1 Предмет изучения

Деловая переписка. Переписка, которая оформляет экономические, корпоративные, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия называется деловой. Деловая переписка – важнейшая часть делового общения, она выполняет письменную коммуникативную функцию и занимает большую часть объема от всей деловой документации предприятия. Понятие «деловая переписка» весьма условно и не закреплено в нормативных актах. Под ним подразумевается и бизнес-процесс и документы, используемые в нем. Часть документов, составляющая деловую переписку, образует самостоятельную группу документации, имеющую отличительные признаки – это деловые письма.

Деловое письмо. Деловое письмо – один из самых распространенных видов служебных документов. Оно является средством общения организации с вышестоящими или нижестоящими организациями, партнерами, клиентами в процессе осуществления разносторонней деятельности. Кроме того, к деловым письмам относится переписка между частными лицами и организациями, если ее содержание касается взаимных интересов. Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию, но одинаковых по форме документов, оформленных в соответствии ГОСТ Р 6.30-2003², пересылаемых по почте, факсу, курьером, электронной почтой или другими способами. В соответствии с конкретной ситуацией выбирается наиболее удобный способ переписки.

2 Правила оформления делового письма

Деловое письмо, как правило, составляется на бланке для письма, изготовленном в формате – А4 (210х297) или А5 (210х148). Бланк печатается типографским способом. Если организация небольшая, то она изготавливает штамп с реквизитами бланка, который проставляется на документе.

Бланк для письма может быть с продольным или угловым расположением реквизитов. В состав бланка входят следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера, место для даты документа, ссылка на номер и дату инициативного письма.

Деловое письмо, составленное на бланке, как правило, включает в себя: адресат, заголовок к тесту, текст, отметку о наличии приложений, подписи.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если Вы знаете название организации и структурного подразделения, то адресат пишется в именительном падеже:

Министерство образования и науки РФ

Управление университетов, экономических

и юридических вузов

Если Вы пишите лицу, возглавляющему организацию, то адресат пишется в дательном падеже.

Ректору Академии управления

Акад. С.И. Петрову

Если известна фамилия сотрудника структурного подразделения организации, то наименование организации пишется в именительном падеже, должность и фамилия лица в дательном падеже:

Издательский Дом «ТЕРРА»

Главному бухгалтеру

С.В. Кречетовой

Если письмо отправляется в нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно:

Администрации районов

Московской области

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки писем.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес: наименование организации, название улицы, номер дома, название населенного пункта, название области, края, страны (для международных писем), почтовый адрес. В таком же порядке пишется адрес отправителя на конверте. Почтовый адрес может не проставляться на письмах, направляемых постоянным корреспондентам. В этом случае целесообразно применять списки рассылки на конвертах с заранее напечатанными адресами.

При адресовании письма в организацию указывается сначала ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ООО «Вымпел»

Озерная ул., д.36,

Москва, 124397

Если письмо адресовано физическому лицу, указывается фамилия, инициалы, затем почтовый адрес. Например:

Сенцовой О.В.

Кленовая ул., д.8, кв.20,

г.Апрелевка, Нарофоминский р-н,

Московская обл., 308466.

К письмам, составленным на формате бумаги А4 обязательно наличие заголовка к тексту. Заголовок к тексту выражает в краткой форме основное содержание письма. По заголовку определяется важность или срочность письма, а также степень его информативности, что помогает ориентироваться в сроках его исполнения. Заголовок должен точно передавать смысл текста письма и отвечать на вопрос: о чем? Например: «О поставке оборудования для сварочного цеха». Если письмо составлено на формате бумаги А5, заголовок можно опустить.

К письмам могут быть даны приложения. Если приложение в тексте называется, то этот реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 листах в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то надо указать его наименование, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: Программа конференции, на 6 листах в 4 экз.

Подпись является, обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Функциональное назначение подписи – двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу. Во-вторых, удостоверяет личность автора послания. Подпись располагается ниже заключительной формулы вежливости.

Правом подписи писем, как правило, обладают руководитель организации или его заместители, в соответствии с распределением их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия.

Директор _____________________ А.П. Сидоров

^{личная подпись}

Следует помнить, что в зависимости от того, на чем оформлено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

Сокращенная форма предполагает указание подписи и ее расшифровки – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания.

Личная подпись

И.И. Иванов;

Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подпись автора письма и ее расшифровку – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке письма (бланке структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя).

Приведем далее несколько вариантов оформления полной формы подписи:

Генеральный директор	личная подпись	Л.Я. Яковлева
Начальник отдела	личная подпись	В.Л. Леонов
Менеджер PR-группы	личная подпись	Н.Н. Николаев
Водитель 1 класса	личная подпись	В.А. Абрамов

Развернутая форма предполагает дополнение полной формы подписи сведениями об авторе письма, а в некоторых случаях – использование иных сведений вместо общепринятых. В качестве таких сведений могут выступать:

1) наследственные и почетные титулы;

2) почетные и специальные звания;

3) сведения, указывающие на иные особые заслуги автора (например, сведения о присужденных ему наградах, премиях и т.п.).

Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на чистом листе писчей бумаги.

Приведем далее несколько вариантов оформления развернутой формы подписи:

Почетный академик Академии естественных наук	личная подпись Д.Д. Дмитриевский
Заслуженный работник культуры	личная подпись Э.Л. Эссен, лауреат премии «Северная пальмира»
Участник Великой Отечественной войны	личная подпись В.В. Викторов, инвалид второй группы, кавалер орденов Славы 2-й и 3-й степени
Доктор экономических наук, профессор	личная подпись Г.Г. Глебова
Советник государственной службы 2-го ранга	личная подпись Е.Е. Емельянова
Руководитель исследовательского проекта	личная подпись К.К. Краснова, кандидат социологических наук

Открытое акционерное общество «Прогресс» Ким ул., 5, г. Пермь, 614088 тел./факс. (5762) 65-15-83 ОКПО 53448638 №112-ПС на № 21/2 от 20.03.2002. Об участии в выставке

Директору выставочного центра М.С. Захарову

Уважаемый Михаил Сергеевич!

Ознакомившись с рекламой и программой работы Вашего выставочного центра, опубликованной в №5 «Экономической газеты» от 10.03.2002, направляем Вам заявку на участие в весенней экспозиции Центра.

Просим включить нашу организацию в число участников выставки.

Генеральный директор личная подпись Н. А. Ширих

И

Образец делового письма на бланке письма организации формата А4.

. О. Матвеева, 31-15-22

МИНИСТЕРСТВО СВЯЗИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное унитарное предприятие

«Северная специальная электросвязь»

ФГУП «ССЭС» НАЧАЛЬНИК ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОГО ОТДЕЛА

Петровская ул., 70, г. Архангельск, 180000

Тел. (817) 33-20-36, факс 33-20-37

е-mail: telekom@seversvyaz.ru

12.05.2006 №120-ПС Директору фонда

На № 21/22 от 05.05.2006 «Наши дети»

А. А. Петровой

Об обсуждении договора о сотрудничестве

Александра Александровна!

Мне было исключительно приятно получать от Вас письмо с предложениями к проекту договора о сотрудничестве между нашими организациями на 2005 год.

Сообщаю Вам, что проект договора только что рассмотрен на заседании научно-технического комитета. Решением комитета указанный проект принят за основу. Комитетом также рекомендовано ускорить подготовку окончательного варианта договора.

В этой связи я просил бы Вас, уважаемая Александра Александровна, сообщить мне удобную Вам дату для встречи, в ходе которой мы могли бы обсудить с Вами окончательный вариант указанного договора. Перечень вопросов для обсуждения прилагается.

Я буду искренне рад, если Вы сочтете возможным обсудить со мной окончательный вариант договора до конца текущего месяца.

Приложение: «Перечень вопросов…», на 3 листах, только адресату.

С неизменным уважением

_______________________ Б. В. Борисов

^{(личная подпись)}

P. S. Убедительно прошу Вас сообщить мне о предполагаемой дате встречи до истечения этой недели. Желаю Вам всего наилучшего. С почтением Б. В. Борисов.

Образец делового письма на бланке должностного лица организации формата А4.

ЗАО "РУС ИМПЕКС" Коммерческим банкам, фирмам,

финансовым компаниям

Пречистенка ул, 40, Москва, 104257

Тел./факс: (095) 245-45-76

Телекс 212451 "Ампир"

ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000,

И Н Н/КП П 0000000000/000000000

06.03.2002 № 02-12/40

на № ______от________

Об оказании финансовых услуг

Уважаемые господа!

Консалтинговая фирма "Рус Импекс" осуществляет консультирование и оказание аналитической помощи компаниям по следующим вопросам: бухгалтерский учет, финансовый анализ, внутренний аудит, переоценка, ликвидация банкротства.

Консалтинговые услуги оказывают высококвалифицированные специалисты, имеющие высшее финансовое и юридическое образование и значительный практический опыт работы в банковской сфере деятельности.

Исполнительный директор личная подпись П.И. Борисов

И. А. Насонов

2

Образец делового письма на бланке организации формата А4.

45-5061