7. Сущность управленческого решения и порядок его принятия в таможенных органах
Результативность работы таможенных органов во многом зависит от качества решений, которые принимаются на всех уровнях управления.
Управленческое решение- это прежде всего мыслительно-волевой акт выбора субъектом управления того или иного варианта поведения системы управления.
В решении формулируются цели и задачи, стоящие перед объектами управления, предусматривается мера их дозволенного поведения, определяется, какие ресурсы необходимы для реализации целей и задач. Таким образом, управленческое решение содержит цель и программу деятельности системы управления. Вот почему именно от качества и своевременности принятия управленческих решений в таможенных органах зависит прежде всего успех и неудача управления ими.
Управленческие решения принято классифицировать по различным признакам. Однако определяющим моментом являются условия, в которых принимается решение, Обычно решения принимаются в условиях определенности и неопределенности (риска). Условия определенности, как правило, предопределяют принятие так называемых стандартных решений, а условия неопределенности- нестандартных решений.
Стандартными являются решения, в которых четко отработана структура самого решения и процедура его принятия. Обычно они ориентированы на изменение отдельных количественных параметров сложившейся ситуации, срок исполнения и расстановку исполнителей, а общая ее структура остается прежней. Подобные решения могут и должны приниматься быстро, без специальной подготовки. Например, увеличился товарооборот на одном из таможенных постов. Начальник таможни принимает стандартное решение- прикомандировать к этому таможенному посту сотрудников из функциональных отделов таможни.
Что касается нестандартных решений, то они, как правило, являются творческими. Несомненно, что в условиях неопределенности, а значит и риска, нужда в таких решениях сильно возрастает. Это сопряжено с необходимостью постоянно приноравливаться к изменяющейся таможенной обстановке и с маневрированием ресурсами под воздействием как внутренних, так и неконтролируемых внешних факторов.
Существуют
и другие критерии классификации
управленческих решений:
Возможны и другие основания для классификации управленческих решений.
Процесс принятия управленческих решений и факторы, влияющие на этот процесс.
Какого бы вида не требовалось решение, желательно всю работу по его подготовке, принятию и реализации вести в определенной последовательности, принципиальная целесообразность которой выработана теорией и практикой управления. Указанная последовательность действий может быть представлена в виде следующей схемы:
Естественно, что логика конкретной работы руководителя таможенного органа по подготовке, принятию и реализации решения может различаться в зависимости от специфики решения, уровня управления, характера задач и условий, в которых работает данный таможенный орган. Однако в обобщенном виде эта схема является близкой к реальности, поэтому отдельные блоки ее целесообразно рассмотреть более подробно.
При подготовке решения прежде всего необходимо выявить и проанализировать проблемную ситуацию. Во время выявить проблему- это значит на ранней стадии понять основное противоречие между конкретной целью деятельности таможенного органа и сложившимися условиями для ее реализации. Материалы анализа позволяют объективно взвесить значимость возникшего противоречия, выявить его причины и, главное, определить его вероятные конечные результаты. Таким образом, устанавливаются базовые проблемы, за решение которых надо браться в первую очередь.
Базовые проблемы могут выявляться самостоятельно руководителем таможенного органа на основе анализа разнообразной информации, с которой ему приходится иметь дело, или задаваться извне в результате:
- получения решения вышестоящего уровня управления (приказ, распоряжение, план работы и т.д.), для исполнения которого требуется частное, более конкретное решение на своем уровне;
- поступление от подчиненных сотрудников, а также из различных ведомств, учреждений и организаций, участников ВЭД и других частных лиц разнообразных вопросов, касающихся таможенного дела;
- получения запросов нижестоящих звеньев управления по конкретным проблемам.
Вслед за этим разрабатываются варианты решения, удовлетворяющие заданным ограничениям- по срокам решения проблемной ситуации, материальным ресурсам, кадрам и т.д. Необходимость в разработке одновременно нескольких взаимозаменяемых вариантов (альтернатив) при разрешении проблемных ситуаций позволяет найти наиболее оптимальные пути в деятельности таможенных органов.
Выбор наилучшего варианта и принятие решения производится на основе оценки по группе взаимосвязанных критериев, число и содержание которых всякий раз задается конкретной проблемной ситуацией.
К числу наиболее очевидных критериев относятся:
- количество необходимых сил и средств;
- уровень подготовленности исполнителей для решения задач;
- степень материальных затрат;
- лимит времени на решение проблемы.
Сложнее выбирать предпочтительные действия, когда следует принимать во внимание степень риска, т.е. учитывать соотношение предполагаемых отрицательных последствий с ожидаемым результатом. При оценке риска должны учитываться два фактора: характеристика самих последствий и вероятность их наступления.
Чтобы окончательно остановится на одном варианте, необходимы волевые усилия, как бы стимулирующие и организующие процесс формирования решения и имеющие особое значение на его конечной стадии. Воля субъекта помогает побороть нерешительность и колебание в выборе одного из проектов решения и осуществить его принятие.
В процессе принятия решения уточняются детали выбранного проекта, определяются границы решений, желаемый уровень его гибкости, уточняется форма, после чего оно фиксируется и приобретает силу управленческого решения, подлежащего исполнению.
Управленческие решения выражаются в письменной или устной форме. Письменная форма обеспечивает лучшую преемственность решений, облегчает контроль за исполнителями, последующий анализ дел.
В таможенных органах распространено письменное санкционирование различных действий сотрудников, утверждение и подписание подготовленных или формализованных и произвольно составленных документов, наложение резолюции на различных материалах, а также устное доведение указаний, распоряжений, заданий, поручений и др. При наложении письменной резолюции руководитель должен следить за ясностью наложенного распоряжения, четко изложить необходимые действия для своего подчиненного (адресата). Например, резолюция «как договорились» может быть не только не понятна кому она предназначена, но и в последующем может быть не понятна контролирующему органу ( к примеру- прокурору).
Таким образом, процесс принятия управленческих решений - это деятельность всех уровней управления по достижению целей управления. Будучи важнейшим компонентом системы управления, процесс принятия управленческих решений является циклическим и повторяющимся. на современном этапе совершенствования управления роль организации управления значительно возросла.
Требования, предъявляемые к управленческим решениям, принимаемым в таможенных органах:
Решение- это директивный акт вышестоящего звена управления, организующий, направляющий и стимулирующий совместные действия сотрудников для достижения поставленных целей.
Отсюда постоянно растущие требования к их обоснованности, сбалансированности и действенности.
Такими требованиями являются:
Соответствие решения политическим и социально-экономическим установкам государства.
Данное требование обусловлено тем, что стратегические и тактические задачи таможенной службы вытекают из задач, определяемых законодателем и правительством. Поэтому любые действия таможенных органов имеют всегда политический и социально-экономический характер, и принимать решения об их осуществлении можно только с учетом политической и социально-экономической обстановки и их последствий.
На политический и социально-экономический подход к выработке будущих действий и их политический анализ не должны влиять никакие причины и мотивы. Непременное условие соблюдения данного требования - глубокое понимание сотрудниками проблем таможенной политики.
Объективность решения означает учет в нем существующих в данный момент всех связей и отношений в борьбе с противоправными действиями противника, а также закономерностей этой борьбы.
Оптимальность решения означает, что оно в целом должно соответствовать данной конкретной ситуации.
Своевременность решения означает оперативность в принятии решения и диктуется необходимостью быстрого обслуживания подконтрольных лиц, вскрытия нарушений таможенных правил или их упреждения. Любое решение ценно в том случае, если оно принято своевременно.
Быстрота принимаемых решений зависит от своевременности поступления информации. Своевременность решений в таможенной деятельности зависит от устойчивых положительных морально-деловых качеств ее сотрудников. Растерянность в условиях дефицита времени, нерешительность в оценках ситуации приводят к медлительности, к откладыванию решения вопроса. Вместе с тем не нужна и торопливость в принятии решения. Это может привести к нарушению законности, другим негативным последствиям.
Конкретность - это четкая определенность содержания решения. Особенно важна четкость в определении задач, которые ставятся перед исполнителями. Чем более четко сформулирована задача, тем быстрее исполнитель приступит к ее решению, тем ближе по времени будет достигнут результат.
Гибкость - требование, которое обеспечивается путем выработки принимаемой линии поведения должностных лиц с представлением определенного простора для самостоятельного реагирования на непредвиденные обстоятельства, на любые неожиданности.