Раздел II. Технология работы с документами

Тема 7. Управление документами в организации

1. Политика управления документами организации позволяет: а) повышать эффективность деятельности организации; б) соблюдать требования регулирующей среды; в) избегать риски предпринимательской деятельности, связанные с документами; г) сохранять память организации, индивида и общества.

2. Управление документами в организации включает: а) распределение ответственности и полномочий по управлению документами: б) предоставление (получение) платных услуг в области делопроизводства; в) проектирование и внедрение разных систем документации; г) разработку государственных стандартов по документационному обеспечению управления.

3. Регулирующая (деятельность организаций) среда включает: а) общественные ожидания; б) государственные стандарты; в) рекомендации, отражающие передовой опыт; г) добровольно применяемые кодексы поведения и этики.

4. Комплексная программа управления документами организации содержит: а) перечень документов для каждого процесса деловой деятельности; б) требования к составу метаданных и их структуре; в) оценку рисков, связанных с документами; г) конвертацию документов в новые документные системы, форматы.

5. Распределение ответственности за документационное обеспечение управления предполагает ответственность:

а) всех сотрудников организации за ____________________________________________;

б) системных администраторов за______________________________________________;

в) руководства организации за _______________________________________________;

г) секретарей за_____________________________________________________________.

6. Стратегия внедрения документных систем предусматривает: а) проектирование документных систем; б) подготовку сотрудников, работающих с документами; в) соответствие документов регулирующей среде; г) конвертацию документов.

7. Систематическая идентификация и упорядочение деловой деятельности и документов по категориям (группам) в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.

8. Использование кратчайших записей (цифровых или буквенно-цифровых) с целью идентификации и/или установления местоположения документа в документной системе: а) индексирование; б) классификация; в) регистрация; г) конвертация.

9. Сведения, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени: а) опись; б) метаданные; в) обзор документов; г) фондовая карточка.

10. Способность документной системы длительно и правильно функционировать в соответствии с требуемыми процедурами означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.

11. Способность документной системы предотвращать несанкционированные доступ к документам, их уничтожение, изменение или перемещения означает ее: а) надежность; б) эффективность; в) целостность; г) комплексность.

12. К оригинальным задачам в делопроизводстве относятся те, которые: а) повторяются и поэтому целесообразно стандартизировать как технологию их решения, так и формы представления информации; б) можно унифицировать и стандартизировать в полном объеме; в) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, но для их решения могут быть применены стандартизированные принципы; г) нельзя унифицировать и стандартизировать в полном объеме, для них не могут быть стандартизированы также принципы решения.

13. Альбом форм документов организации – это: а) перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления; б) сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации; в) сборник форм документов, закрепляющий их унификацию; г) справочник, позволяющий осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов.

14. Методология проектирования и внедрения документных систем включает: а) анализ деловой деятельности организации; б) оценку существующих документных систем; в) мониторинг, оценку, корректирующие действия; г) прекращение применения документных систем.

15. Запись (фиксация) и оформление необходимой для управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам - это: а) делопроизводство; б) документооборот; в) документирование; г) стандартизация.

16. Требования к документированию информации: а) формулирование; б) оформление; в) исполнение; г) контроль за исполнением.

17. Классификации деловой деятельности и на ее основе классификация документов обеспечивают решение задачи: а) оказание помощи при поиске документов; б) определение хранения и действий по отбору документов на хранение и уничтожение; в) разграничение прав пользователей на доступ к документам; г) обеспечение согласованного присвоения номеров документам в течение длительного времени.