Алгоритм створення нової таблиці

1. На закладці Таблицы натиснути кнопку Создать, а у списку, де запропоновано різні способи створення таблиць, слід вибрати Конструктор і натиснути Ок;

2. У режимі Конструктора таблиць ввести імена полів, їхні типи і властивості, а також визначити ключові поля;

3. Зберегти таблицю у файлі бази даних, вказавши її ім'я;

4. Перейти в режим таблиці, натиснувши кнопку Вид на стандартній панелі інструментів;

5. Внести у таблицю необхідні дані;

6. Закрити режим таблиці.

В ікно конструктора таблиць складається з двох частин (рис. 2).

Верхня частина є таблицею, в якій обов'язково потрібно заповнити стовпці Имя поля і Тип данных відповідно до запланованої структури таблиці. При цьому імена полів вводять вручну, а тип даних для кожного введеного поля Access автоматично позначає як текстовий. Щоб встановити інший тип даних, слід перейти у клітинку з назвою типу. В клітинці з'явиться кнопка перегляду переліку, що містить всі доступні типи даних. Переглянувши перелік, слід вибрати потрібний тип.

Рис. 2

Типи даних субд Access

Тип даних	Види даних	Максимальний розмір даних
Текстовий	Текст – набір символів	255 символів
MEMO	Опис	До 8 кбайтів
Числовий (Числовой)	Числа, окрім грошових позначень	8 байтів
Грошовий (Денежный)	Значення валют (використовується для уникання округлень при обчисленнях)	8 байтів: до 15 символів у цілій частині і до 4 – у дробовій
Дата/час (Дата/время)	Дата і час	8 байтів
Лічильник (Счетчик)	Автоматична вставка чисел арифметичної прогресії з кроком 1 у внесенні запису	4 байти
Логічний (Логический)	Одне з двох значень Так/Hi, або True/False, або Вкл/Викл.	1біт
Об'єкт OLE	Об'єкт, створений іншою програмою за протоколом OLE	До 1 Гбайта

Крім імені і типу, поле таблиці може мати низку властивостей, перелік яких можна проглянути або встановити в нижній частині режиму Конструктора таблиць. Для роботи з властивостями певного поля потрібно попередньо активізувати це поле у верхній частині Конструктора.

Основними властивостями полів є: розмір поля, формат поля, значення за замовчуванням, умова на значення, повідомлення про помилку, обов'язкове поле, порожні рядки, індексоване поле.

Всі прізвища в нашій БД будуть різними, тому єдине поле таблиці «Прізвище» – слід зробити ключовим. Для визначення ключового поля потрібно виділити відповідний йому рядок у верхній частині Конструктора таблиць і натиснути на панелі інструментів кнопку Ключевое поле. При цьому зліва назви поля з'являється зображення ключа.

Ключове поле – одне або кілька полів, комбінація значень яких однозначно визначає кожен запис у таблиці. Наприклад, номер телефону, номер паспорту, код книжки в бібліотеці. За даними такого поля значно збільшується швидкість пошуку потрібних інформації БД.

Після створення структури таблиці необхідно зберегти її на диску під потрібним ім'ям.

Для внесення даних до таблиці потрібно перейти з режиму Конструктора до режиму таблиці. Це можна зробити такими способами:

• за допомогою кнопки Вид на стандартній панелі інструментів;

• вибрати потрібну таблицю закладки Таблицы, і натиснути кнопку Открыть.

• виконавши подвійний клік на потрібній таблиці, назва якої міститься режимі закладки Таблицы (рис. 3).

Рис. 3

На екрані з'явиться режим таблиці виду, до якої заносять інформацію про визначені об'єкти. Дані, які вносять у записи таблиці, відразу записуються на диск, тому нема потреби у зберіганні проміжних результатів заповнення таблиці.