгалтерського обліку - це система взаємопов'язаних між собою облікових реєстрів визначеної форми та змісту, що зумовлює технологію і способи облікових записів. Основні відмінності, які визначають особливості кожної з форм, виражаються такими ознаками:

■ зовнішній вигляд і будова облікових реєстрів;

» взаємозв'язок реєстрів синтетичного й аналітичного обліку;

■ послідовність і техніка облікових записів. Основні форми, які застосовують на підприємстві:

■ меморіально-ордерна;

■ журнально-ордерна;

■ упрощена;

■ комп'ютерна.

Меморіально-ордерна (контрольно-шахова) - найстаріша форма обліку. Характеризується застосуванням книг для ведення синтетичного обліку і карток - для аналітичного обліку.

Порядок облікової реєстрації операцій такий: на підставі оформлених документів складають меморіальні ордери, в яких роблять посилання на документи, які є підставою для записів і викладається зміст запису, його номер, дата складання, зазначають кореспондуючі рахунки з цієї операції і суми. Це допомагає впорядкувати облікові записи.

Меморіальний ордер за 05.01.2005 р.

Зміст запису					Дебет	Кредит	Сума, (грн.)
Відомість на виплату заробітної					661	301	10000
плати №3

Меморіальні ордери складають на окремих бланках або на самому документі (якщо на ньому відтворена форма ордера) після чого їх реєструють у хронологічному реєстрі синтетичного обліку (Реєстраційному журналі). Нумерацію меморіальних ордерів щомісячно починають з першого числа. Реєстраційний журнал призначений для перевірки повноти і правильності записів господарських операцій у системі рахунків і для забезпечення збереження меморіальних ордерів. Таку перевірку проводять зіставляючи підсумки Реєстраційного журналу з підсумками оборотів з дебету та кредиту синтетичних рахунків в оборотній відомості за місяць. Після реєстрації ці ордери записують у Головну книгу, яка є систематичним реєстром синтетичного обліку. Рахунки у Головній книзі будують за шаховим принципом у вигляді двосторонніх багатографних таблиць, окремі графи яких призначені для записування операцій у розрізі кореспондуючих рахунків. Така будова Головної книги полегшує контроль за кореспонденцією рахунків, дає змогу аналізувати обороти за окремими рахунками синтетичного обліку, тому Головну книгу ще називають контрольною відомістю (рис. 9.1.).

Місяць	Оборот по дебету			Всього 3 дебету		Оборот 3 кредиту		Сальдо
	з кредиту рах. 31 за ж.-о. №2	з кредиту рах. 37 за ж.-о. №7						дебет	кредит
На 01.01.2005 р.	-	-	-		-		-		¡500	-
Січень	25000	5300			193500		191000		4000	-
Лютий	26500	4900			187200		186000		5200	-
Підсумок										_

Рис. 9.1. Схема побудови Головної книги (рахунок „Каса")

Аналітичний облік при меморіально-ордерній формі ведуть здебільшо, на картках, а касові операції - у Касовій книзі. Записи в реєстрах аналітичного обліку роблять з первинних документів доданих до меморіального ордера. Після завершення місяця підраховують підсумки і складають оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку. Дані цих відомостей зіставляють з оборотами та залишками відповідних синтетичних рахунків. Цим досягають перевірки достовірності записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку. Після цього за даними рахунків складають баланс та інші форми звітності. Ця форма має свої переваги і недоліки.

134

Переваги - використання меморіальних ордерів сприяє упорядкуванню синтетичного обліку, зіставлення дебетових і кредитових оборотів за рахунками Головної книги з оборотом у Реєстраційному журналі дає змогу виявити повноту і правильність записів, виявляти і усувати помилки.

Недоліки:

- складання значної кількості документів бухгалтерського оформлення створює зайву проміжну ланку між виправдними документами й обліковими реєстрами, що збільшує ймовірність допущення помилок;

- багаторазовість записів господарських операцій вимагає зайвих витрат праці;

- роз'єднаність синтетичного й аналітичного обліку призводить до відставання записів на аналітичних рахунках від записів на синтетичних рахунків;

- віднесення значного обсягу робіт на кінець місяця зумовлює нерівномірність завантаження облікових працівників і стає причиною відставання у підготовці звітності;

- недостатня пристосованість облікових реєстрів для одержання необхідної інформації при складанні звітності, що зумовлює необхідність додаткових вибірок і розрахунків;

- не пристосована до сучасної інформаційної техніки.

Реєстри аналітичного обліку

Оборотні відомості за аналітичними рахунками

Первинні документи обліку господарських операцій

^-^ Меморіальні ордери

Головна книга

Оборотна відомість за синтетичними рахунками

Фінансова звітність

Реєстраційний журнал

Рис. 9.2. Схема меморіально-ордерної форми обліку

135

9.2. Журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку

Журнально-ордерна форма обліку грунтується на широкому застосуванні накопичувальних і групувальних облікових реєстрів, журналів-ордерів і накопичувальних відомостей до них. Записи в журналі-ордері зроблять на підставі виправдних документів у міру їх надходження і опрацювання. При значній кількості однорідних документів по операціях їхні дані попередньо групують у допоміжних відомостях, місячні підсумки яких переносять потім у відповідні журнали-ордери.

Первинні документи обліку господарських операцій

Допоміжні відомості

Журнал и-ордери

Регістри аналітичного обліку

Головна книга

Оборотні відомості за аналітичними рахунками

Фінансова звітність

Рис. 9.3. Схема журнально-ордерної форми обліку

У журналах-ордерах хронологічний і систематичний облік суміщені, тобто ці реєстри одночасно є журналом, бо записи в них проводяться в хронологічному порядку, а також ордерами, тому що місячні підсумки журналів-ордерів за кореспондуючими рахунками замінюють собою меморіальні ордери.

За зовнішнім виглядом журнали-ордери - це окремі аркуші реєстрів багатографної форми, призначені для касових записів того балансового рахунка операції, за якими обліковують у цьому журналі-ордері. В окремих графах журналу-ордера зазначено рахунки, які кореспондуються за дебетом цього рахунка. Формат цих реєстрів, розміщення граф і порядок записів залежать від особливостей облічуваних операцій. В усіх реєстрах завчасно видрукувана типова кореспонденція рахунків. Кожному журналу-ордеру присвоюють постійний номер (Додаток ЗО).

Для запобігання повторних записів журнали-ордери побудовані за кредитовою ознакою, тобто всі господарські операції відображають за

!36

кредитом цього синтетичного рахунка і за дебетом кореспондуючих з ним рахунків. Кредитову ознаку взято в основу побудови журналів-ордерів, тому що вона у більшій мірі, ніж дебетова відповідає характеру здійснення операцій. Кредит рахунка у більшості випадків показує початок руху засобів, звідки вони надходять, а дебет показує їх завершення, тобто куди вони надходять або де їх використали.

Записи господарських операцій у журналах-ордерах роблять за шаховим принципом: за один робочий прийом суму операції записують одночасно за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків. Це дає змогу скоротити кількість облікових записів, зменшити обсяг облікових робіт, підвищити якість обліку. Всі кредитові обороти за синтетичним рахунком збирають в одному журналі-ордері, а дебетові обороти за синтетичним рахунком відображають у тих журналах-ордерах, в яких роблять записи на рахунках, що кореспондують з дебетом цього рахунка, тому загальну суму дебетового та кредитового оборотів по кожному синтетичному рахунку можна одержати шляхом вибірки у відповідних журналах-ордерах.

Суттєвою перевагою журнально-ордерної форми перед іншими формами обліку є пристосованість облікових реєстрів до складання звітності. Для цього в журналах-ордерах завчасно передбачають перелік показників звітності, за якими і проводять поточний облік. Це допомагає без додаткових вибірок і розрахунків одержувати з облікових реєстрів інформацію для складання звітності, причому на кожному документі зазначають номер журналу-ордера та порядковий номер запису. Відпрацьовані документи зберігають в^ окремих папках і підшивають у порядку послідовності зроблених записів у журналі-ордері, що допомагає швидко знайти потрібні документи під час проведення контрольно-ревізійних процедур.

Журнали-ордери можуть складатись ще й за допомогою обчислювальної техніки. Наприкінці місяця по кожному журналу-ордеру підводять підсумки зроблених записів, які обов'язково зіставляють з документами, які стали підставою для записів. Загальний підсумок за кредитом рахунка в журналі-ордері обов'язково порівнюють з підсумками кореспондуючих за дебетом рахунків, що забезпечує перевірку правильності облікових записів без складання оборотних відомостей. Після завершення місяця журнали-ордери та допоміжні відомості до них підписують працівники бухгалтерії, що їх склали, і головний бухгалтер.

Обороти за місяць з журналу-ордера переносять у Головну книгу, яка призначена для щомісячного узагальнення даних поточного обліку

137

журналів-ордерів, перевірки правильності облікових записів, складання балансу. Для кожного синтетичного рахунка в Головній книзі відводять окрему сторінку, а для запису місячних оборотів з журналу-ордера відводять окремий рядок. Кредитові обороти журналу-ордера переносять у Головну книгу загальним підсумком, оскільки розгорнуто за кореспондуючими рахунками вони відображені у цьому журналі-ордері, тоді як дебетові обороти записують окремими сумами з різних журналів-ордерів, щоб показати кореспонденцію дебетового обороту.

Журнали-ордери і Головна книга дають розгорнуту кореспонденцію за дебетом і кредитом кожного синтетичного рахунка. Наприкінці місяця по кожному синтетичному рахунку Головної книги виводять залишки, на підставі яких складають баланс підприємства.

Переваги журнально-ордерної форми обліку такі:

• скорочується обсяг облікової роботи;

• строго регламентується порядок ведення обліку, що зумовлено наявністю у журналах-ордерах заздалегідь надрукованих кореспондуючих рахунків;

• завдяки наочності записів в облікових реєстрах стає дієвим контроль за їх правильністю;

• спрощується ведення аналітичного обліку за окремими рахунками завдяки об'єднанню його з синтетичним обліком;

• полегшується і прискорюється складання звітності, тому що потрібну інформацію одержують з облікових реєстрів;

• створюються додаткові можливості для застосування комп'ютерної техніки, що сприяє підвищенню ефективності проведення облікового процесу.

■9.3. упрощені форми бухгалтерського обліку

Ідея пошуку упрошених систем бухгалтерського обліку актуальна для всіх суб'єктів господарювання, однак не усі підприємства можуть її реалізувати. Передусім можливість застосування упрошених систем обліку мають підприємства з упрощеною системою оподаткування, а також підприємства з невеликою кількістю господарських операцій.

Форма бухгалтерського обліку Журнал-головна - спрощений варіант меморіально-ордерної форми, використовують на невеликих за обсягом підприємствах і організаціях, план рахунків яких передбачає незначну

138

кількість рахунків синтетичного обліку. Таку назву ця форма одержала від основного реєстру синтетичного обліку книги Журнал-головна. Особливість такої форми обліку - суміщення хронологічного та систематичного обліку за синтетичними рахунками в одному комбінованому реєстрі в книзі Журнал-головна, яка поєднує Реєстраційний журнал і Головну книгу.

Ліва частина книги має чотири графи, які відображають хронологічну реєстрацію проведених операцій, ця частина книги замінює реєстраційний журнал, тобто містить дату, номер, зміст операції і суму (рис.9.4.).

Права частина книги поділяється на ряд подвійних граф і призначена для систематизації зареєстрованих господарських операцій за дебетом і кредитом відповідних синтетичних рахунків. Ця частина книги замінює Головну книгу (рис.9.4.)._

Запис		Зміст запису	Сума обороту	Pax. 20		Pax. 23		Pax. 30			Pax. 31
дата				Д'	1С	Д'			Д'	K'	д'
		Сальдо на 01.09.	105500	50060	*	25147	*		1520	*	12700	*
01.09	1.	Одержано в касу з рахунка в банку готівку за чеком №12	7200						7200			7200
01.09	2.	Передано у виробництво матеріали ( накладна №31)	1500		1500	1500
01.09	3.	Виплачено заробітну плату працівникам (відомість №7)	7200							7200
											...

Рис. 9.4. Схема побудови книги Журнал-головна (вересень 2005 р.)

Кожну господарську операцію або кілька однорідних згрупованих операцій на підставі виправдних документів або меморіальних ордерів записують у книгу Журнал-головна, причому суму записують в одному рядку тричі: у графі оборотів, на дебеті одного рахунка і на кредиті іншого. Якщо запис складний, тоді суму дебетового обороту записують на кількох рахунках, але загальна сума дебетових записів повинна дорівнювати загальній сумі кредитових записів чи навпаки, а також сумі зазначеній у графі оборотів.

Внизу кожної сторінки книги Журнал-головна записують підсумки загальної суми обороту, а також дебетових і кредитових оборотів за синтетичними рахунками. Сума оборотів за дебетом всіх синтетичних

139

рахунків повинна дорівнювати сумі оборотів за кредитом, а також підсумку графи сума обороту.

Застосовуючи форми обліку Журнал-головна, складати оборотну відомість за синтетичними рахунками не треба, бо підсумки оборотів за дебетом і кредитом рахунків, а також рівність залишків рахунків порівнюють у самій книзі.

Аналітичний облік при формі Журнал-головна ведуть на картках або в книгах. Господарські операції в них записують на підставі виправдних документів, які додають до меморіальних ордерів. Наприкінці місяця за даними карток чи книг складають оборотні відомості за рахунками аналітичного обліку, підсумки яких порівнюють з оборотами і залишками відповідних синтетичних рахунків, що містяться у книзі Журнал-головна і визначають правильність відображення операцій в облікових реєстрах. За даними книги Журнал-головна складають баланс.

Перевага - простота і наочність.

Недоліки:

- при використанні великої кількості рахунків така форма втрачає наочність записів;

- ведення обліку у книгових реєстрах утруднює застосування комп'ютерної техніки.

Спрощеною формою обліку є проста форма, яку використовують підприємства з єдиною системою оподаткування. При такій формі обліку основним реєстром господарських операцій є Книга обліку господарських операцій (№К-1) (яка є комбінованим реєстром хронологічного та систематичного обліку). За формою Книга обліку господарських операцій побудована аналогічно як і книга Журнал-головна з незначною модифікацією. Крім Книги обліку господарських операцій, використовують систему відомостей для обліку операцій по кожному з використовуваних рахунків:

1) відомість обліку основних засобів, нарахованих амортизаційних відрахувань (Форма №В-1);

2) відомість обліку виробничих запасів, готової продукції і товарів (Форма №В-2);

3) відомість обліку витрат на виробництво (Форма №В-3);

4) відомість обліку грошових коштів і фондів (Форма №В-4);

5) відомість обліку реалізації (Форма №В-5 (оплата));

6) відомість обліку реалізації (Форма №В-5 (відвантаження));

7) відомість обліку розрахунків з постачальниками (Форма №В-7);

140

8) відомість обліку заробітної плати (Форма №В-8).

Дані з перелічених відомостей заносять у шахову відомість за формою №В-9, яка слугує узагальненням даних поточного обліку і взаємоконтролю правильності записів, а відтак для складання фінансової звітності малих підприємств.

9.4. комп'ютерні форми бухгалтерського обліку

Коліп 'ютеризована форма бухгалтерського обліку забезпечує суміщення документування і реєстрації облікової інформації; знижує трудомісткості обліку з одночасним підвищенням достовірності і оперативності інформації; інтегрує усі види обліку; дає змогу одержати інформацію потрібну для прийняття обгрунтованих управлінських рішень, складання звітності, а також для проведення контролю й аналізу господарських операцій.

Зведенні документи, облікові реєстри і форми звітності складають на комп'ютері у вигляді електронних таблиць. Порядок опрацювання первинної інформації на ЕОМ визначається системою програмного забезпечення, яке керує цим процесом. Дані первинних документів нагромаджуються на запам'ятовувальних пристроях, для кожного синтетичного й аналітичного рахунка відводиться окреме місце зберігання інформації. У пам'ять комп'ютера також вводять початкові залишки на рахунках, планові і нормативні дані обліку та контролю. Систематизація введеної інформації на рахунках проводиться автоматично, тобто достатньо ввести змінну інформацію один раз, зазначити код і суму, тоді на підставі цього комп'ютер вибирає з класифікатора код рахунків, які дебетуються і кредитуються.

Упровадження в обліковий процес комп'ютерної техніки зумовило заміну паперових носіїв інформації технічними з наданням їм відповідно до „Положення ... №88" юридичної сили.

Первинну інформацію про господарські операції вводить у комп'ютерну систему програміст або сам бухгалтер, який виконує візуальний і комп'ютерний контроль, також веде діалог, виправляє помилки, опрацьовує за допомогою оргтехніки інформацію, використовуючи друкуючі пристрої, одержує друковані таблиці (машинограми).

Документні машинограми, виготовлені за допомогою оргтехніки, для надання їм юридичної сили повинні відповідати вимогам стандартів і бути закодованими відповідно до затвердженої системи класифікації.

141

Підписи осіб відповідальних за достовірність інформації, виконують у вигляді паролю, що дає змогу ідентифікувати особу, що відобразила господарську операцію, виключити можливість користування чужими кодами.

Автоматизоване			Автоматизоване				Автоматизоване
робоче місце вищого	<-		робоче місце	<-			робоче місце
рівня			середнього рівня				нижчого рівня
і Зведений облік, підготовка		1 1	Облік за секторами в ]			г 1	Цех І,
\ звітності	1 Г»		бухгалтерії |		І		і
■ _ _ - _ - - _ - _	Iі		і

Рис. 9.5. Модель організаційної побудови комп'ютерної форми обліку

Відповідно до цієї моделі виділяють основні стадії облікового процесу:

> документування операцій;

^ автоматизована облікова реєстрація за секторами обліку;

> автоматизоване узагальнення облікової інформації.

На кожному з описаних рівнів автоматизованого робочого місця (АРМ) процес обліку може поєднуватись з контрольними й аналітичними процедурами на принципах інтегрованої технології опрацювання даних.

Важливим структурним компонентом АРМ є програмні засоби, які використовують підприємства. Найпоширеніші програмні продукти на ринку України є: „1С: Бухгалтерія", „Парус", „БЗСТА 2+", „Интегратор", „Турбобухгалтер" та ін. Більшим попитом користуються „1С: Підприємство 7.7", „1С: Бухгалтерія 6.0 ПРОФ". Ця програма підтримує ведення декількох журналів реєстрації господарських операцій. Такий програмний продукт допомагає:

- вести розрахунки з постачальниками та покупцями згідно з конкретними умовами договорів, а також контролювати за їх дотриманням;

- вести облік запасів за різними відпускними цінами;

- формувати штатний розклад і проводити розрахунки заробітної плати відповідно до визначених кваліфікацій та умов;

- забезпечувати облік товарів у роздрібній та гуртовій торгівлі. Розвинуте інтегроване середовище „1С: Бухгалтерія" допомагає

змінювати типові форми документів залежно від потреб користувача. Така програма користується найбільшим попитом серед малих підприємств.

142

Отже, реалізація права вибору підприємством форми організації обліку супроводжується широким застосуванням комп'ютерної техніки, що забезпечує точність у розрахунках, швидке опрацювання облікової інформації з виходом на фінансову звітність, а також реалізацію аналітичних і контрольно-ревізійних процедур.

Запитання для самоконтролю.

1. Що таке форма бухгалтерського обліку?

2. Які ознаки визначають форму бухгалтерського обліку на підприємстві?

3. Які форми бухгалтерського обліку найчастіше використовують на підприємствах?

4. Чим відрізняється меморіально-ордерна форма бухгалтерського обліку від інших форм обліку?

5. У чому полягають переваги меморіально-ордерної форми обліку?

6. Які недоліки меморіально-ордерної форми обліку?

7. Чим відрізняється журнально-ордерна форма бухгалтерського обліку від інших форм обліку?

8. Який принцип побудови журналів-ордерів?

9. У чому полягають переваги журнально-ордерної форми обліку?

10. Які переваги форми обліку Журнал-головна?

11. Який головний обліковий реєстр форми організації бухгалтерського обліку Журнал-головна?

12. Що забезпечує комп'ютеризована форма бухгалтерського обліку?

13. Скільки форм відомостей ведуть малі підприємства, які перебувають на єдиному податку?

14. З яких рівнів опрацювання інформації складається комп'ютерна форма обліку?

143

Завдання для самостійного опрацювання.

1. Використовуючи дані ПП „Арата" з теми 5, заповнити книгу Журнал-головна за вересень місяць.

2. Використовуючи дані ПП „Арата" з теми 5, заповнити книгу Журнал-головна за жовтень місяць.

3. На основі даних ПП „Арата" (тема 5) заповнити відомості упрощеної форми обліку за вересень місяць.

4. На основі даних ПП „Арата" (тема 5) заповнити відомості упрощеної форми обліку за жовтень місяць.

Література до другогої частини

1. Закон України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. №996-ІУ.//Все про бухгалтерський облік. -2000.-№86.-С.З.

2. Закон України „Про оподаткування прибутку підприємств" у ред №283/97 ВР від 22.05.1997р. (зі змінами).

3. Закон України „Про податок на додану вартість" зі змінами // Все про бухгалтерський облік. - 2003. - №53. - С.З.

4. Закон України „Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг" від 6.07.95р. №265/95-ВР із змінами і доповненнями від 21.12.2000р. №2156-III // Все про бухгалтерський облік. - 2004. - №23. - С.З.

5. Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку. Наказ МФУ №356 від 29.12.2000 р.//Дебет-Кредит. - 2001. - Спеціальний додаток №6.

6. План рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджений наказом Мінфіну України від 30.11.1999 р. №291 зі змінами.

7. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку. Затв. наказом МФУ №88 від 24.05.95р.// Галицькі контракти. - 1996.-№19.-СІ 7.

8. Порядок подання звітності, пов'язаної із застосуванням реєстраторів розрахункових операцій або використанням розрахункових

144

книжок. Затв. наказом ДПАУ №614 від 1.12.2000р.// Все про бухгалтерський облік. - 2004. - №23. - С.30.

9. Білуха М.Т.Теорія бухгалтерського обліку: Підручник. - К.: 2000. -692 с.

10. Бухгалтерський облік. Хрестоматія. Збірник систематизованого законодавства./ Бухгалтерія №52/2. - 27.12.2001.

11. Грабова Н.М. Теорія бухгалтерського обліку: Навч. посібник. К.: А.С.К., 2002. - 266 с.

12. Сопко В.В., Завгородній В. П. Організація бухгалтерського обліку, економічного та аналізу: Підручник. — К.: КНЕУ, 2000. - 258 с.

13. Чебанова М., Василенко Л. Бухгалтерський облік: Підручник. - К., 2002. -468 с.

145

ЧАСТИНА ТРЕТЯ