Функции системы автоматизации делопроизводства

Автоматизация делопроизводства преследует в первую очередь обеспечение оперативности и сокращение ошибок в работе с документами, а так же снижение времени на рутинные операции, такие как регистрация, учёт, поиск и т.д.. Кроме этого возникает желание сократить количество бумажных документов. Для решения перечисленных задач автоматизированная система делопроизводства должна содержать необходимый набор функций электронного документооборота :

• Создание и учёт регистрационных карточек документов

• Работа с вложениями, поддержка версионности файлов

• Регистрация документов

• Согласование документов

• Рассылка документов с внесением отметок об ознакомлении

• Выдача резолюций и контроль исполнения документов

• Сканирование, распознавание и штрихкодирование

• Ведение журналов (на контроле, на регистрации и др.) с настройкой фильтров

• Атрибутный и полнотекстовый поиск карточек документов

• Формирование бланков документов для печати и экспорта

• Формирование отчетов

• Списание документа в дело

• Ведение номенклатуры дел организации

• Электронный архив документов

  • Учёт мест хранения документов

  • Учёт сроков хранения документов

Система автоматизации делопроизводства ESCOM.BPM так же содержит следующие дополнительные сервисы, расширяющие её возможности:

• Замещение сотрудников при работе с документами и поручениями 

• Поддержка электронно-цифровой подписи

• Формирование уведомлений и напоминаний участникам процессов

• Маршрутизация электронных документов

• Контроль сроков исполнения 

Маршрутизация документов

Для комплексной автоматизации делопроизводства в системе для большинства документов предусмотрена возможность автоматизации полного жизненного цикла документа. Для этого в программе у каждого вида документа есть свой маршрут, имеющий графическую блок схему, определяющую состав и последовательность этапов обработки документа, сотрудников, учавствующих в процессе (Роли процесса), и различные автоматизированные процедуры и проверки, которые выполняются в ходе исполнения процесса.

Все маршруты документов могут быть настроены в интегрированной в систему среде визуальной разработки процессов документооборота.

Роли процесса - это пользователи или группы пользователей, которым предоставляются определённые права доступа на выполнение работы с документом  на протяжении всего жизненного цикла. В программе имеются следующие Роли:

Название роли	Стандартные права доступа
Инициатор	Тот, кто создал в системе делопроизводства новую карточку документа. Права доступа на создание карточек ограничены. Указывает согласующих лиц и отправляет проект документа на электронное согласование.
Регистратор	Тот, кто имеет право зарегистрировать документ в системе. Как только документ будет зарегистрирован автоматически в его карточку будет записана фамилия сотрудника, выполнившего регистрацию.
Согласующие	Сотрудники, участники процесса электронного согласования документа. Процесс согласования предусмотрен для "Организационно-распорядительных", "Исходящих" и "Внутренних" документов, а так же для "Протоколов совещаний"
Утверждающий	Сотрудник, которому будет доставлен документ на подпись. Он так же может внести резолюцию по исполнению документа.
Исполнители и соисполнители	Сотрудники, которым направляется зарегистрированный и подписаннный документ для исполнения. Исполнители указываются в карточках резолюций
Контролёр	Обеспечивает контроль исполнения документа. Контролёр указывается в карточке документа. По отдельным резолюциям можно назначить другого контролёра.
Архивариус	Управляет документом в электронном архиве.

Состав Ролей и их права доступа можно настраивать. Можно добавлять роли, усложнять логику процесса или наооборот, упрощать процесс, убирая из него лишние этапы, действия, роли.

В системе имеется возможность выполнять замещение одного сотрудника другим на время его отсутствия или постоянно.