8.2. Ефективне використання робочого часу

Проблема відсутнього часу турбує всіх. За результатами досліджень соціологів зовсім справедливим є твердження: «Часу не вистачає тому, хто не вміє його використовувати» . Час являє собою унікальний ресурс, оскільки, якщо він витрачений без результативно, то таку втрату заповнити неможливо. Керуванням часом - це персональна форма ефективного планування витрат. Суть керування часом полягає у його максимально ефективному використанні.

Виділяють два види непродуктивних витрат робочого часу:

• залежні від працівника - недолік досвіду, недостатній рівень утворення або кваліфікації, неорганізованість і нераціональний розпорядок дня;

• незалежні від працівника - надлишок нарад, виклики до керівництва й очікування прийому, непотрібна звітність; виконання невластивих функцій.

Чітке планування роботи повинне забезпечити ефективність використання робочого часу, що дає можливість керівникові відновити свої сили після роботи для успішного продовження діяльності.

Можна виділити 10 правил ефективної організації часу:

Правило 1. Скласти план дня із вказівкою переліку справ у порядку їхньої важливості. Коли люди витрачають час на планування часу, його стає більше. «Перш ніж переступати за роботу, треба всю її продумати, продумати так, щоб у голові остаточно зложилася модель готової роботи й весь порядок трудових прийомів».

Рекомендується виписати в блокнот справи на день (тиждень) у порядку пріоритетів:

1)  важливі справи (у порядку їхньої важливості)

2)  термінові справи (у порядку їхньої терміновості)

3)  поточні, нетермінові справи (у порядку важливості)

Правило 2. Братися насамперед за важливі і термінові справи. Звичайно 80% часу віднімають справи маловажні, що приносять у скарбничку результативності дня не більше 20%. І, навпаки, з 10 справ завжди найдеться 2-3, зробивши які, людина вже буде задоволений своїм днем. Не варто давати обставинам «зіштовхувати» себе з наміченого шляху. Автори радять переходити до менш важливого й до менш термінових справ, тільки переконавшись, що по справах більше пріоритетним зроблене все можливе.

Правило 3. Сховатися від «поточних справ», усамітнитися хоча б на годину. Кількість звернень до керівника дуже велика. Середній інтервал між контактами - не більше 8 хвилин. Однак якщо врахувати, що значна частина часу йде на наради, ходіння кабінетами і т.д., то в інші періоди ці інтервали є значно меншими. Тому, марно сподіватися на вдумливий розгляд важливих справ, що вимагають значного часу. Якщо у керуючого є секретар або помічник, то вони можуть обмежити його від багатьох дрібних питань. Гарний секретар заощаджує до 30% часу керівника. Практика «закритих дверей» є єдино прийнятною для написання важливого документа, вирішення важливого питання. Для цього необхідно замкнути двері, відключити телефон… Тобто, створити умови для роботи!

Правило 4. Не розпорошуватися, займатися в кожен момент тільки однією справою. Уподібнитися пісочному годиннику, які у кожну мить пропускають через своє звуження тільки одну піщину. Важливо навчитися, пропускати через свою свідомість у кожен момент часу тільки одне питання, і не переходити до іншого, поки не закінчите з цим. «Перескакування» з питання на питання - це марнотратство, оскільки повторне вникання у суть питання вимагає витрат додаткового часу. До того ж, таке «перескакування» швидко втомлює, погіршує якість роботи, збільшує кількість помилкових дій і рішень.

Правило 5. Керівникові не слід робити те, що можуть зробити його підлеглі. Багато керівників звикли розраховувати більше на себе: «Не можу нікому довірити. Усі зроблять не так». Замість цього потрібно самокритично сказати: «Не вмію організувати свою роботу». Але, при цьому необхідно дотримуватись деяких вимог.

Делегування повноважень. При делегуванні повноважень підлеглому передається виконавська відповідальність, а управлінська залишається за керівником. Разом із відповідальністю керівник передає певні повноваження, тобто право приймати рішення та діяти від його особи.

• Максимальна воля в межах компетенції підлеглого.

• Контроль за результатами, а не методів виконання.

• Право на помилку. Всім властиво помилятися. Якщо цього права позбавити підлеглого, то він буде поставлений у гірші, у порівнянні з керівником умови і позбавлений ініціативи.

• Продуманий вибір виконавців. Доручати тому, хто має більші можливості виконати доручення на належному рівні.

• Чіткість завдання. Необхідно подбати про перевірку в тактовній формі того, чи зрозумів співробітник зміст отриманого завдання, вимоги до його виконання.

Правило 6. Оптимізуйте систему контролю. При відсутності контролю, рівень виконавської дисципліни неминуче падає, що в підсумку робить будь-які зусилля керівника марними, а результати його діяльності жалюгідними. Однак і надмірний контроль не годиться. Він забирає багато часу в керівника і надмірний контроль неминуче приводить до зниження ініціативи підлеглих, до звички не робити ні кроку без санкції керівника.

Потрібно знайти золоту середину. Можна скористатися двох ланковою системою:

• систематичний контроль кожного підлеглого здійснювати за ключовими точками (виділити ключові моменти в діях і зобов'язати його регулярно інформувати про їх);

• раз на місяць перевіряти ретельність і відповідальність кожного підлеглого шляхом ревізії виконання їм однієї з його основних функцій, процесів;

Це дозволить скласти об'єктивну думку про роботу співробітника, володіти станом справ, тпідримати стані впевненості підлеглого.

Правило 7. Не примножуйте кількість паперів на столі. Звичайно по 80% паперів можуть бути ухвалені рішення після першого прочитання. Досить лише трішки подумати над кожним із них. Стопки паперів на столі говорять про неорганізованість менеджера і незнанні їм законів психології. Вигляд стола не повинен відволікати від рішення завдань.

Правило 8. Раціоналізувати техніку читання. Найбільш радикальний засіб - освоїти техніку швидкого читання. Це дозволить витрачати на читання документів часу у 3-5 разів менше. Але є й інші способи роботи з документами:

a)  нехай перший перегляд кореспонденції робить секретар і направить її у відповідний підрозділ;

b)  можна доручити готувати для керівника огляди новинок літератури за фаховим спрямуванням менеджера.

Правило 9. Заощаджувати час на нарадах. Наради необхідно збирати тільки при наявності двох умов:

- без неї не обійтися;

- вона підготовлена.

Дуже важливо заздалегідь подбати про те, щоб були підготовлена ціль наради, коло учасників, визначена тривалість, відповідальні.

Правило 10. Використовувати ефект «7 дрібниць»:

1) записувати корисну інформацію, не сподіватися на пам'ять;

2) використати для роботи і читання час очікування прийому у черзі;

3) завжди мати при собі блокнот і ручку;

4) не витрачати час на нарікання із приводу невдач;

5) аналізувати свої звички і недоліки, щоб позбуватися від шкідливих;

6) не вважати, що методи і прийоми Вашої роботи є найкращими;

7) вирішивши сладне завдання, нагородіть себе коротким відпочинком.