Нормативно-методическая база

Состав и виды кадровой документации

Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников.

В состав кадровой документации входят следующие документы:

• трудовой договор (контракт);

• приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма № Т-1);

• личная карточка (форма № Т-2);

• учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

• приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

• приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №);

• табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13);

• табель учета использования рабочего времени и расчета зара­ботной платы (форма № Т-12);

• личные заявления работников предприятия.

Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, собы­тиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации» относятся к категории конфиденциальной информации.

Учет кадров - одна из основных функций, выполняемых службой кадров. В различные периоды существования Россий­ского государства для реализации этой функции составлялись различные по составу, названиям, форме и содержанию кадровые документы. В настоящее время примерный комплекс кадровых документов, оформляющих учет кадров, условно можно разделить на две группы:

1. документы, непосредственно предназначенные для учета кадров (автоматизированных):

• личная карточка формы Т-2;

• карточка фотирмы Т-4;

• личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему;

• журнал принимаемых и увольняемых работников и др.;

2. Документы, участвующие в процессе учета кадров, но для которых эта функция не является основной:

• приказы;

• заявления;

• штатное расписание;

• структура и штатная численность;

• трудовые договоры (контракты) и др.

Систематизация, хранение и уничтожение кадровой документации.

Автоматизированная систематизация кадровых документов также как и традиционная систематизация кадровых документов содержит данные о численности персонала, сведения о должностях и заработной плате, а также фиксируют все движение персонала.

Чтобы можно было легко ориентироваться в таком значительном массиве данных, его необходимо систематизировать. Для систематизации кадровых документов была разрабатывается номенклатура, и делается опись, где обязательно должна применяться компьютеризация. Номенклатура в процессе систематизации кадровых документов помогает оптимизировать работу с документами уволенных сотрудников, вести учет принятых в течение года работников, а также отслеживать выплаты ушедшим на пенсию или в декретный отпуск. Пользователями этой информации являются не только сотрудники отдела кадров, но также и бухгалтерия, и высшее руководство.

Формирование номенклатуры дел проводится в течение всего делопроизводственного года, в ходе чего она наполняется заголовками дел, созданных за отчетный период. В дела заносятся организационно-распорядительные документы, плановые и отчетные, а также прочие документы, связанные с условиями организации и оплаты труда на предприятии.

Структура номенклатуры составляется заранее, обычно в последнем квартале предыдущего года. В качестве разделов номенклатуры чаще всего используют названия структурных подразделений. Ответственный сотрудник отдела кадров согласовывает проект номенклатуры с работниками архивной службы, если таковая имеется в организации, а затем подписывает у руководителя кадровой службы.

При систематизации кадровых документов и составлении номенклатуры дел следует учитывать следующие условия:

• Оформление. Номенклатура дел составляется в виде таблицы с такими графами, как: «индекс дела», «заголовок дела», «Кол-во дел (томов, частей)», «Срок хранения», «Примечания».

• Точное отражение информации. Заголовки дел должны быть краткими и отражать свое содержание. Например: «Документы (планы, списки, доклады и др.) о проведении курсов повышения квалификации».

• Идентификация. Индекс каждого дела должен содержать порядковый номер дела, а также часть индекса соответствующего ему структурного подразделения.

Окончательное заполнение номенклатуры дел происходит в конце года. На данном этапе составляется общая сводная номенклатура дел организации, частью которой являются дела кадровой службы. Общая номенклатура скрепляется итоговой записью с подписью ответственных лиц.

Хранение кадровой документации

Многие документы по личному составу имеют дли­тельный срок хранения и подлежат особому учету. Чаще всего ведутся журналы:

• учета приказов о приеме, переводе, увольнении - ведется по годам и является документом долговремен­ного хранения (75 лет);

• учета приказов о командировании - ведется по годам и имеет срок хранения 5 лет;

• учета трудовых книжек и вкладышей к ним - имеет срок хранения 75 лет;

• учета личных дел - имеет срок хранения 75 лет.

Уничтожение кадровой документации

Все кадровые документы, имеющие кратковременный срок хранения (до 10 лет), м уогут быть уничтожены по ис­течении одного календарного года после окончания срока их хранения. Эти документы не сдаются в архив, а уничтожаются сотрудниками, ответственными за ведение кадровой документации, на основании акта о выделении дел к уничтожению, имеющего типовую форму.

Работа с автоматизированными системами помогает в управление производством, выявления недостатков и прогнозирование будущего.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №26.

3. Текстовый редактор MS Word.

Написание математических формул.

Экзаменационный билет № 27

1. Современное состояние отечественного делопроизводства.

Происшедшие события 1917 года привели к полному слому государственного аппарата и зарождению принципиально новых устоев в сфере управления и делопроизводства в частности.

Фактически от власти были отстранены помещики, дворяне, купечество. Для работы в советских учреждениях были привлечены люди (рабочие, солдаты и т.д.), не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. На своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть.

Общественно-политическая и научная жизнь России 20-х гг. изобилует противоречиями. С одной стороны, пресекается деятельность видных ученных, с другой – активно и успешно работает несколько вполне самостоятельных школ управленческой мысли (Гостев А.К., Керженцев П.М., Богданов А.А. и др.). Организуются исследования в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, выходят важные нормативно-методические документы в сфере документационного обеспечения управления (ДОУ), создается целая сеть общественных организаций, институтов и лабораторий.

Для координации работы по НОТ в масштабах страны в декабре 1923г. образован Совет НОТ, производства и управления, 1 января 1925г. – Оргстрой, в феврале 1926г. – Государственный институт техники управления (ИТУ). В 1931г. ИТУ изданы «Общие правила документации и документооборота», где аккумулирован передовой практический опыт, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученных. Основным исполнительным органом должен стать секретариат. К сожалению, «Правила» не были доработаны по отзывам учреждений. ИТУ ликвидировали в 1932г.

Кабинетом стандартизации ИТУ разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизовались материалы в делопроизводстве – бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.

В июле 1918г. сформированы центральные и местные органы статистики. В декабре 1926г. проведена Всесоюзная перепись населения. В бухгалтерской документации широко используется опыт царской России и западноевропейских стран.

Конституция 1936г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов. Эти нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.

Отсутствие единого методического центра по координированию работ в области и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций потребовали решения проблемы концентрации научных сил и организационного оформления. В 1941г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике. Однако практической реализации выдвинутой совещанием программы помешала Великая отечественная война.

Вопросы документационного обеспечения управления после окончания войны были оттеснены на второй план. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления произошло в начале 60-х гг.

Особенно остро отставание нашей страны по управлению выявилось в 80- 90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математической базы привели к внедрению развитых стран Запада управленческой деятельности новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса». Но это не умаляет достижений отечественной науки в области управления.

В июне 1960г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и административно- управленческого аппарата.

В 1966г. учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1988г. утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГС ДОУ), созданы новые ГОСТы на управленческие документы и на унифицированные системы документации. Отсутствие стройной теории и четкой программы информатизации сдерживают решение прикладных вопросов.

Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.

Сегодня системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД), позволяют автоматизировать основные процедуры делопроизводства предприятия, охватывают процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля их исполнения и коллективной работы над документами и предназначены для эффективного управления современным предприятием. Быстрый темп развития экономики создает высокую востребованность САДЭД предприятиями.

В разнообразии предложений на рынке САДЭД, возникает вопрос, какую систему выбрать потребителю, чем они отличаются друг от друга, как их систематизировать. Системы, можно характеризовать по ряду критерий:

• функционалу,

• производителю,

• используемым технологиям.

Каждый потребитель САДЭД желает получить в свое пользование идеальный в своем внешнем и внутреннем содержании продукт. Система должна удовлетворять требованиям не только конкретных пользователей, ежедневно работающих с ней на своем рабочем месте, но и администраторов, которым придется ее налаживать и обслуживать в дальнейшем, а также бухгалтеров и управленческий персонал, одним словом тех, кто принимает решения и выделяет средства на покупку и внедрение систем.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №27.

2. Организация оперативного хранения документов . Порядок передачи документов в архив организации.

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия в электронном виде. Данный вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки и электронные копии с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования. Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов, копий, дел, электронных копий и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Порядок передачи документов в архив организации (электронный).

Подготовка документов к передаче на хранение в архив федерального органа исполнительной власти включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел производится также как традиционным методом.

Для этого производится:

• Экспертиза ценности документов;

• Подготовка и передача документов в архив.

Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через 3 года после их завершения в делопроизводстве.

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи ответственного лица за архив и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №27.

3. Текстовый редактор MS Word.

Панель инструментов WordArt.

Продемонстрировать с предложением «Группа 35Т – АРХИВИСТЫ!»

Экзаменационный билет № 28

1. Типология документов. Свойства, функции и признаки документа.

Типология документа — это отнесение его к определенному типу по совокупности признаков.

Свойства документов, электронных документов.

Документ имеет две сущности — информационную и материаль­ную, которые и определяют его свойства — информативные и эксп­луатационные.

Информативное свойство документа — это его способность пере­давать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, ее доступность, и другие.

К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям — механическим, световым, биологическим, небла­гоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от матери­ального носителя и средств письма.

Функции документа

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

• информационные функции;

• функции, обеспечивающие процесс управления;

• функции, носящие культурно-исторический характер.

• информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

Информационная функция обусловлена тем, что в документе происходит материализация информации и она присуща всем без исключения документам, независимо от способа их изготовления и носителя информации, так как необходимость фиксировать информацию - причина появления любого документа.

1. Важнейшей информацией, которую содержит документ, является социальная, т.е. информация о процессах, происходящих в обществе. Это позволяет выделить социальную функцию документа в качестве его самостоятельной функции.

2. Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

3. Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.

Функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

1. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения.

2. В правовой функции документ выступает как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, предприятия, организации. Правовая функция документа выражается в фиксации, закреплении и применении правовых норм и правоотношений.

3. Учетная функция документа характеризует, прежде всего, количественную сторону содержащейся в документе информации.

Функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника)

1. Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

2. Документ также выполняет функцию исторического источника. Эта функция документа изучается такими науками, как источниковедение и дипломатика, исследующими документ через анализ его формы и содержания, происхождения, авторства, языка, материала, на котором документ изготовлен.

Признаки документа. С целью создания возможности для проведения унификации и стандартизации документов проведена их классификация по определенным признакам

По способу изготовления документы

• Письменные

• Технические

• Фоно, аудио, акустические документы

• Кинодокументы

• Фотодокументы

• Видеодокументы

По ценности содержания

• Научные

• Исторические

• Оперативные и т.д.

По назначению

• Документы для фиксации событий (протокол)

• Документы для передачи информации (письма)

• Документы для выполнения основных задач

По стадиям создания

• Черновик

• Беловик

• Подлинник

• Копия

• Отпуск

• Дубликат

• Выписка

• Автограф

По срокам хранения

• Документы постоянного бессрочного срока хранения

• Документы длительного срока хранения

• Документы временного срока хранения до 10 лет

По степени гласности

• Обычные

• Секретные

По юридической силе

• Документы подлинные (действующие и недействующие)

• Документы подложные

По способу изложения материала

• Примерные

• Типовые

• Индивидуальные

По роду деятельности

• УС ОРД

• УС банковской документации

• УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской организации

• УС отчетно-статистической документации

• УС документации по труду

• УС внешнеторговой документации

• УС пенсионного фонда РФ

По форме

• Индивидуальные

• Трафаретные

• Табличные

• Текстовые

• Анкетные и т.д.

По происхождению

• Именные

• Служебные

По срокам изготовления

• Срочные

• Несрочные

По месту составления

• Внутренние

• Внешние

• Входящие

• Исходящие

Способы документирования

Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Древнейшим способом фиксации информации является руко­писное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей маши­ны возник и достаточно быстро стал повсеместно применяться машинописный способ создания документов. В течение XX в. механическая пишущая машина постоянно совершенствовалась за счет появления новых моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машин раз­личного назначения.

С изобретением телефона и телеграфа в конце XIX в. возникла возможность передачи информации по каналам связи, что привело к появлению новых видов документов - телеграммы, телефоно­граммы, которые фиксировали информацию, переданную этими техническими средствами. В конце XX в. с появлением и распро­странением факсимильных аппаратов к этим документам приба­вилась факсограмма.

В 1980-е гг. началось внедрение в управленческую деятельность персональных компьютеров. Очень быстро они стали основным способом документирования, применяемым повсеместно различными управленческими системами. Основным способом получения данных из компьютера является вывод на принтерную печать. Все типы при­меняемых принтеров являются в настоящее время основным способом получения документов на бумажной основе.

По мере распространения локальных сетей, объединяющих отдельные компьютеры в единую систему обработки информа­ции, все большее распространение получает электронная почта, позволяющая передавать текстовые сообщения, графические, фо­тографические изображения, звуковые и видеофайлы.

Таким образом, современное документирование включает ис­пользование всех перечисленных способов фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим способом документирования на сегодняшний день является принтерная или машинописная печать. Однако такие документы, как заявле­ния, объяснительные записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Способ фиксации информации определяет выбор средств до­кументирования, которые подразделяют:

• на простые (карандаш, ручка);

• механические (пишущие машины);

• электромеханические (магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника);

• электронные (электронные пишущие машины, персональные компьютеры).

В зависимости от применяемых средств документирования раз­личают несколько способов документирования: текстовое; кино-, фото-, фоно-, видеодокументирование; электронное.

Материальные носители информации

Первоначально носители документов в различных странах были достаточно разнообразны, и их выбор определялся уровнем разви­тия современных технологий и доступностью тех или иных материа­лов.

В Египте наиболее распространенным материалом для письма был папирус — прообраз современной бумаги. Его изобретение от­носят к 30 веку до н. э. Листы изготовляли из стеблей растения папирус.

Примерно в III веке до н. э. был изобретен пергамент — особо обработанная кожа молодых животных (в основном телячья).

Стоимость пергамента была очень велика из-за трудоемкости ра­бот по специальной выделке кожи. Пергаментные листы были плот­ными и жесткими, в основном стягивались переплетом с металли­ческими застежками. Благодаря своей прочности этот материал ис­пользовался для письма в течение почти 18 веков.

Первоначальная бумага из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и др.) появляется во II веке н. э. в Китае. Растер­тые в воде растения затем пропитывались животным клеем, суши­лись на воздухе и прессовались.

В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья и называлась она тряпичной бумагой. Тря­пичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца XVIII века.

С середины XIX века в Европе начали использовать более деше­вую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). С этого периода и по наше время документы на бумажных носителях являются самыми распространенными.

С появлением новых технических возможностей, техно­логий и материалов в начале XX века стали создаваться документы на принципиально новых носителях. Это кинофильмы, диафиль­мы, диапозитивы, фонограммы, грампластинки, фотодокументы. Содержащуюся на них информацию стали воспроизводить с помо­щью различных технических средств. Все эти документы в целом называются кинофотофонодокументами.

Новейшими материальными носителями условно считаются та­кие, которые требуют для нанесения и воспроизведения информа­ции новых технических средств. К ним относят микрографические документы (микрофильм, микрофиша, микрокарта), магнитные до­кументы (аудио- и видеокассета, магнитный диск), оптические до­кументы (СD-диск, DVD-диск, магнитооптический диск).

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №28.

2. Единицы учета электронных документов.

Электронный документ: Документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническим средством. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

За единицу учета электронных документов принимается единица хранения или комплект единиц хранения с записью файла или нескольких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительная документация.

За единицу хранения электронного документа принимается физически обособленный носитель (жесткий диск, компакт-диск и другие современные носители) с сопроводительной документацией.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №28.

3. Текстовый редактор MS Word.

Создание оглавлений. Какие действия необходимо выполнить при создании заголовков в документе, если планируется автоматически создать его оглавление?

Экзаменационный билет № 29

1. Способы документирования. Материальные носители информации.

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы ведут записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.) Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

Фотокино–видеодокументирование

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они, благодаря точности, наглядности, имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях

Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Материальные носители информации

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях информации делят на:

документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски); документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация, с которых считывается с помощью лазерного луча (CD–ROM, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски);

документы на голографических носителях информации (голограммы).

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №29.

2. Архивы - субъекты информационных процессов.

Субъект обычно определяется как источник активности, направленной на объект, носитель предметно-практической деятельности и познания.

Любой субъект является целостным, т.е. системой, но чтобы система могла быть источником активности (субъектом), необходимо и достаточно одновременное соблюдение трёх условий:

• Система должна быть способной в своих представлениях отделять себя от внешнего мира, других субъектов (всякая система ограничена, но далеко не всякая может сама устанавливать свои границы);

• Система должна иметь собственный (уникальный) внутренний мир, свои (субъективные) представления;

• Система должна быть способной взаимодействовать с миром и с другими субъектами.

Эти три условия являются условиями существования любого субъекта, поэтому они определяют все его инвариантные свойства. Без выполнения любого из этих условий невозможно в полной мере выполнение двух других и само существование субъекта как источника активности. В то, же время, любая система, в которой одновременно выполняются все три условия, может быть источником активности, следовательно, является субъектом. Выполнение этих трёх условий приводит прежде всего к тому, что система становится информационно обособленной, у системы (субъекта) формируется своё семантическое пространство, сфера внутренних информационных процессов. Это основное инвариантное свойство любого субъекта.

Происходящие в России процессы, связанные с развитием информационного общества, реформированием Российской академии наук и ее учреждений, повышением интереса к истории науки и обучению ставят задачу организации высокоэффективной информационной системы поиска документной информации. Архивы представляют собой особую информационную систему и выступают в качестве субъектов информационных процессов.

Архивная сеть России насчитывает более 40 научных и образовательных архивов. Существенная часть комплекса архивных документов по российской науки и обучающему процессу сосредоточена в Архиве Российской академии наук и его Санкт-Петербургском филиале. Кроме того, часть этого комплекса хранится в научных архивах 15 региональных отделений и научных центров РАН и 9 научно-отраслевых архивах, других высших учебных заведениях. Проблема централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской академии наук в полном масштабе и объеме пока не решена. Главной причиной такого положения является низкая эффективность применяемых традиционных учетных технологий.

Основной целью информатизации архивных учреждений Российской академии наук является создание принципиально новой системы организации работ, направленных на повышение эффективности всех видов деятельности архивов на основе информационно-телекоммуникационных технологий и в результате формирования качественно новой информационной среды.

Осуществление информатизации архивной системы РАН требует проведения комплекса мероприятий, направленных на организационную, научную, методическую, кадровую, материальную поддержку проводимых работ. Конкретное содержание каждого из направлений, этапы их реализации должны составить Концепцию и Программу информатизации архивов России.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №29.

3. Текстовый редактор MS Word.

Вычисления в таблицах. Какую команду нужно выполнить, чтобы произвести вычисления в таблицах.

Экзаменационный билет № 30

1. Общие требования к составлению и оформлению документов. Формуляр и реквизиты документа.

Документами называют соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственные операции, правовые отношения, действия юридических лиц или отдельных граждан. Документ создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видео записи.

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование – посредством подготовки различных планов; учет- в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской документации; контроль- путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Документ является одним из средств укрепления законности и контроля.

Требования к составлению и оформлению документов

Важное место в делопроизводстве занимают правила и требования составления и оформления документов, которые закреплены в ДСТУ 4163-2003.

Документы изготавливают на бумаге форматом А4 (210×297мм) и А5 (148×210 мм) с продольным или угловым расположением реквизитов. Составление документов на бумаге произвольного формата не допускается.

Количество реквизитов разное и определяется документом, его видом и содержанием. ДСТУ устанавливает максимальный набор реквизитов (32) и порядок их расположения.

Совокупность реквизитов, расположенных в установленной последовательности, называют формуляром. Каждый вид документа должен иметь свой формуляр.

Формуляр – образец, единая модель образования комплекса документов, которая устанавливает совокупность реквизитов, присущих документам этого комплекса.

В документах, оформленных машинописным способом, реквизиты должны быть расположены в пределах, которые устанавливает формуляр-образец: левое поле – 30 мм; правое – 10 мм, верхнее и нижнее 20 мм.

Текст документов печатают с полуторным межстрочным интервалом на бумаге формата А4, с одинарным – на бумаге формата А5.

При изготовлении документов с помощью компьютерной техники используется шрифт размером 12-14 печатных пунктов.

Лист бумаги на котором заранее воспроизводится постоянная информация называется бланком.

Он может быть заранее отпечатан в типографии, а при использовании ПЭВМ бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке конкретного документа.

Каждое учреждение, предприятие, организация (с оборотом превышающим 200 ед. в год) должны иметь два вида бланков:

для служебных писем;

общий бланк для других видов ОРД.

Требования к оформлению реквизитов. Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появился профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТе на термины и определения реквизитом документа называется "обязательный элемент оформления официального документа"22. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Помимо реквизитов документ могут характеризовать и такие признаки, как оригинальность и копийность, подлинность и подложность, физическое состояние документа, формат бумаги, способ изготовления документа и т.д.

Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и нормативных актах. Например, для паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

Когда в 1920-е годы у нас в стране начались работы по унификации и стандартизации документов, были разработаны первые государственные стандарты на документы, касавшиеся их формы и размещения реквизитов. Эти стандарты действовали до начала 1940-х годов. Вновь работа по стандартизации документов возобновилась у нас в стране в 1960-е годы.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей модели построения документов. Такие графические модели или схемы построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются реквизиты документов и устанавливаются границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец на конструкционной сетке, соответствующей параметрам пишущих машин и расположенной на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении сдокументом, применить метод однократной записи.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №30.

2. Порядок распространения архивной информации.

Основными принципами использования документов Архивного фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность ее поиска, получения и использования.

Для полноценного раскрытия темы необходимо решение следующих задач:

• Определение направлений использования архивных документов;

• Постановка целей использования архивных документов;

• Характеристика форм использования документов.

При написании работы использовались различные источники и литература.

Источники можно разделить на несколько групп:

• нормативно-правовые акты (Федеральные законы, Постановления Правительства РФ);

• нормативно-методические документы (Правила);

Использование документов Архивного фонда Российской Федерации,хранящихся в государственных и ведомственных архивах, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации",который в статье26 указывает,что «пользователь архивными документами имеет право использовать,передавать,распространять информацию,содержащуюся в предоставленных ему архивных документах,а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом».

Федеральный закон "Об информации,информационных технологиях и защите информации" обеспечивает право на доступ к информации.«Граждане и организации вправе осуществлять поиск и получение любой информации в любых формах и из любых источников при условии соблюдения требований, установленных Федеральным законом и другими Федеральными законами. Гражданин имеет право на получение от государственных органов, органов местного самоуправления, их должностных лиц в порядке, установленном законодательством РФ, информации, непосредственно затрагивающей его права и свободы».

Постановление Правительства РФ «О федеральной целевой программе«Культура России (2001-2005 годы)» среди других не менее значимых целей выделяет сохранение культурного наследия России, Архивного фонда Российской Федерации, его эффективное использование.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №30.

3. Техника машинописи на ПК.

Освоение клавиатуры ПК. Основная позиция. Зоны пальцев.

Экзаменационный билет № 31

1. Особенности языка и стиля служебных документов.

Официально-деловой стиль — функциональный стиль речи, среда речевого общения в сфере официальных отношений: в сфере правовых отношений и управления. Эта сфера охватывает международные отношения, юриспруденцию, экономику, военную отрасль, сферу рекламы, общение в официальных учреждениях, правительственную деятельность, область секретарского дела, служебную деятельность.

Подстили:

• законодательный (используется в сфере управления государством, проявляется волентативность функции);

• административно-канцелярский (ведение личных деловых бумаг, документов учреждения, подчеркивает характер административных отношений - кредиты, авансы);

• дипломатический подстиль ( на международном уровне, отношения между правительством и дипломатами).