4 Учетные регистры и формы бухгалтерского учета
4.1 Регистры бухгалтерского учета
Под техникой бухгалтерского учета понимается способ его ведения, т. е. способ регистрации учетной информации, осуществляемый вручную или с использованием средств автоматизации с применением учетных регистров. Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их. Содержание регистров внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, за разглашение которой соответствующие лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.
Итак, все хозяйственные операции отражаются в учетных регистрах. Они ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных карточках, в виде машинограмм, а также на машинных носителях информации. При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации. Формы регистров разрабатываются и рекомендуются Министерством финансов РФ, органами, которым федеральными законами предоставлено право регулирования бухгалтерского учета, или федеральными органами исполнительной власти, а также организациями при соблюдении ими общих методических принципов бухгалтерского учета.
Учетные регистры - это таблицы специальной формы, предназначенные для регистрации хозяйственных операций. Они разделяются по внешнему виду, объему содержания операций, характеру записей и строению (рисунок 1).
Рисунок 1 - Классификация учетных регистров
4.2 Формы бухгалтерского учета
Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Для учетной регистрации используются в разных сочетаниях книги, карточки, журналы-ордера, ведомости и отдельные листы, записи в которых могут производиться в различной последовательности. Все это приводит к образованию разнородных форм бухгалтерского учета.
Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.
Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:
- взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;
- последовательность и способы записей в учетные регистры;
- степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.
В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета:
1) мемориально-ордерная;
2) журнально-ордерная;
3) журнал-главная;
4) упрощенная (для малых предприятий);
5) автоматизированная (в условиях компьютерной обработки данных).
Автоматизированная форма (в условиях компьютерной обработки данных) бухгалтерского учета применяется при наличии персональных компьютеров и специальных бухгалтерских программ.
В основе таблично автоматизированной формы учета заложен главный элемент метода бухгалтерского учета – документы. Группировка и обобщение учетной информации проводится с помощью вычислительных машин и компьютеров.
В результате от вычислительного центра бухгалтерия получает регистры различного содержания соответствующие ж-о, ведомостям, книгам, карточкам и т. д.
Автоматизированная форма ведения бухгалтерского учета предусматривает следующий порядок записей (рисунок 2).
Рисунок 2 - Схема бухгалтерского учета по автоматизированной форме