- •2. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов.
- •Правила оформления
- •Персональный компьютер в деятельности архивиста. Состав пк.
- •Экзаменационный билет № 5
- •1. Основные принципы информационных и коммуникационных технологий.
- •2. Система распорядительной документации.
- •Вопрос №2. Билет №5.
- •2. Система документации по личному составу. Подсистема организационно-распорядительной документации.
- •Вопрос №2. Билет №6.
- •Вопрос №2. Билет №7.
- •2. Унифицированная система договорно-правовой документации. Виды доверенностей.
- •Реквизиты личной доверенности:
- •2. Унифицированная система претензионно-исковой документации.
- •Исковые заявления
- •Вопрос №2. Билет №9.
- •Использование компьютерных технологий для совершенствования процессов документирования.
- •Вопрос №2. Билет №10.
- •2. Понятие электронный документ. Www (Word Wide Web) – информационная сеть в Интернет.
- •Преимущества использования электронных документов:
- •Вопрос №2. Билет №11.
- •2. Выбор организационной формы работы с документами при создании службы доу организации.
- •2. Задачи и функции службы доу организации. Типовые структуры доу.
- •Типовые структуры доу.
- •2. Должностной и численный состав делопроизводственной службы учреждения. Размещение оборудования рабочих мест служб доу.
- •Размещение, оборудование рабочих мест служб доу.
- •Вопрос №2. Билет №14.
- •2. Характеристика основных нормативных документов, регламентирующих делопроизводство учреждения.
- •Вопрос №2. Билет №15.
- •2. Понятие «документооборот». Правила организации документооборота учреждения.
- •Вопрос №2. Билет №16.
- •Структура информационных технологий
- •Особенности разработки и реализации современных информационных технологий
- •2. Этапы движения и порядок обработки документов.
- •Структура информационных технологий
- •Особенности разработки и реализации современных информационных технологий
- •Вопрос №2. Билет №18.
- •2. Обработка входящих документов.
- •Порядок обработки входящих документов
- •Обработка исходящих документов
Вопрос №2. Билет №18.
2. Обработка входящих документов.
Для обработки входящих документов регламентированы следующие основные процедуры:
экспедиционная обработка;
регистрация;
рассмотрение руководством и выдача резолюции;
ознакомление в структурном подразделении или исполнение;
контроль исполнения.
Контроль исполнения осуществляется сотрудниками канцелярии или секретарем организации и включает:
постановку документов, ход исполне ни я которых надлежит отслеживать, на контроль;
отслеживание ход а исполнение и формирование отчетов для руководства;
снятие исполненных документов с контроля.
Порядок обработки входящих документов
Поступающие в организацию документы попадаю в структурное подразделение канцелярии - экспедицию. Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров к записи установленных сведений о «их в регистрационную ферму. Регистрируете» практически вся входящая корреспонденция, за исключением материалов информационно-справочного характера, присланных для ознакомления, а также газет, журналов, личных писем и поздравительных открыток, т. е, для многих документов регистрационный номер является обязательным реквизитом. Требования, которые должны всегда соблюдаться, это. однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.
Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководст в у.
По результатам рассмотрения поступивших документов выдается резолюция, включающая указания о порядке и характере их исполнения, об ответственном исполнителе и сроках исполнения. Сроки могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение.
Рассмотренные документы направляются через канцелярию назначенному в резолюции ответственному исполнителю- начальнику департамента, управления или отдела, который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже, и т. д.
Ход исполнения некоторых входящих документов (порядка 10 % от общего объема поступающей корреспонденции) подлежит централизованному контролю. Это означает, что выданная руководителем резолюция по исполнению документа заносится сотрудником канцелярии в учетную карточку, т . е. документ ставится на контроль. Затем во время его исполнения в структурном, подразделении сотрудник канцелярии отслеживает состояние дел. Руководство получает от него информацию об исполнении контролируемых документов в форме разнообразных делопроизводственных отчетов.
Когда документ исполнен, его снимают с контроля - вносят в учетную карточку данные о результатах работы с документом и ссылку на номер дела, в которое помещается документ.