Организация работы с документами

В любую организацию поступают документы:

1. По почте

2. С гонцом

Регистрация документов осуществляется в трех формах:

1. Журнальная

2. Карточная

3. Электронная

Контроль за исполнением документов делят на три этапа:

1. Контроль за прохождением документов (делопроизводственный контроль)

2. Контроль за выполнением решения руководителя

3. Организация контроля за исполнением документа

Номенклатура дел – систематизированный перечень документов с указанием сроков хранения, оформленный в определенном порядке.

Утверждено 4 срока хранения документов:

1. Постоянно, вечно (распорядительные документы по основной деятельности, финансовые отчеты за год)

2. Долговременно (от 10 до 75 лет) – документы по личному составу: финансовые документы, лицевые счета

3. Временно (до 10 лет) – письмо, докладная записка, справка, объяснительная, протокол, акт

4. До минования надобности (документы хранятся по мере необходимости) – копии документов, документы, не представляющие ценности

Помещаются в таком же порядке в номенклатуру дел.

Государственно-архивная служба РБ представлена департаментам по архивам и делопроизводству министерства юстиции РБ. В РБ имеется национальный архив, куда поступают и где хранятся документы органов государственной власти, начиная от министерства президента до государственных концернов. В РБ в каждом областном центре и городе Минске есть государственные областные архивы и архив города Минска. Эти архивы комплектуются документами, начиная от облисполкома до организаций областного подчинения. В районных центрах функционируют зональные архивы, которые комплектуются документами от райисполкома и заканчивая документами организаций районного подчинения.

Обращения граждан

Работа по рассмотрению обращений граждан ведется в соответствии с законом РБ «Об обращениях граждан» от 06.06.1996 (в редакции закона от 01.11.2004). в соответствии с этим законом, обращения граждан подразделяются на:

1. Заявления -

2. Предложения

3. Жалобы

Обращения могут быть письменными и устными; индивидуальными или коллективными; повторными и анонимными. Требования к обращениям:

Должны содержать наименование организации, куда гражданин обращается, ФИО гражданина, его место жительства или работы, суть вопроса, подпись. Суть вопроса должна быть доступно, понятно выражена; без эмоций и ненормативной лексики. Обращения граждан, из которых предложения и заявления сроком рассмотрения не ограничены. Жалоба ограничена сроком в 3 года с вычетом уважительных причин.

Сроки рассмотрения обращений граждан в государственных органах

Срок рассмотрения начинается с момента регистрации. Делопроизводства по вопросам граждан ведется отдельно от общего делопроизводства. Сроки:

1. С момента регистрации в течение месяца

2. В течение 15 дней (если не требуется дополнительного изучения)

3. Обращение гражданина может быть продлено на 1 месяц руководителем или уполномоченным им должностным лицом в связи с дополнительным изучением вопроса, созданием комиссии. Гражданину дается промежуточный ответ о продлении срока рассмотрения его обращения (+ причина продления)

4. Обращение гражданина может быть продлено до 6 месяцев руководителем в связи с запросами в иностранное государство или международные организации. Дается промежуточный ответ (+ причина)

5. Обращение гражданина, поступившее не по компетенции в организацию учреждения, в течение 5 дней направляется в соответствующую организацию для рассмотрения и ответа заявителю. Гражданину в обязательном порядке направляется информация о перенаправлении его заявления в другую организацию или в течение 15 дней организация, получившая такое заявление, может объяснить в письменной форме за 15 дней порядок направления его в другую организацию.

Повторное обращение – когда гражданин обращается по одному и тому же вопросу более одного раза. Повторное решение, по которому есть результаты, рассмотрению не подлежит.

На письменное обращение должен даваться письменный ответ.

Ответственность бывает минимальной или максимальной.

12