СЕКТОР ДЕЙСТВЕННОСТИ ДОКУМЕНТА согласно ГОСТ Р 52292–2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – часть социальной среды, в которой приняты (признаны) установленные (явно или неявно, формально или неформально) требования к документу.

До сих пор ведутся дискуссии относительно сущности и содер­жания понятия «информация», причем диапазон различий мне­ний чрезвычайно широк, единая точка зрения до настоящего времени не выработана. В энциклопедическом словаре 1988 года издания (с. 409) дается такое определение: «Информация (от лат. informatio -- разъяснение, изложение) -- первоначально сведе­ния, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом; с середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, авто­матом и автоматом; обмен сигналами в животном и растительном мире; передачу признаков от клетки к клетке, от организма к орга­низму...; одно из понятий кибернетики».

СЛАЙД 2 В настоящее время существуют два основных подхода к опреде­лению информации:

• философско-методологический (атрибутивный), утверждающий, что поскольку неорганической природе также присуще универсальное свойство отражения, а отражение связано с пере­дачей информации, то информация наличествует во всех матери­альных системах как неотъемлемый атрибут материи;

• кибернетический (функциональный), утверждающий, что информация свойственна лишь обществу, живым существам и кибернетическим системам.

В качестве филосовско - методологической основы интерпретации понятия «информация» выбрано понятие «отражение».

СЛАЙД 3 Отражение — это философская категория, обозначающая одно из всеобщих свойств материи (наряду с развитием, движением, пространством, временем и др.), заключающееся в способности адекватно отображать одними реальными объектами других ре­альных объектов [33]. Причем процесс отражения — это процесс такого воздействия (взаимодействия внешнего или внутреннего) одного объекта (отображаемого) на другой (отображающий), в результате которого содержание, структура и (или) особенности отображаемого объекта воспроизводятся в отображаеющем. СЛАЙД 4 Тогда информацию можно интерпретировать как отражение разнообра­зия множества свойств и организованности реального объекта, т.е. воспроизведение разнообразия и организованности одного объекта в другом объекте в результате их взаимодействия. Резуль­тат «передающейся» части отражения представляет собой инфор­мацию, поэтому можно сказать, что информация — это отражен­ное разнообразие и организованность. При этом информация иг­рает пассивную роль (имеет пассивную форму). Информацию так­же можно рассматривать как средство организации и ограниче­ния разнообразия в процессах отражения, т. е. в активной форме.

СЛАЙД 5 Таким образом, информация выступает как диалектическое единство воспроизведения и ограничения разнообразия, воспро­изведения организованности и организации (дезорганизации) реального отображаемого объекта.

СЛАЙД 6 С учетом сказанного под информацией в широком смысле бу­дем понимать результат проявления свойства объектов (процессов) окружающего мате­риального мира порождать разнообразие состояний, которые по­средством отражения передаются от одного объекта к другому (пас­сивная форма), и средство ограничения разнообразия и органи­зации, т.е. управления, дезорганизации и т.п. (активная форма).

Определение информации в широком смысле дано через раз­нообразие и организованность — фундаментальные свойства лю­бых материальных систем. Данные свойства, в свою очередь, мож­но определить с функциональной точки зрения, например через понятия «целесообразность» и «функция». Таким образом, поня­тие «информация» оказывается связанным с понятиями «органи­зация» («энтропия» -- с понятием «дезорганизация») и «цель», что особенно важно для процессов управления. СЛАЙД 7 Отсюда следует, что при управлении наибольшее значение имеют активные фор­мы проявления информации, поскольку они являются причиной изменения состава, структуры и свойств (параметров) любой си­стемы управления [24].

СЛАЙД8 Анализ видов проявления и роли информации в управлении про­цессами различной физической природы позволяет определить ос­новополагающие свойства информации (общие для всех ее видов):

• связанность с определенной самоорганизующейся системой;

• структуризованность;

• осмысленность — смысл или концепт является инвариантом переработки и преобразования информации; «запоминаемость — информация есть запомненный выбор од­ного варианта из множества возможных;

• иерархичность — информация верхних уровней определяется наличием общего, общесистемного, индивидуального и других тезаурусов, необходимых для ее рецепции или генерации;

• ценность — информация имеет потребителей и поэтому обла­дает определенными ценностью и качеством в смысле тезауруса или цели.

СЛАЙД9 Можно выделить внутреннее качество, присущее собственно информации и сохраняющееся при ее переносе из одной систе­мы в другую, и внешнее качество, присущее информации, на­ходящейся или используемой только в определенной системе [12, 23, 24].

Так как документоведение является по сути методологией документационного обеспечения управления, то в рамках данной дисциплины представляется целесообразным применить к опре­делению понятия «информация» интегральный атрибутивно-фун­кциональный подход [23], учитывающий использование в управ­лении социальными объектами как внутренней (структурной) информации самих объектов системы управления, заключенной в их соответствующих структурах (подсистем, элементов управле­ния, алгоритмов и программ переработки информации), так и внешней (оперативной), главным образом осведомляющей (ин­формационно-справочной) и управляющей (организационно-рас­порядительной), а также научно-технической, технологической, планово-экономической и др.).

Внутренняя (структурная) информация присуща объектам как неживой, так и живой природы естественного и искусственного происхождения. Причем последние (различные предметы и про­изведения, созданные человеком) возникают в виде соответству­ющих структур путем постепенной материализации (объективи­рования) циркулирующей внешней (оперативной) информации в результате целенаправленных управленческих процессов.

Внешняя (оперативная) информация как «передающаяся» часть отражения циркулирует между объектами материального мира и используется в процессах управления только в живой природе и человеческом обществе.

Преемственность этих двух форм информации очевидна и обус­ловлена взаимными переходами. Так, разнообразные объекты мо­гут порождать процессы именно благодаря тому, что в них содер­жится структурная информация, которая при определенных ус­ловиях (при наличии получателя информации и канала связи) может реализоваться во внешнюю. Например, субъект извлекает из объектов неживой природы информацию, включает ее в кон­тур познания и (или) управления. При этом выявляется содержа­ние информации, она приобретает ценность, таким образом происходит раскрытие семантического и прагматического аспектов информации.

СЛАЙД10Поэтому трем основным видам оперативной информации: эле­ментарной, биологической и социальной — можно поставить в соответствие и три крупных класса информационных структур [1]:

• естественно возникшие информационные структуры неорга­нической природы;

• естественно возникшие информационные структуры органической природы;

• искусственные информационные структуры, созданные це­ленаправленной деятельностью человека (так называемая вторая природа, или ноосфера).

Отсюда следует, что с появлением жизни (информационных структур организмов) возникло целенаправленное использование информации организмами для сохранения своей целостности в условиях воздействия окружающей среды, что обусловило даль­нейшее развитие живой материи.

СЛАЙД11Следовательно, эволюция живой природы и становление са­мой высокоорганизованной биологической и социальной струк­туры: человека с его качественно новым уровнем отражения (си­стемой восприятия) — сознанием — способствовали резкому ро­сту внешней информации и взаимообщению людей в процессе их взаимодействия, прежде всего в процессе их трудовой деятельно­сти. Это, в конечном итоге, и привело к появлению человеческо­го общества, которое, в свою очередь, вызвало лавинообразный рост социальной, научно-технической, технологической и дру­гой внешней информации, применяемой в целенаправленной деятельности людей при создании новых искусственных структур (машин, предметов быта, произведений искусства, наук и т.п.), т.е. ноосферы.

2.1.1. Инвариантная иерархическая структура понятия «информация». Информационные отношения

Подойдем к поиску инвариантной структуры понятия инфор­мация с двух позиций: субъективной и объективной.

Сущность субъективной позиции состоит в доказательстве су­ществования инвариантной структуры понятия «информация» относительно воспринимающей системы человека, а объек­тивной — в том, что данный инвариант должен существовать исходя из наблюдаемых свойств объектов как отраженной ин­формации.

Рассмотрим субъективную точку зрения. Не вызывает никаких сомнений тот факт, что понятие «информация» является чрезвы­чайно емким и многоаспектным. Поэтому неслучайно, что у данного понятия имеется множество определений. Тем не менее имен­но благодаря такой вариативности должен существовать некий инвариант этого понятия, обусловленный особенностями систе­мы восприятия человека [5, 6].

Поскольку восприятие человеком информации происходит по определенным устойчивым законам (правилам), то будет естествен­ным предположить, что все созданное руками человека содержит в себе этот устойчивый след информационного инварианта, так как в процессе создания того или иного объекта человеком про­исходит материализация информационного образа этого предме­та, т.е. прежде чем предмет изготавливается материально, он из­готавливается человеком информационно, этот процесс с пол­ным правом можно назвать настоящей информационной техно­логией (ИТ). И в этом смысле все другие существующие на сегод­няшний день ИТ являются производными от нее. Поскольку этот процесс существует, то представляется очевидным, что он дол­жен отвечать требованиям инвариантности (устойчивости), в про­тивном случае информационные процессы, протекающие у человека, носили бы характер не постоянных, а случайных процессов. Таким образом, представляется естественным предположить, что относительно человека должен существовать инвариант понятия «информация», обусловленный наличием у человека восприни­мающей (отражающей) системы.

Поскольку информация об объекте носит вторичный характер и является отражением различных свойств объекта, то естествен­но предположить, что она отражает в той или иной степени инва­риантную иерархическую структуру этого объекта, причем чем полнее она отражает уровни этой структуры, тем более адекват­ной по отношению к наблюдаемому объекту она является.

Слайд12Таким образом, относительно системы восприятия человека существует иерархическая структура понятия «информация», обус­ловленная наличием ее следующих взаимосвязанных инвариант­ных свойств (рис. 2.1) [5]: целевая направленность, прагматиче­ская ценность (проявляющаяся по мере накопления информации), отражение (во времени и пространстве), преобразование (своей формы), взаимодействие (со средой), сохранение (своей целост­ности), наличие материального носителя (как необходимое усло­вие существования), [6]. Эти свойства присутствуют в любом виде информации, которую человек способен воспринять непос­редственно сам либо с помощью искусственно созданных им уст­ройств.

Анализ взаимосвязи инвариантных свойств по­нятия информация позволяет сделать следующие наиболее общие выводы относительно представленной на рис. 2.1 модели.

Первые два свойства (целевой направленности и прагматической ценности) обусловливают существование и характеризуют такое понятие, как «сведения». Свойство целевой направленности ин­формации (сведений) относительно системы восприятия субъек­та обусловлено наличием у последнего жизненно важных потреб­ностей, нуждающихся в удовлетворении, а также ведением им целенаправленной деятельности. Целевая направленность инфор­мации (сведений) обеспечивается ее прагматической ценностью, т.е. возможностью и степенью ее использования в той или иной предметной области для достижения субъектом той или иной цели.

Рис. 2.1. Иерархическая структура взаимосвязанных инвариантных свойств информации, определяющих понятие «информация» относительно сис­темы восприятия человека

Прагматическая ценность информации проявляется по мере ее накопления.

Свойство отражения обеспечивает свойство прагматической ценности сведений посредством их локализации и накопления в данной конкретной точке пространственно-временного контину­ума, пригодной для восприятия субъектом. В противном случае отсутствует сам предмет отражения и соответственно никакой ценности для субъекта он представлять не может.

Остальные нижележащие свойства относятся к понятию «со­общение». Свойство отражения, по сути, позволяет разграничить единое целостное понятие информация на два относительно са­мостоятельных компонента: сведения и сообщения. Свойство от­ражения обеспечивается такими свойствами, как преобразова­ние, — взаимодействие, сохранность и наличие материального носителя, и далее по иерархии аналогично каждое последующее свойство обеспечивается нижележащими по отношению к нему свойствами.

Свойство преобразования сведений в сообщения и обратно пред­полагает наличие соответствующих языков преобразования (ал­фавитов, правил и алгоритмов кодирования) элементов (смыслов, концептов), содержащихся в информационной модели субъек­та сведений в набор знаков сообщения и, наоборот, соответству­ющих алгоритмов декодирования поступившего набора знаков в смысловые элементы, образующие сведения.

Свойство взаимодействия обусловливает наличие соответству­ющих средств, позволяющих его осуществить, а именно источни­ка и приемника сообщений, а также среды, в которой осуществ­ляется их передача.

Свойство сохранности (помехоустойчивости, помехозащищен­ности) обеспечивает сохранение сообщения в ходе его взаимо­действия со средой, а также от возможных ошибок при передаче, допущенных источником или приемником сообщений.

Последнее свойство сообщения (и информации) — наличие материального носителя — является необходимым условием суще­ствования и проявления всех упомянутых свойств.

Между инвариантными свойствами информации, в том числе между сведениями и сообщениями, существуют связи координа­ции. Так, целевая направленность сведения определяет характер и область взаимодействия сообщения при его передаче и, наобо­рот, в зависимости от них возможна коррекция целевой направ­ленности сведений. Прагматическая ценность сведения, в свою очередь, определяет требования к сохранности сообщения, и, наоборот, качество обеспечения сохранности сообщения влияет на прагматическую ценность содержащихся в сообщении сведе­ний.

Свойство отражения в зависимости от физической природы источника и приемника сообщения, а также среды передачи пре­допределяет выбор и использование соответствующего материаль­ного носителя, и, наоборот, свойства конкретного материально­го носителя оказывают влияние на качество отражения.

Представленная модель наглядно передает технологическую последовательность преобразования сведений в сообщения и об­ратно и, следовательно, учитывая ее инвариантный характер, от­ражает основу любых информационных технологий как извест­ных, так и будущих.

Поскольку для человеческого восприятия необходимым усло­вием существования (проявления) информации является нали­чие материального носителя, введем следующее определение [42].

Слайд13Носитель информации — физическое лицо или материальный объект, в том числе физическое поле, в которых информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов.

Из этого определения следует, что материальные объекты — это не только то, что можно увидеть или потрогать, но и физи­ческие поля, а также мозг человека. Кроме того, информация в носителях отображается не только символами (буквами, цифра- ми, знаками), но и образами в виде рисунков, чертежей, схем, других знаковых моделей, сигналами в физических полях, техни­ческими решениями в изделиях, техническими процессами в тех­нологии изготовления продукции.

Таким образом, существующие на сегодняшний день информация применительно к человеческому обществу проявляется в виде [26, 31, 32, 63]:

• Слайд14сведений, запечатленных в организмах в результате отражения движения объектов материального мира и являющихся одной из форм проявления информации;

• сообщений, образуемых организмами в целях обмена сведени­ями с другими организмами, представляющих собой другую фор­му проявления информации.

Нетрудно заметить, что каждое из рассмотренных определе­ний является всего лишь частным случаем одного из двух ранее рассмотренных форм информации: внутренней (структурной) и внешней (оперативной) соответственно.

Мы живем в информационном мире. Все, что мы видим, слы­шим, помним, знаем, переживаем, — это различные формы ин­формации. Совокупность сведений становится знанием лишь по­сле интерпретации их субъектом и включения их в свою инфор­мационную модель окружающей действительности. Следователь­но, информацию в широком смысле можно определить так же, как совокупность знаний об окружающем нас мире. В таком пони­мании информация является важнейшим ресурсом научно-тех­нического и социально-экономического развития общества.

Слайд15 Под информационными ресурсами в широком смысле понимает­ся вся накопленная человечеством информация об окружающей нас действительности, зафиксированная на материальных носи­телях, обеспечивающих ее хранение и передачу во времени и про­странстве между различными потребителями для удовлетворения их потребностей. В отличие от материального и энергетического ресурсов, информационный ресурс не уменьшается при потреб­лении, а накапливается со временем, сравнительно легко и про­сто с помощью технических средств обрабатывается, хранится и передается на значительные расстояния. В зависимости от потре­бителя информационные ресурсы могут быть государственными, информационными ресурсами предприятия (организации) и кон­кретного индивидуума.

Слайд16С понятием информационные ресурсы тесно связано понятие информационная система . Под информационной системой понимается совокупность содержащей­ся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

Как было сказано, в жизни общества информация проявляется в форме сведений и сообщений (содержащих эти сведения), пред­назначенных для их доставки и обмена между элементами соци­ума, которые при этом вступают в информационные отношения.

Под информационными отношениями понимаются регулируемые правом общественные отношения, возникающие в процессе вза­имодействия субъектов в целях удовлетворения своих интересов в обладании необходимой информацией, передаче части имеющейся информации другим субъектам, а также в сохранении в тайне ос­тавшейся части информации.

.

Слайд18 Информация может являться объектом публичных, граждан­ских и иных правовых отношений. Информация может свободно использоваться любым лицом и передаваться одним лицом другому лицу, если федеральными законами не установлены ограниче­ния доступа к информации либо иные требования к порядку ее предоставления или распространения.

Слайд19 Информация в зависимости от категории доступа к ней под­ разделяется на общедоступную информацию, а также на инфор­мацию, доступ к которой ограничен федеральными законами (ин­формация ограниченного доступа).

Слайд20Информация в зависимости от порядка ее предоставления или распространения подразделяется:

• на свободно распространяемую;

• предоставляемую по соглашению лиц, участвующих в соот­ветствующих отношениях;

• подлежащую предоставлению или распространению в соответствии с федеральными законами;

• запрещенную к распространению в Российской Федерации или распространение которой ограничено.

Кроме того, законодательством Российской Федерации могут быть установлены виды информации в зависимости от ее содер­жания или обладателя.

Поскольку регулируемые правом общественные отношения выражаются через информационные посредством фиксации юри­дических фактов в виде сообщений, именуемых документами, то предметом нашего дальнейшего рассмотрения является документ как частный случай сообщения.