1. 4 Информационная система управления

Все отделы предприятия обмениваются информацией с другими подразделениями предприятия. Документальное движение информации на предприятии происходит в соответствии с графиком документооборота (см. Приложение Г). Необходимо заметить, что данный график на предприятии не соблюдается. Зачастую информация поступает в подразделения не своевременно, что отражается на деятельности предприятия. Взаимосвязь отделов в процессе документооборота отражена в таблице 9.

В первом квартале 2005г. процесс передачи и получения информации на предприятии облегчен. Это связано с тем, что на предприятии внедряется новая компьютерная программа SCALA. Отделом вычислительной техники было приобретено и установлено дополнительное количество компьютеров.

Это дало возможность установить локальную сеть, которая дает дополнительный доступ к документам. Компьютерная сеть позволяет использовать информацию документов без особого труда. Дополнительно составлен список лиц ответственных за предоставление данных документов. Компьютеризированная среда накладывает дополнительные специфические требования к распределению особенностей между должностными лицами

Взаимосвязь структурных отделов в процессе документооборота

Структурные подразделения	Состав и наименование документов
Цехи	Документа по отдельным хозяйственным операциям (на выпуск продукции и т.д.), производственные отчеты по затратам и др.
Склады	Документы по движению товарно-материальных ценностей (поступление, отпуск, перемещение)
Финансовый отдел	Утверждение разработки плановых показателей по всем видам деятельности предприятия (смета расходов и доходов)
Отдел труда и заработной платы	Положение об оплате труда и премировании отдельных категорий работающих, изменения ставок, окладов, штаты.
Отдел кадров	Список лиц (приказы) о зачислении (принятии) на работу, увольнении, отпуске, перемещении внутри предприятия.

В Scala информация о произведенных хозяйственных операциях вводится один раз, как правило, в месте создания (получения) первичных учетных документов работников непосредственно вовлеченных в процесс выполнения данной хозяйственной операции и ведущих оперативно-технический (управленческий) учет. Знания правил построения бухгалтерских проводок от данного специалиста не требуется, т.к. корреспонденция счетов соответствующая конкретному типу хозяйственной операции устанавливается один раз на этапе настройки специализированного модуля Scala с участием ведущих бухгалтеров предприятия.

Использование компьютеризированной системы управления не снижает важности проведения периодических проверок фактического наличия существующих активов и сопоставление полученных результатов с данными зарегистрированными в системе бухгалтерского учета.

К основным возможностям Scala можно отнести следующие:

- ускорение документооборота. Используя данную систему можно существенно ускорить выписку документации, сопровождающей движение товаров.

- контроль дебиторской задолженности. Важным резервом повышения эффективности управления оборотными средствами является оперативный контроль за состоянием дебиторской задолженности. Данная система позволяет быстро формировать различную отчетность по состоянию взаимозачетов с клиентами.

Таким образом, данный программный продукт позволяет во многом упростить систему финансового управления, рассчитать периоды оборота текущих активов и пассивов, выручку предприятия за отчетный период и его прибыль за периоды различной длительности. Также на основе полученных данных программа автоматически составляет балансы доходов и расходов предприятия, рассчитывает потребность предприятия в оборотном капитале. Кроме того, с ее помощью можно анализировать задолженность предприятия по платежам в бюджет, по заработанной плате, также обслуживание ранее взятых кредитов. На основе таблиц автоматически формируется отчет о движении денежных средств, и рассчитываются коэффициенты, характеризующие финансовое состояние предприятия.