Консолидация данных по категориям

Консолидация данных по категориям производится, если данные исходных областей не упорядочены, но имеют одни и те же заголовки. Этот способ целесообразно использовать для консолидации данных листов, имеющих разную структуру, но одинаковые заголовки.

Осуществляется также, как и консолидация данных по расположению за добавлением следующего: в наборе флажков Использовать в качестве имен установить флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков.

Однако следует убедиться в следующем:

1. заголовки строк или столбцов были включены в исходные области;

2. в диалоговом окне Консолидация установлены флажки В верхней строке, или В левом столбце, или оба флага одновременно;

3. заголовки категорий одинаковы во всех областях (включая регистр букв). Например, заголовки «Ср. за год» и «Средний за год» различаются и не будут объединены в таблице консолидации;

4. категории, которые не нужно включать в таблицу консолидации, имеют заголовки, которые появляются только в одной исходной области.

Изменение итоговой таблицы консолидации данных

После создания итоговой таблицы с помощью команды Консолидация можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем, чтобы данные области назначения автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях.

1. Добавление области данных в итоговую таблицу

Если при консолидации не создавались связи с исходными данными, можно добавить новые исходные области и пересчитать данные в области назначения. Для этого:

1. укажите верхнюю левую ячейку существующей итоговой таблицы;

2. выберите команду Консолидация в меню Данные;

3. укажите поле Ссылка;

4. если лист, содержащий новый источник данных, является текущим, выделите на нем исходную область;

5. нажмите кнопку Добавить;

6. чтобы пересчитать итоговую таблицу, нажмите кнопку OK.

Чтобы сохранить новый набор исходных областей без пересчета итоговой таблицы, нажмите кнопку Закрыть.

Если были созданы связи с исходными областями, удалите итоговую таблицу, а затем удалите структуру, если она существует на листе.

2. Изменение области данных в итоговой таблице

Если при консолидации не создавались связи с исходными данными, можно изменить исходные области и пересчитать данные в области назначения. Для этого:

1. укажите левую верхнюю ячейку существующей итоговой таблицы;

2. выберите команду Консолидация в меню Данные;

3. в списке Список диапазонов укажите исходную область, которую следует изменить;

4. внесите изменения в выбранную область в поле Ссылка;

5. нажмите кнопку Добавить;

6. если старая ссылка не нужна, укажите ее в списке Список диапазонов, а затем нажмите кнопку Удалить;

7. чтобы пересчитать итоговую таблицу, нажмите кнопку OK.

Чтобы сохранить новый набор исходных областей без пересчета итоговой таблицы, нажмите кнопку Закрыть.

Если связи с исходными областями были созданы, удалите итоговую таблицу, а затем удалите структуру.

3. Удаление области данных из итоговой таблицы

1. укажите верхнюю левую ячейку существующей итоговой таблицы;

2. выберите команду Консолидация в меню Данные;

3. в списке Список диапазонов укажите исходную область, которую следует удалить;

4. нажмите кнопку Удалить;

5. чтобы пересчитать итоговую таблицу, нажмите кнопку OK.

Чтобы сохранить новый набор исходных областей без пересчета итоговой таблицы, нажмите кнопку Закрыть.

4. Создание связей итоговой таблицы с исходными данными

Если на листе, содержащем область назначения, уже существует структура или этот лист использовался ранее для консолидации данных со связями, удалите структуру перед созданием новых связей:

1. укажите верхнюю левую ячейку существующей итоговой таблицы;

2. выберите команду Консолидация в меню Данные;

3. установите флажок Создавать связи с исходными данными.

Задание к самостоятельной работе.

1. На двух листах создать аналогичные по структуре таблицы с результатами сдачи сессии двумя разными студенческими группами (в каждой группе по 10 человек).

2. Выполнить консолидацию введенных данных тремя описанными способами, помещая каждый раз результат на отдельный лист и именуя его соответствующим образом. При консолидации решать задачу определения среднего, максимального и минимального баллов по каждой дисциплине. При этом создавать связи с исходными таблицами.

3. Выполнить изменения некоторых данных в исходных таблицам и отследить изменение результирующих данных в итоговых таблицах.

4. Показать результат преподавателю.

Контрольные вопросы.

1. Для чего используется консолидация?

2. Какие виды консолидации таблиц вы знаете? Опишите кратко каждую из них.