Об’єктивність
Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досягається вживанням мовних одиниць, які не називають особи укладача документа. Текст викладається від третьої особи: Ректорат клопочеться…, Університет гарантує…. Від першої особи викладають прохання (або пропозицію), яке висловлене в заяві: Прошу звільнити мене від занять…; інформацію, подану в автобіографії, доповідній або пояснювальній записці, розпорядчих документах, рекомендаційному листі, дорученні, заповіті, розписці: Доводжу до вашого відома…, Наказую…, Знаю претендента…, Я не з’явився на заняття… тощо.
Об’єктивність документів пов’язана з використанням безособових конструкцій – односкладних безособових речень, присудок у яких виражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та предикативними формами дієслів на НО-,ТО-, предикативними прислівниками: Запропоновано внести на розгляд питання про…,Ухвалено рішення про… .
Стандартність
Стандартність на рівні мовних засобів передбачає використання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизовані мовні звороти виступають як сигнал певного типу інформації: Вважаємо за необхідне попередити…, У порядку надання технічної допомоги…. Якщо службова особо відмовляється від стандартного викладу, це може означати, що цьому документові чи справі надають особливої ваги, зумовленої винятковості.
Основними засобами стандартизації є канцеляризми (кліше):
згідно з Вашим проханням;
відповідно до Постанови Кабінету Міністрів…;
у порядку обміну досвідом…;
на виконання розпорядження №.. .
Такі стандартні вислови полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.
Стандартизація відбувається і на рівні синтаксису – використання речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення:
Заслухавши та обговоривши…, Беручи до уваги…, Розглянувши представлений до затвердження проект…, Враховуючи…, Керуючись…( дієприслівникові звороти зазвичай стоять на початку речення: Керуючись нормативно-правовими актами…);
Комісія дійшла висновку…, Рішення остаточне і оскарженню не підлягає (Вживається прямий порядок слів ( підмет передує присудку, означення стоять перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова – на початку речення ) у тому випадку, якщо логічний наголос падає на об’єкт дії; зворотній порядок уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію).
3. Логічна послідовність
Усі частини тексту логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будують з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.
Мовними засобами логічної послідовності виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (тому що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець; по-перше, по-друге), виражають протиставлення (не…,а), позначають результативність виконання дій (таким чином, отже, у результаті).
Для вираження причинно-наслідкових зв’язків вживаються складнопідрядні речення. Будуючи ці речення, треба пам’ятати, що найуживанішими є складні речення із сполучниками та сполучниковими словами що, який, якщо, за умови, внаслідок того що, щоб, де, як: Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо шкода заподіяна не з його вини.
Місце підрядної частини залежить від того, до якого члена головної частини вона відноситься. Якщо підрядна частина пояснює лише одне слово чи словосполучення головної, то вона, як правило, іде слідом за нею.
Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом’якшують враження від відмови: Контракт з Вами не може бути підписаний на новий термін, оскільки передбачається скорочення штату взагалі.
Якщо підрядна частина відноситься до групи присудка у головній частині чи до всієї головної частини, то вона ставиться або перед головною(коли акцент робиться на обставинах виконання дії), або після головної (коли пояснюється основна ідея складного речення, наприклад: Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що…
4. Ясність викладу, точність опису
Мова тексту повинна бути зрозумілою, не викликати двозначності. Це вимагає від укладача правильного користування термінами. Бажано уникати вузько вживаних професіоналізмів.
5. Свобода від суперечностей
Аргументи, викладені в тексті документа не повинні суперечити одне одному. Форма вираження не має суперечити змісту висловлювання , наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх обов’язків!
Слова і вирази, що мають розмовний характер або емоційну забарвленість , не вживаються в текстах документів, оскільки суперечать мовностилістичним вимогам офіційно-ділового стилю.
6. Лаконічність
Лаконічним вважається текст, у якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень. Так, лаконічності можна досягти вживанням загально -прийнятих скорочень та абревіатур: обл.., смт., ДАІ, МВС,грн., канд.. філол., проф., рр.., тт. (товариші,томи) та інші. Сприяють лаконічності умовні позначення, стандартні звороти, прості речення.
Крім названого вище, треба звернути увагу на те, що в розпорядчих документах застосовуються мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную ( у вказівках); інфінітиви в значенні наказовості: Затвердити склад державної комісії, Відрахувати з університету за порушення Правил внутрішнього розпорядку.