Вимоги до керівника при спілкуванні з відвідувачами.

Успішне керівництво нерозривно пов'язано з ефективною комунікацією. Якщо ви не вмієте витягти максимум можливого зі спілкування з людьми, то вам не вдасться змусити їх працювати на повну силу.

Ефективність усної комунікації залежить від ряду факторів, до яких входять, зокрема: підбір слів; стиль спілкування; сигнали підтримки.

Вступаючи в контакт із підлеглими, необхідно стежити за своєю мовою, тому що від того, як говорить керівник залежить те, наскільки точно його будуть розуміти підлеглі. Правильний і літературний стиль мови викликає повагу і привертає увагу до того, що говорять і до теми бесіди.

Незалежно від того, з ким має зустрічатися, керівник завжди повинен:

• уміти пояснити, що він має на увазі;

• контролювати своє спілкування з підлеглими;

• ретельно підбирати слова;

• намагатися зробити свою мову по можливості ясною і впевненою;

Необхідно стежити за жестами, а також вміти вислухати. Співрозмовник має почувати себе зручно, запропонувати сісти.

Одяг і зовнішній вигляд. Хоча і говорять, що проводжають по розуму, але приймають по одягу - ці ж принципи діють і коли людина приходить до вас на прийом. І одяг є однією із найголовніших умов того, наскільки позитивною буде думка людини про вас.

Рокфеллер почав свій бізнес з того, що купив собі на останні гроші дорогий костюм і став членом гольф-клубу.

Поради: Чоловікам можна надягати будь-які костюми неяскравого кольору.

В офіційній обстановці піджак має бути застебнутий. У застебнутому піджаці входять у кабінет, до знайомих, у ресторан, театр, сидять у президії, виступають з доповіддю, але при цьому варто знати, що нижній ґудзик піджака не рекомендується застібати. Розстебнути ґудзики піджака можна на обіді, чи вечері сидячи в кріслі.

Колір чоловічих носків повинний бути в будь-якому випадку темніше, ніж костюм, що створює перехід від кольору костюма до кольору взуття. Лаковане взуття необхідно взувати тільки до смокінга.

Штани повинні бути такої довжини, щоб попереду вони ледве закривали взуття, а позаду повинні доходити до початку каблука.

Сорочка під піджаком повинна бути тільки з довгими рукавами. Не слід одягати нейлонових і трикотажних сорочок.

Комір повинен бути на сантиметр - півтора вище коміра піджака, жилет не занадто короткий, але ні сорочка, ні ремінь не повинні виглядати з-під нього.

У жінок більший вибір щодо фасону одягу і тканини, ніж у чоловіків. Основне правило, якого варто дотримувати при виборі одягу, - це відповідність часу й обставинам. Тому не прийнято приходити на роботу в офіс у розкішних сукнях. Для таких випадків підійде елегантна сукня чи костюм.

Зовнішня обстановка кабінету. Перше, на що звертають увагу підлеглі, які приходять на прийом до керівника, - це зовнішня обстановка приміщення, в якому працює керівник. Від того, який вигляд має ваш кабінет, часто залежать результати вашої співбесіди.

Правильно зі смаком спланований кабінет, допомагає створити сприятливе середовище для прийому підлеглих. Під час прийому відвідувача не слід займатися іншими справами, якщо вам необхідно закінчити розмову по телефону або з іншим працівником, завжди необхідно вибачитись. Підлеглого необхідно вислухати до кінця і не переривати його, в разі потреби допоможіть викласти думку. Дайте зрозуміти, що ви настроєні доброзичливо; пам'ятайте, що привітність, ввічливість, чемність, посмішка, стриманість повинні бути основними елементами вашої поведінки; не намагайтеся робити записи, коли він викладає своє прохання, оскільки це не сприяє довірчій, відвертій бесіді; вислухавши відвідувача, задайте йому питання, що стосуються суті справи, фактів, деталей, обставин, і при цьому зробіть замітки.

Крім того:

• ніколи не починайте свою відповідь з вказівок на недоліки і суперечності, з критики; починати треба з того, що найбільше цікавить співрозмовника, у чому найбільш вірогідна згода;

• не беріться за розв'язання проблем, які вам нав'язують, до яких ви байдужі, вважаєте їх другорядними;

• якщо проблема, яка турбує відвідувача, виходить за межі вашої компетенції, направте його у відповідну організацію або до потрібного йому працівника, підкажіть шляхи розв'язання проблеми;

• намагайтеся відмовляти тактовно, проте твердо щодо будь-яких прохань або вимог, які не відповідають вашим цілям і завданням;

• чітко сформулюйте причину відмови;

• не відмовляйтесь від якось сказаних слів і відданих наказів, якими б неприємними наслідками це не загрожувало; зізнайтесь у помилці, якщо її припустилися, не шукайте винних;

• не допускайте нетактовності й тим більше грубості щодо себе, своєї організації, предмету розмови, своїх колег.