2) Определить цели участия фирмы в работе выставки.

Выставочная деятельность должна быть четко определена необходимостью решения основных маркетинговых задач фирмы:

- поиск новых рынков;

- расширение числа покупателей;

- внедрение нового товара на рынок;

- поиск новых посредников;

- позиционирование своей продукции относительно товаров конкурентов;

- определение спроса на новый товар;

- формирование благоприятного имиджа фирмы;

- интенсификация рекламы нового товара;

- непосредственный сбыт продукции.

3) Выбор конкретной выставки.

Правильный выбор конкретной выставки для участия фирмы определяет значительную долю успеха в достижении указанных целей: эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей фирмы по следующим направлениям:

- время и место проведения выставки;

- авторитет выставки на целевом рынке;

- численный и качественный состав участников и посетителей;

- уровень деловой активности на последней выставки (количество заключенных договоров);

- тарифы на выставочные услуги;

- разработка чернового варианта сметы;

- окончательное решение вопроса: участие в какой из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей.

4) Подготовительно-организационный период.

После того как выбор сделан в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии. Параллельно решаются следующие организационные вопросы:

- определение концепции и объема участия фирмы в обеспечении участия в работе выставки;

- отбор и подготовка персонала (стендисты);

- разработка планов коммерческой работы;

- выбор посредника для оказания услуг в обеспечении участия в выставке;

- определение размеров выставочных площадей, материальных и финансовых ресурсов;

- заключение контракта на выставочные услуги (бланковый договор);

- решение вопросов страхования экспонатов и сотрудников.

5) Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке.

- отбор образцов продукции, которые будут демонстрироваться;

- разработка стендов фирмы;

- генеральная компоновка экспозиции фирмы.

Выставочная площадка фирмы-участницы условно разбивается на три основных зоны:

1 Публичная – самая большая по площади, на которой находятся экспонаты;

2 Рабочая – место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками;

3 Служебная – вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, сувениров.

6) Работа в ходе функционирования выставки.

Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30 % всех средств, расходуемых на маркетинговые коммуникации. Причем для предприятий, производящих товары индивидуального потребления, этот показатель составляет несколько ниже (около 5-10 %), а для производителей средств производства – выше (30-35 %).

7) Подведение итогов участия фирмы в работе выставки.

В первую очередь это касается анализа достижения целей участия, изучения объективных показателей:

- количество посетителей, которые осмотрели экспозицию фирмы;

- объем заключенных контрактов;

- налаживание новых каналов распределения.

Также ответственным моментом является анализ эффективности расходования средств на участие фирмы в выставке. По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей, количество посетителей стенда, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет.

Подводится итог выставки. Коммерческие успехи анализируются по количеству заключенных на продажу или поставку договоров. По окончании каждой выставки должна составляться записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке и мероприятия по их разрешению.