13. Макрокоманди та макроси

Основний набір засобів для створення баз даних в середовищі Microsoft Access, який був розглянутий на попередніх лекціях, орієнтований на користувачів, які не повною мірою володіють мовами програмування. Для програмістів, до розглянутих засобів надаються макроси – невеличкі програми на мові макрокоманд системи Microsoft Access і модулі – процедури на мові Visual Basic for Application (VBA). За їх допомогою можна істотно розширити функціональні можливості створюваного вами додатка і настроювати його на потреби конкретних користувачів.

13.1. Використання макросів в базі даних Microsoft Access

При обробці даних досить часто доводиться виконувати довгі послідовності дій. Однак будь-які дії, операції, можуть бути записані у вигляді макрокоманд. Виклик макрокоманд призводить до виконання послідовності раніше описаних дій.

Застосування макрокоманд дозволяє автоматизувати різні повторювані процеси, такі як заповнення бази даних, виконання запитів, відкриття різних об'єктів тощо. За допомогою макросів, можна виконати практично усі дії над об’єктами Microsoft Access, які були розглянуті раніше. Істотною особливістю Microsoft Access, порівняно з Microsoft Word і Microsoft Excel, є можливість за допомогою макросів і модулів VBA визначати реакцію додатка на різноманітні дії в формах і звітах, такі як натиснення кнопок, зміна даних, відкриття і закриття формі звітів тощо.

Макрокоманда – послідовність операцій, записаних у вигляді інструкцій на спеціальній мові. Набір макрокоманд в Microsoft Access доволі широкий, за допомогою макросів можна реалізувати багато з того, що дозволяють зробити процедури на VBA. Кожна макрокоманда має певне ім’я і один, або декілька аргументів, які задаються користувачем. Наприклад, при використанні макрокоманди „Відкрити форму”, як аргументи необхідно задати ім’я форми, що відкривається і режим її виведення на екран.

Макрос – структура, що складається з однієї, або декількох макрокоманд, які виконуються послідовно, або у порядку, який відповідає певним умовам.

Використання макросів обумовлено тим, що їх легко створювати і для цього не потрібно вивчати синтаксис мови програмування. Як буде показано нижче, для створення макросу потрібно лише знати основні прийоми роботи в Microsoft Access і Windows, такі як перетягування об’єктів з вікна „Бази даних”, в спеціальні вікно – „Конструктор макросів”, вибір дії зі списку і уведення виразів в якості аргументів макрокоманди.

Таким чином, основне призначення макросів – це створення зручного інтерфейсу додатка: щоб форми і звіти відкривались при натисканні кнопок у формі або на панелі інструментів, або ж звичним вибором команди меню; щоб при відкритті додатка користувач бачив на екрані не вікно бази даних, наповнене безліччю таблиць, запитів, форм і звітів, а конкретну зрозумілу форму, за допомогою якої можна було б відразу здійснювати бажані дії. За допомогою макросів можна створювати зручні меню і панелі інструментів для додатків.

Однак, використання макросів має і певні недоліки:

 можливості макрокоманд обмежені порівняно з можливостями мови VBA. Тому у ряді випадків, без програмування на VBA не обійтись, хоча спочатку потрібна впевненість, що ці додаткові можливості дійсно потрібні. Мова VBA надає більш широкі можливості для роботи з даними, дозволяє використовувати механізм програмування об’єктів для зв’язку з іншими додатками, викликати функції з бібліотек динамічного завантаження (DDL) Windows і створювати спеціалізовані функції;

 макроси можна використовувати практично усюди, де використовуються процедури VBA, однак процедури VBA, зазвичай, виконуються швидше;

 макроси є об’єктами, що існують окремо від форм і звітів, в яких вони використовуються, тому коли цих об’єктів стає дуже багато, їх підтримка стає достатньо скрутною.

Процедури обробки подій на VBA, використовувані в формах і звітах, є невід’ємною частиною цих форм і звітів, і в цьому є свої переваги. Наприклад, при перенесенні форм і звітів з однієї бази даних в іншу, з ними автоматично переноситься зв’язані процедури.

Незважаючи на вищевикладене, у багатьох випадках використання макросів цілком виправдано, тому що це істотно спрощує і прискорює розробку додатка. Їх можна використовувати при створенні багато користувальницьких, або додатків типу „клієнт-сервер”, де швидкість роботи додатка критична, необхідно застосовувати VBA.