Типовые структуры доу.

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отноше­ния между этими подразделениями (подчинение или соподчине­ние), а также между службой и аппаратом управления.

В существующей практике имеет место значительный разно­бой в названиях и внутренней организации служб ДОУ. Напри­мер, в качестве такой службы может выступать секретариат, об­щий отдел, служба документации, отдел делопроизводства, кан­целярия и т. п.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций в Основных положениях ГСДОУ (Государственной системы документационного обеспечения управления) рекомендуется создавать следующие делопроизводственные службы:

• в федеральных органах исполнительной власти - управление делами;

• на различных предприятиях: государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских, высших учебных заведениях - отдел документационного обеспечения или канцелярия;

• в органах местного самоуправления - общий отдел.

Такие службы, как канцелярия и общий отдел, могут состоять из участков, секторов, групп, каждый из которых обеспечивает выполнение тех или иных операций (например, группа учета и регистрации, группа контроля и др.). Другим вариантом структуры службы ДОУ является ведение отдельного участка работы конкретным исполнителем. В этом случае служба ДОУ не будет иметь структурных подразделений.

Каждая типовая структура службы ДОУ имеет особенные, характерные лишь для нее, структурные подразделения.

Управление делами осуществляет контроль и координацию делопроизводства в центральном аппарате и организациях отрасли и имеет следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат, в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемная и секретариаты заместителей министра. Секретариат осуществляет подготовку документов к докладу и организацию работы с документами, поступающими на имя руководства;

• инспекция при министре, осуществляющая контроль за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;

• секретариат коллегии осуществляет подготовку за­седаний коллегии, их техническое и документационное обслуживание;

• канцелярия, в состав которой входят:

• экспедиция, выполняющая прием и обработку поступающих документов, упаковку и обработку отправляемых документов, учет входящих и исходящих документов;

• бюро правительственной переписки - этот участок работает с документами, поступающими из Правительства, Государственной Думы, Аппарата Президента РФ;

• бюро учета и регистрации ведет регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов, осуществляет контроль за их оформлением, формированием и ведением справочно-информационного массива;

• группа контроля (бюро, отдел, инспекция) осуществляет контроль за сроками исполнения документов и устных распоряжений руководителя, информирование руководства о ходе выполнения документов и заданий, анализ исполнительской дисциплины;

• машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов). Его основная задача - создание документов;

• копировально-множительное бюро, выполняющее работы по копированию и тиражированию документов;

• телетайпная осуществляет прием и обработку документов, передаваемых по телетайпу;

• отдел писем (отдел по работе с обращениями граждан) ведет все делопроизводство по обращениям граждан;

• центральный архив осуществляет хранение и использование архивных документов, участвует в разработке номенклатуры дел, контролирует формирование дел в структурных подразделениях.

На практике в составе управления делами создаются и другие отделы. Например, группа приказов или отдел защиты информации и др.

В состав канцелярии, как правило, включаются подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел — это служба по работе с документами, которая создается в местных органах самоуправления. В ней создаются те же участки, что и в канцеля­рии. Отличительными чертами структуры общего отдела является наличие таких подразделений, как протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольный отдел выполняет следующие функции:

• подготовку проектов нормативно-распорядительных документов руководства органа местного самоуправления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ справок и докладов структурных подразделений и подготовка заключений по ним;

• прием, регистрацию, организацию хранения и справочно-информационную работу, рассылку принятых документов и их доведение до управляемых объектов;

• организацию и проведение заседаний органа управления, а также документирование их деятельности.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет:

• прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

• подготовку обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях или в других организациях;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения поданных ими обращений;

• формирование и хранение дел по обращениям;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• организацию приема граждан по личным вопросам руководством.

В тех организациях, где нет службы ДОУ, всю работу с документами выполняет специально назначенное лицо, например инспектор, помощник руководителя или секретарь.

Если руководитель понимает значение правильной организации документационного обеспечения деятельности вверенного ему учреждения, в структуру службы ДОУ включают подразделение, которое занимается совершенствованием форм и методов работы с документами. Это подразделение может называться отделом совершенствования работы с документами и внедрения технических средств или группой (сектором, бюро) совершенствования работы с документами.

ВОПРОС №3. БИЛЕТ №12.

3. Текстовый редактор MS Word. Панель инструментов «Рисование». В чём заключается различие между командами: «Группировать», «Разгруппировать», «Перегруппировать».

Экзаменационный билет № 13

1. Компьютерные технологии подготовки табличных документов.

Электронные таблицы (табличные процессоры) - пакеты программ, предназначенные для обработки табличным образом организованных дан­ных. Пользователь имеет возможность с помощью средств пакета осуще­ствлять разнообразные вычисления, строить графики, управлять форматом ввода-вывода данных, компоновать данные, проводить аналитические ис­следования и т.п.

В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel, Improv, Quattro Pro, Lotus 1-2-3.

Организаторы работ - это пакеты программ, предназначенные для автоматизации процедур планирования использования различных ресурсов (времени, денег, материалов) как отдельного человека, так и всей фирмы или ее структурных подразделений. Целесообразно выделить две разно­видности пакетов данного класса: управления проектами и организации деятельности отдельного человека.

Пакеты первого типа предназначены для сетевого планирования и управления проектами. Достаточно простые и удобные в использовании, эти программные средства позволят быстро спланировать проект любой величины и сложности, эффективно распределить людские, финансовые и материальные ресурсы, составить оптимальный график работ и прокон­тролировать его исполнение.

К пакетам данного типа относятся: Time Line, MS Project, CA-Super Project.

Пакеты второго типа представляют собой своего рода электронных помощников делового человека. Такие пакеты, как Lotus Organizer, ACTI, выполняют функции электронных секретарей и предназначены для эффек­тивного управления деловыми контактами.

ВОПРОС №2. БИЛЕТ №13.