Справочники системы делопроизводства
В системе автоматизации делопроизводства предусмотрено ведение следующих баз данных нормативно-справочной информации:
Оргштатная структура (компании, филиалы, подразделения, должности, штатные единицы, сотрудники). Справочник содержит в иерархическом виде информацию о струкутуре компании, на верхнем уровне которой находятся юридические лица - члены группы компаний или филиалы. В каждой компании имеется собственная структура подразделений, в каждое из которых содержит карточки штатных единиц.
Виды документов. Данный справочник позволяет классифицировать карточки документов по их видам.
Номенклатура дел. Справочник содержит иерархическую структуру, состоящую из разделов и папок дел, каждое из которых имеет свой уникальный индекс.
Организации (контрагенты, контакты, адреса). Справочник содержит информацию об организациях и физических лицах с которыми ведётся переписка. Для каждой организации иметтся своя карточка, в которой содержится подробная информация о контактах, адресах, реквизитах. Кроме того в карточке контакта автоматически отображаются связанные с ним документы, имеющиеся в базе данных.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства
Необходимость автоматизации делопроизводства возникает, когда в организации начинают значительно проявляться проблемы бумажного документооборота. Некоторые из них становятся критичными. Например, когда на одно обращение клиента формируется несколько ответов, причём содержащих прямо противоположные или взаимоисключающие сведения. Это возникает из за несогласованности исполнителей документов при подготовке ответов и отсутствия контроля за формированием и отправкой ответов на обращения. Потери документов, множественное дублирование, трудоёмкий и неэффективный контроль исполнения, долгий поиск - все эти проблемы в совокупности становятся толчком к автоматизации делопроизводства.
Внедрение системы автоматизации делопроизводства позволяет достичь следующих результатов:
Регламентирование документационных процессов организации
Повышение качества, достоверности и наглядности информации.
Сокращение сроков подготовки, согласования и движения документов.
Улучшение исполнительской дисциплины и управляемости задачами
Повышение эффективности контроля исполнения документов и поручений
Оперативное доведение до сотрудников необходимой информации,
Создание единого централизованного информационного хранилища документов организации
Осуществление быстрого поиска информации и документов
Обеспечение высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности
Регистрация карточек документов в соответствии с ГСДОУ
Исключение ошибок в оформлении документов
Сокращение числа бумажных документов, переход на безбумажный документооборот
Проект внедрения включает в себя следующие виды работ:
Обследование организационной структуры предприятия, выявление основных процессов, потоков документов, центров ввода и обработки документов, создание схемы движения документов;
Составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов
Разработка технического задания на настройку системы делопроизводства
Адаптация инструкций пользователей
Адаптация автоматизированной системы на основе информации, полученной на этапе обследования
Установка и настройка программного обеспечения
Проведение тестирования и опытной эксплуатации программы делопроизводства
Окончательная настройка системы с учетом замечаний, выявленных во время опытной эксплуатации
Обучение администраторов и пользователей работе
Сопровождение эксплуатации системы делопроизводства и техподдержка