- •0202 «Право и организация социального обеспечения»
- •0603 «Финансы»
- •Пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
- •Пояснительная записка
- •Приложение 1
- •Типология и основные характеристики Словарь нормативных терминов и определений
- •Ф о р м а т б у м а г и для оформления документов по госТу 9327-60
- •Классификация документов
- •Функция документов:
- •Требования к бланкам документов и оформлению документов
- •Образцы бланков документов
- •Реквизиты документов – гост р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- •Приложение: бланки расположения реквизитов – схемы № 1 и № 2 гост р 6.30-2003 содержит 30 реквизитов:
- •Примерный перечень документов, подлежащих утверждению
- •Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать*
- •Схемы расположения реквизитов документов
- •Тема: Понятие делопроизводства, его составные части, формы и значение.
- •Герб рф наименование организации приказ
- •Структура текста
- •Протокол педсовета
- •Наименование предприятия протокол
- •(Должности, фамилии, инициалы)
- •(Должности, фамилии, инициалы)
- •Слушали:
- •Слушали: ... (п.2 оформляется так же, как п.1)
- •25.01.2003 № 81/501-3 Авралов а.А. Авралов
- •Документация по личному составу
- •Реквизиты документа (заявления)
- •Подпись
- •Оформление личных дел для сотрудников.
- •Наименование организации
- •Трудовой договор
- •00.00.0000 Г. Челябинск №_______
- •Анкета – резюме
- •(Годы учебы, полное название учебного заведения, специальность, квалификация согласно диплому)
- •(Пользователя, программиста, администратора)
- •Рекомендательное письмо
- •Перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты
- •Инструкция по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты
- •По учету кадров Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № т-1) Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № т- 1а)
- •Личная карточка работника (форма № т-2) Личная карточка государственного служащего (форма № т-2гс)
- •Штатное расписание (форма № т-3)
- •Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № т-4)
- •Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № т-5) Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу
- •График отпусков (форма № т- 7)
- •Командировочное удостоверение (форма № т-10)
- •Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № т-10а)
- •Приказ (распоряжение) о поощрении работника (4юрма № т- 11) Приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № т-11а)
- •Лицевой счет (форма № т-54) Лицевой счет (сет) (форма № т-54а)
- •Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № т-60)
- •Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № т-61)
- •Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы (форма № т- 73)
- •О приеме работника на работу
- •О приеме работников на работу
- •Личная карточка работника
- •1. Общие сведения
- •1. Фамилия___________________________ имя __________________ отчество__________________________
- •III. Прием на работу и перевод на другую работу
- •IV. Аттестация
- •V. Повышение квалификации
- •VI. Профессиональная переподготовка
- •Х. Дополнительные сведения
- •XI. Основания увольнения _________________________________________________________________
- •На «_____»____________________ 20 ___ года
- •О переводе работника на другую работу
- •О переводе работников на другую работу
- •О предоставлении отпуска работнику
- •Вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и др.)
- •О предоставлении отпуска работникам
- •О прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
- •О прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками
- •О направлении работника в командировку
- •О направлении работников в командировку
- •Для направления в командировку и отчет о его выполнении
- •О поощрении работника
- •О поощрении работников
- •Учета использования рабочего времени и расчета заработной платы условные обозначения
- •Печать с оборотом. Подписи печатать на обороте.
- •Унифицированная форма № т-54
- •Унифицированная форма № т-54а
- •О предоставлении отпуска работнику
- •Расчет оплаты отпуска
- •При прекращении действия трудового договора (контракта) с работником
- •Расчет оплаты отпуска
- •Расчет выплат
- •О приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы
- •Тестовое задание по теме «Реквизиты орд и правила их оформления» Вариант 1
- •Тестовое задание по теме «Реквизиты орд и правила их оформления» Вариант 2
- •Основная литература
- •Дополнительная литература:
Росздрав
Государственное образовательное учреждение
«ЧЕЛЯБИНСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»
ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ
Учебно-методическое пособие
Специальности: 0201 «Правоведение»
0202 «Право и организация социального обеспечения»
0603 «Финансы»
Челябинск,
2004 год
Пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления»
Рассмотрено на заседании ЦК специальных дисциплин № ____
от «___» ____________ 2004г.
Одобрено Методическим советом техникума
Авторы: Жакова Л.П. – преподаватель юридического техникума
Белоусова Н.В. – преподаватель юридического техникума
Редактор Прусова В.Д. – председатель специального цикла.
Рецензент Дерина В.Н. – начальник пенсионного управления Пенсионного Фонда РФ по Металлургическому району г. Челябинска
Пояснительная записка
Методическое пособие по дисциплине «Документационное обеспечение управления» составлено в соответствии с программой по требованиям стандарта подготовки выпускников по специальностям: 0201 «Правоведение», 0202 «Право и организация социального обеспечения» и 0603 «Финансы».
Данное пособие переработано в соответствии с новым ГОСТом Р6.30-2003 и дополнено новыми образцами документов и пополнено содержание теоретических знаний..
Учебно-методическое пособие составлено для студентов юридического техникума и предусматривает дистанционное обучение для студентов заочного обучения.
Приложение 1
Д О К У М Е Н Т Ы:
Типология и основные характеристики Словарь нормативных терминов и определений
|
Любая сфера научно-практической деятельности предполагает наличие профессионального языка, основанного на специфической терминологии. Более того, нормативно установленная терминология напрямую отражает степень развития данной научно-практической области. Все это относится и к информационно-документационной сфере деятельности. |
Настоящий словарь содержит термины и определения документа, его основных категорий, свойств, а также форм организации работы с документами. Его цель – раскрыть основные понятия данной сферы деятельности в удобной для специалистов форме. Словарь составлен на основе нормативной терминологической базы, которая на данный момент представлена, в основном, в государственных стандартах.
При работе над словарем были использованы:
Федеральный Закон об информации, информатизации и защите информации, 20 февраля 1995г.;
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения;
ГОСТ 7.0-84. Библиографическая деятельность: Основные термины и определения;
ГОСТ 7.9-95. Реферат и аннотация: Общие требования;
ГОСТ 7.27-80. Научно-информационная деятельность: Основные термины и определения;
ГОСТ 7.48-90. Консервация документов: Основные термины и определения;
ГОСТ 7.60-90. Издания. Основные виды. Термины и определения;
ГОСТ 7.69-95 (ИСО 5127-11-83). Аудиовизуальные документы: Основные термины и определения.
Термины, представленные в словаре приведены в алфавитном порядке. Указания на тематически и логически связанные термины, определения которых также даны в настоящем словаре, сделаны в форме перекрестных ссылок. Термины, на которые сделаны ссылки (за исключением часто используемых терминов «Документ» и «Информация») выделены курсивом. В некоторых случаях для более детальной характеристики понятий после определений даны в круглых скобках примеры.
Формулировки терминов и определений полностью соответствуют тексту первоисточников. Лишь в редких случаях были допущены незначительные редакционные отклонения, не искажающие научное и юридическое толкование.
АННОТАЦИЯ – краткая характеристика документа, его части или группы документов с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. См. также: библиографическая запись.
АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.
АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий изобразительную, звуковую, а также текстовую информацию. См. также: видеодокумент, кинодокумент, текстовой документ.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ЗАПИСЬ – элемент библиографической информации, содержащий организованные по определенным правилам сведения о документе, его части или группе документов, и зафиксированный в документальной форме. См. также: аннотация, библиографическое описание, реферат.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКАЯ ИНФОРМАЦИЯ – информация о документах, создаваемая в целях оповещения о документах, их поиска, рекомендации и пропаганды. См. также: библиографическая запись, вторичный документ, информация.
БИБЛИОГРАФИЧЕСКОЕ ОПИСАНИЕ – совокупность конкретных сведений о документе, приведенных по установленным правилам и предназначенных для его идентификации и общей характеристики. См. также: библиографическая запись.
ВИД ДОКУМЕНТА – принадлежность документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения. (Инструкция по делопроизводству, листок по учету кадров, приказ по личному составу и др.)
ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА – изображение документа на экране монитора.
ВИДЕОДОКУМЕНТ – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную посредством видеозвукозаписи.
ВНЕШНИЕ ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления. См. также: оформление документа.
ВТОРИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, являющийся результатом анализа и обобщения одного или нескольких первичных документов. См. также: библиографическая информация.
ГРАФИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени.
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВ-ЛЕНИЯ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. См. также: организация работы с документами.
ДОКУМЕНТ (ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
ДОКУМЕНТ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
ДОКУМЕНТ НА МИКРОФОРМЕ – фотодокумент на пленочном или другом носителе, который для изготовления и использования требует увеличения при помощи микрографической техники. (Микрокарта, микрофильм, микрофиша).
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ – запись информации на различных носителях по установленным правилам. См. также: делопроизводство, оформление документа.
ДОКУМЕНТООБОРОТ – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. См. также: организация работы с документами.
ДУБЛЕТНЫЙ ДОКУМЕНТ – один из экземпляров копии документа.
ДУБЛИКАТ ДОКУМЕНТА – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
ИЗДАНИЕ – документ, предназначенный для распространения содержавшийся в нем информации, прошедшей редакционно-издательскую обработку, полученный печатанием или теснением, полиграфически самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения.
ИЗОБРАЗИТЕЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта. См. также: графический документ, фотодокумент, кинодокумент.
ИНФОРМАЦИЯ – сведения о лицах, предметах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. См. также: библиографическая информация, документ (документированная информация).
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ – применение содержащейся в документах информации в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан. См. также: организация работы с документами.
КИНОДОКУМЕНТ – изобразительный или аудиовизуальный документ на пленочном носителе, содержащий зафиксированные посредством кинематографической техники предметы в виде последовательно расположенных фотографических изображений (кадров), а в звуковом кинофильме – также звуковую информацию.
КИНОФИЛЬМ – кинодокумент, представляющий собой последовательность фотографических изображений (кадров), объединенных общим сюжетом и предназначенных для воспроизведения на экране при помощи проецирования.
КОНФИДИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, доступ к которому ограничивается в соответствии с законодательством.
КОПИЯ ДОКУМЕНТА – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. См. также: дублетный документ, заверенная копия документа.
МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.
НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ – материальный объект, используемый для закрепления на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ – обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет. См. также: хранение документов.
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, созданный юридическим и физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. См. также: делопроизводство, служебный документ.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
ПЕРВИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий исходную информацию. См. также: вторичный документ.
ПИСЬМЕННЫЙ ДОУМЕНТ – текстовый документ, содержащий информацию, зафиксированную любым типом письма. См. также: машинописный документ, рукописный документ.
ПОВРЕЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА – частичная утрата эксплуатационных свойств при нарушении режима хранения и правил использования документа. Для сравнения: старение документа.
ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА – первый или единичный экземпляр официального документа. См. также: подлинный документ, дубликат документа.
ПОДЛИННЫЙ ДОКУМЕНТ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Для сравнения: копия документа. См. также: подлинник документа.
РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА – обязательный элемент оформления официального документа. См. также: оформление документа. (Автор, наименование, заголовок, текст, подпись и др.).
РЕФЕРАТ – краткое изложение содержания документа или его части, включающее основные фактические сведения и выводы, необходимые для первоначального ознакомления с документом и определения целесообразности обращения к нему. См. также: библиографическая запись.
РУКОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся от руки.
СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
СЛУЖЕБНЫЙ ДОКУМЕНТ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации
СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТА – состояние документа, характеризуемое степень удержания эксплуатационных свойств. См. также: обеспечение сохранности документов, унифицированная система документации.
СТАРЕНИЕ ДОКУМЕНТА – изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов. Для сравнения: повреждение документа.
ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированный любым типом письма или любой системой звукозаписи. См. также: аудиовизуальный документ, письменный документ, фонодокумент.
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию необходимую для управления в определенной сфере деятельности. (Унифицированная система организационно-распорядительной документации и др.).
УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ – установление количества и состава документов и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству. См. также: обеспечение сохранности документов.
ФОНОДОКУМЕНТ – документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию. См. также: аудиовизуальный документ, текстовой документ.
ФОТОДОКУМЕНТ – изобразительный документ, содержащий информацию, зафиксированную посредством фотографической техники, предметы в виде отдельных фотоизображений.
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ – обеспечение рационального размещения и сохранности документов. См. также: обеспечение сохранности документов, организация работы с документами.
ЦЕННОСТЬ ДОКУМЕНТА – свойство документа, обуславливающее его культурное, научное, экономическое, политическое значение.
ЭКСПЛУАТАЦИОННЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА – совокупность свойств, характеризующих пригодность документа для использования и постоянного хранения.
ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.