- •Оглавление
- •I. Целевая установка и организационно-методические указания
- •По специальности 080504.65 - «Государственное и муниципальное управление»
- •Заочная форма обучения
- •По специальности «Защита в чрезвычайных ситуациях»
- •III. Содержание разделов и тем с методическими рекомендациями к изучению тем
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов
- •Введение
- •Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества (доу). Терминология доу
- •1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности
- •2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология доу.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Делопроизводство в Древнерусском государстве
- •Приказное делопроизводство в XV-XVII веках
- •Система коллежского делопроизводства в VIII веке
- •Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века
- •Делопроизводство в Советский период
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Термины и понятия
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •1. Состав нормативно–методической базы делопроизводства. Законодательство рф в области документационного обеспечения
- •2. Государственные стандарты на документацию
- •3. Унифицированные системы документации. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
- •4. Государственная система документационного обеспечения управления.
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •2. Требования к оформлению реквизитов документа
- •3. Технические требования к изготовлению, учету и использованию гербовых бланков и документов
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 5. Системы документации
- •1. Система организационно-правовой документации
- •2. Система распорядительной документации
- •3. Системы плановой и отчетной документации
- •4. Система справочно-информационной документации
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •1. Характеристика документов
- •2. Официально-деловой стиль – вид языка общения в сфере управления
- •3. Требования к текстам документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Стратегия управления документами в организации
- •2. Понятие системы документации.
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •1. Понятие, виды и основные этапы документооборота
- •2. Принципы и методы организации документооборота
- •3. Регистрация документов и построение поисковой системы
- •4. Контроль исполнения документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и архиве
- •1. Общие требования к систематизации документов и формированию дел. Номенклатура дел.
- •2. Организация текущего хранения дел и подготовка дел к хранению
- •3. Передача дел в архив. Архивное хранение документов
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •1. Понятие конфиденциального документа и коммерческой тайны
- •2. Охрана конфиденциальности информации в организации
- •3. Организация оборота конфиденциальных документов
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники
- •1. Информационное обеспечение деятельности руководителя
- •2. Работа секретаря с различными системами документов.
- •3. Средства организационной техники
- •Рекомендации к изучению темы
- •Задание для самостоятельной работы
- •IV. Задания для самостоятельной работы
- •Тема 1, кроссворд 1
- •Тема 2, кроссворд 2
- •Тема 2, кроссворд 3
- •Тема 4, кроссворд 5
- •Тема 5, кроссворд 6
- •Тема 6, кроссворд 7
- •Тема 7, кроссворд 8
- •Тема 8, кроссворд 9
- •Тема 9, 10, кроссворд 10
- •Тема 11, кроссворд 11
- •Раздел I. Составление и оформление основных видов документов Введение. Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества. Терминология доу
- •Тема 2. История развития системы государственного делопроизводства в России
- •Тема 3. Нормативно-методическая база документационного обеспечения управления
- •Тема 4. Общие правила оформления документов
- •Тема 5. Системы документации
- •58. Какие документы визируются: а) положение о структурном подразделении; б) деловое письмо; в) протокол; г) приказ.
- •Тема 6. Характеристика и язык документов
- •Раздел II. Технология работы с документами
- •Тема 7. Управление документами в организации
- •Тема 8. Порядок движения документов в организации
- •85. Регистрационная форма документов, установленная в организации и свидетельствующая о наличии конкретного документа: а) журнал; б) карточка; в) список; г) перечень.
- •Тема 9. Систематизация и хранение документов в организации и в архиве
- •Тема 10. Документооборот конфиденциальных документов
- •57. Доступ к документам или информации о них следует ограничить, если они содержат: а) персональную информацию; б) коммерческую информацию; в) служебную информацию; г) зашифрованную информацию.
- •Тема 11. Организация секретарской работы. Средства организационной техники.
- •V. Вопросы итогового контроля
- •VI. Литература
- •VII. Словарь
III. Содержание разделов и тем с методическими рекомендациями к изучению тем
Раздел I. Составление и оформление основных видов документов
Введение
Определение, предмет, объект, место, разделы дисциплины «Документационное обеспечение управления».
Тема 1. Роль документационного обеспечения управления в развитии общества (доу). Терминология доу
1. Понятие документа и значение документирования управленческой деятельности
Понятие документа. Первые в истории человечества сохранившиеся документы. Многообразие форм современной документации. Документирование информации. Значение документирования информации для сохранения памяти общества, управления процессами на разных уровнях, идентификации личности и организаций, фиксирования процессов, защиты прав и исполнения законов, коммуникации и др. Риски предпринимательской и иной деятельности, связанные с документационным обеспечением управления: утрата, похищение и повреждение документов, штампов, печатей; утечка информации, содержащей государственную или коммерческую тайны; нерациональная организация документооборота, отсутствие унификации делопроизводства: подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков; несвоевременное предоставление и не предоставление документов; неграмотное составление документов; служебный подлог и др.
2. Кумулятивный поток бумажной информации и методы его преодоления. Терминология доу.
Кумулятивный (накопительный) поток документации - «бумажный бум», его причины и основные пути его сокращения. Политика управления документами в организации. Специальные системы делопроизводства (бухгалтерская, кадровая и т.п.), общее (административное) делопроизводство. Широкое применение организационной техники, ЭВМ в делопроизводстве. Рациональное сочетание документов на разных носителях. Стандартизация и унификация документирования. Специальная терминология ДОУ. ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
Рекомендации к изучению темы
На протяжении тысячелетий формировалась система документационного обеспечения разных видов деятельности человека. Важно разобраться в понятии «документ», рассмотреть исторически первые сохранившиеся документы и объяснить необходимость документирования общественных событий и деятельности людей для упорядоченности их жизни, функционирования организаций и государства. Документационное обеспечение управления предполагает достижение двух взаимосвязанных целей: 1 - документирование информации, операций с документами и процессов управления документами, 2 - организацию документооборота. В ходе этих процессов нередко образуется «бумажный бум», блокирующий управленческую деятельность. Следует выяснить его причины и основные пути его сокращения, такие как: 1) выработка политики и стратегия управления документами в государстве и в организации, 2) применение в делопроизводстве организационной техники, включая ЭВМ, 3) стандартизация и унификация документирования.
Документационное обеспечение управления имеет свои термины и понятия, которые необходимо усвоить и которые отражены в ГОСТ 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, а также в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
Задание для самостоятельной работы
1. Доработайте по литературным источникам материалы лекции
2. Изучите нормативные правовые и методические документы
3. При изучении данной темы необходимо: 1) дать понятие документа в широком смысле и его понимание применительно к документационному обеспечению управления; 2) назвать и охарактеризовать исторически первые сохранившиеся документы; 3) показать многоаспектное значение документов в жизни современного общества; 4) раскрыть риски управленческой и предпринимательской деятельности, связанные с делопроизводством; 5) объяснить такое явление как «бумажный бум» и установить причины его появления; 6) охарактеризовать все возможные способы противодействия общества «бумажному потоку».
4. Установите содержание специальных терминов – ключевых понятий: «бумажный бум», бюрократическая волокита, делопроизводство, документ, документальный фонд, документационное обеспечение управления, документирование информации, документирование управленческой деятельности, идентификация, информация, клинопись, коммуникация, канцелярия, общее административное делопроизводство, общий отдел, политика управления документами, секретариат, секретарь, служебный подлог, специальная система делопроизводства, стандартизация, стратегия управления документами, унификация., экспедиция.
5. Решите кроссворд и выполните тесты по теме, изложенные в рабочей тетради.