4.2. Оформление иллюстративных материалов

Любая форма выпускной квалификационной работы предполагает или, по крайней мере, не исключает использования иллюстративных материалов. Общие принципы использования в текстах учебно-исследовательских работ иллюстративных материалов сформулированы в стандарте ГОСТ 7.32 – 2001. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления: Межгосударственный стандарт.

Иллюстративные материалы, используемые в квалификационной работе, помогают всесторонне представить промежуточные и окончательные результаты, делают текст более наглядным, способствуют его быстрому и глубокому пониманию. В зависимости от характера иллюстрируемых данных применяемые средства иллюстрирования могут иметь различную природу, возможности и сложность. Рассмотрим наиболее вероятные средства иллюстрирования, применение которых в текстах квалификационных работ выпускников-документоведов оправдано и эффективно.

Текстовые иллюстрации. При выполнении работ по документной лингвистике, при цитировании нормативно-правовых источников, в других необходимых случаях использование текстовых иллюстраций является удобным и рациональным способом аргументации, защиты положений, введения в языковые особенности исследуемого материала. Используя текстовые иллюстрации, необходимо выполнить ряд условий:

во-первых, надо обратить внимание на правильное и однородное в пределах всего текста работы оформление текстовых фрагментов-иллюстраций;

во-вторых, необходимо тщательно выверить текстовые иллюстрации по источнику;

в-третьих, нужно определить оптимальный размер иллюстративного материала, не перегружая текст и в то же время исключая иллюстративную недостаточность привлечением слишком коротких фрагментов. Значительные по объему иллюстративные текстовые материалы целесообразно выносить в приложения, оформляя в тексте необходимую ссылку.

Схемы. Изображение устройства, процесса, системы в самых общих чертах, отражая лишь принципиальные для рассуждения компоненты этих объектов, называется схемой. Чаще всего в работах по документоведению схемы используются для иллюстрации связей, отношений, документных потоков, функциональных, административных, документных структур. Достоинствами схем является их наглядность, относительная простота. Часто схемы, использующие основные графические фигуры – окружности, треугольники, прямоугольники, различные виды стрелок, сопровождаются надписями, включаемыми в схему и способствующими ее более эффективной работе в составе квалификационной работы. В работах по документоведению схемы могут использоваться как в основном разделе текста, в главах и частях, так и в заключении в качестве обобщающей графической модели какого-либо документного процесса, исследуемого выпускником. Схемы могут иметь различный уровень внутренней детализации, в каждом отдельном случае особенности этих иллюстративных компонентов должны обсуждаться и оптимизироваться взаимными усилиями научного руководителя и дипломника. Обобщающая итоговая схема может служить основой защитного слова, произносимого выпускником на заседании ГАК. Приведем пример схемы, используемой в работе по документоведению, ДОУ и документной лингвистике.

Рис. 1. Общая схема коммуникации с документной формой сообщений.

получатель

документ в

канале

цель

источник

отправитель

помеха

Обратим внимание на то обстоятельство, что схемы в тексте должны иметь последовательную нумерацию и подпись, поясняющую, что изображено с помощью этого иллюстративного элемента. В тех случаях, когда для каких-либо целей используется стандартная графика создания схем, не допускаются отступления и неоправданные авторские схематические вольности.

Таблицы. Под таблицей понимают совокупность количественных или качественных данных, представленных в определенной системе, разнесенных по графам – составляющим таблицы – и сгруппированным в виде столбцов и строк. Таблицы системно используются в текстах, предполагающих представление шкалированной, систематизированной, внутренне расчленяемой или классифицированной по разным признакам информации. Таблицы, как известный способ обобщенного представления данных, организованы в виде маркированных и объединенных систем столбцов и строк, формирующих информационную матрицу. Матричный принцип построения таблиц обеспечивает возможность нахождения необходимой информации по двум взаимосвязанным признакам; табличные текстовые компоненты такого вида служат эффективным средством при осуществлении следующих аналитико-синтетических операций: обобщенном систематизированном представлении взаимосвязанных данных, отражении обзорных данных, сравнительном и сопоставительном анализе. При подготовке таблиц необходимо кроме тривиальных технических операций обеспечить совместимость данных, а также соблюсти непротиворечивость систем размерности и прозрачность в характере их отношений с вербальными фрагментами исследовательской работы. Табличные компоненты должны быть удобны для пользования, информативны с точки зрения презентации данных, функциональны. Ниже приведены примеры таблиц, содержащих систематизированные количественные и качественные данные.

Рис. 2. Пример таблицы, представляющей систематизированные количественные данные исследования документных текстов.

Функциональная отнесенность текстов	Средние значения частот Ǚi
	Г	С	П
Тексты деловых писем	568,8	1882,4	631,0
Тексты организационно-распорядительных документов	368,2	2522,8	451,0
Тексты договорных документов	510,6	2550,4	422,4
Научные тексты (документирование управленческой деятельности)	621,8	2069,8	861,0
Научные тексты (лингвистика)	560,4	2095,6	602,8
Технические тексты	531,4	1982,8	530,0

Таблица. Средние выборочные частоты реализации частей речи в документных текстах.

Рис 3. Пример таблицы, представляющей систематизированные качественные данные исследования документных текстов.

Текстовая функция КФ	Условный инвариант КФ	Речевые реализации КФ
Просьба … Благодарность … Сожаление	Прошу Вас… Благодарю Вас… К сожалению…	Прошу Вас… Сообщаю Вам и прошу… Убедительно прошу… Прошу принять меры… Незамедлительно просим Вас… Мы благодарны Вам… Выражаем вам глубокую признательность… Наша искренняя признательность… С чувством глубокой признательности… От всей души благодарю Вас… К нашему сожалению… К большому сожалению… Очень жаль, но…

Таблица. Инициальные клишированные формулы (КФ) и их документные реализации

Иногда используются логические таблицы принятия решений. Они наиболее полезны при анализе совокупностей возможных вариантов в условиях реализации последовательности операций. Логические таблицы могут помочь в оптимизации выбора решения (управленческого, экономического, поведенческого и пр.), отражают последовательность принятия решений или развитие исследовательского или производственного процесса в условиях разнонаправленных сложных факторов.

В составе текстов курсовых и дипломных работ / проектов могут использоваться разные виды таблиц. Выбор формы таблицы, уровень ее сложности, позиция в составе текста, пояснения к таблице – все эти и другие особенности включения таблиц в текст исследовательской работы должны обсуждаться в процессе консультаций с руководителем исследования.

Реализация таблиц в текстах курсовых и дипломных работ/ проектов позволяет не только обобщить какие-то сведения, компактно представить их в табличной форме, но и отразить взаимосвязи между количественными или качественными особенностями исследуемого материала. Таблицы не только расширяют спектр описательных средств исследовательской работы, но и усиливают аргументационную базу сообщения, содержащегося в тексте, кроме того, этот вид текстовых средств является графическим коррелятом рассуждения как процесса, важность которого в исследовательской деятельности очевидна. Использование таблиц позволяет в компактной форме представить количественные и качественные результаты исходных данных, промежуточных и окончательных результатов исследования. Таблица обобщающего характера может входить в заключение курсовой или дипломной работы, однако ее содержание требует обязательного комментирования.

Графики. Основное назначение – показывать зависимость изменения одного ряда величин от изменения значений другого ряда величин. Вторая возможность графиков – с помощью графической кривой отражать зависимость одного ряда величин от изменения другого ряда величин, демонстрируя при этом поведением самой кривой некий закон, в соответствии с которыми взаимодействуют отражаемые на графике величины. График обязательно предполагает его анализ и комментарий. Поведение кривой должно быть объяснено, этот раздел исследовательской работы представляет, как правило, особую ценность и демонстрирует способности студента к наблюдению сложных взаимозависимых процессов, имеющих количественные параметры. Документные тексты, процессы документирования и обработки документных данных, реализация технологии ДОУ включают широкий круг составляющих, интерпретация которых возможна в количественной форме. При этом изменения одних количественных показателей (аргумент) влекут за собой изменения каких-то иных количественных данных (функция). Ниже приведен пример графика, содержащего сведения о некоторых закономерностях, выявленных при исследовании документных текстов.

Рис. 4. Пример графика

График. Экспериментально-типологические кривые динамики реализации лексем в документных текстах (ряд 1 – художественные тексты; ряд 2 – тексты научно-технических документов; ряд 3 – тексты распорядительных документов).

Дополнительные графические материалы в составе текста исследовательской работы. Тема курсовой или дипломной работы, особенности исследуемого материала, специфика применяемых методов могут обусловить применение других иллюстративных материалов, например, фотодокументов. Велика вероятности использования этих средств при обращении к историческим аспектам развития наук, входящих в круг интересов документоведа. Возможно использование символики, широко применяемой в логике – диаграмм Венна. Они позволяют представить данные, разбитые на множества, отношения между этими множествами могут быть различными с логической точки зрения.

В качестве иллюстративных средств дипломных и курсовых работ / проектов могут выступать графы и иерархические древесные структуры. Наиболее вероятно их использование при отражении синтаксиса документных текстов или при отражении линейных отношений между классами различных групп, получаемых при классификации и систематизации или при интерпретации цепочечных связей между группами объектов или последовательностями действий. Например, при исследовании семантических групп компонентов, участвующих в документных процессах или при рассмотрении структур предприятий, внедряющих системы ДОУ.

Основные требования к иллюстративным материалам курсовых и дипломных работ / проектов независимо от особенностей выбранных средств иллюстрирования:

1. Наличие обобщающих или иллюстрирующих качеств.

2. Ясность и однозначность отражения количественных или качественных данных.

3. Стилевая уместность и интерпретируемость.

4. Оптимальность позиции в тексте работы.

5. Наличие комментариев, объяснения, анализа.

6. Соответствие вербальным разделам работы; возможность интерпретации сведений в устной форме.

Если иллюстративные материалы имеют итоговый, обобщающий характер, они должны быть включены в презентационные материалы, используемые в процессе защиты исследовательской работы. В этом случае иллюстративные материалы представляют собой опорный символьный блок, на основе которого представляются как промежуточные, так и итоговые результаты исследовательской деятельности.