Поняття реквізиту документа. Формуляр, бланк, штамп.
Кожний документ складається з окремих елементів, які називають реквізитами. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа.
Постійні реквізити друкують при виготовленні бланка; змінні — фіксують на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називають формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називають бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків: а) для листів; б) для інших документів. Бланки виготовляють двох форматів — А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм).
Групу реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називають штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити "адресат", "гриф обмеження доступу до документа", "гриф затвердження", "резолюцію".
Питання 6.
Датування документів.
Дата
день написання листа або наказу;
день затвердження плану, звіту, інструкції;
день фіксації вчинків у протоколах, актах;
день набирання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).
Способи датування: 10.05.98; 10 травня 2007 р.
У фінансових документах використовують словесно-цифровий спосіб.
Місце датування:
А) на бланку (№_____ „___”_______2010 р.
Б) не на бланку – після тексту перед або під підписом.
Питання 7.
Розташування ініціалів тих, хто підписує документ. Печатка на документах.
а) на адресуванні — після прізвища, напр.: Іванюку С. Г:,
б) при підписуванні документа, його затвердженні — перед прізвищем, напр.: С. П. Балакін;
в) на резолюції — після прізвища або без зазначення ініціалів. Напр.: Симоненко; Йолкіну М. Ю.
г) у текстах документів (у списках, анкетах, автобіографіях, довідках та ін.) — після прізвища, напр.: «Присвоїти Клищунові Ю. Е. науковий ступінь...»
д) ініціали не можна відривати від прізвища при переносі слова.
Печатка повинна частково захопити найменування посади особи, яка підписала документ, та сам підпис. У фінансових документах — тільки найменування посади.
На службових листах, друкованих на бланках, печатка не ставиться.
Питання 8.
Кожний текст, висвітлюючи якусь тему, містить у собі певний обсяг фактичних даних , інформацію, виконує певні комунікативні завдання. Наприклад, службовий лист є засобом спілкування між діловими партнерами; оголошення спрямоване на повідомлення інформації; вказівка – на методичні рекомендації щодо виконання наказу або розпорядження тощо. Але домінуючою функцією текстів ділових паперів є фіксація інформації, що регулює офіційно-ділові взаємини між особами – фізичними і юридичними.
Викладений грамотно, зрозуміло, стисло, об’єктивно, без повторень та вживання слів, які не несуть змістового навантаження, оформлений за відповідними вимогами, текст може бути визначений таким чином:
текст – це мовний витвір, що визначається завершеністю, смисловою та змістовою цілісністю, зв’язністю, який має структурну організацію складових частин, об’єднаних різними типами лексичного, граматичного, логічного, стилістичного зв’язку, і має певну цілеспрямованість.
Текст документа – залежно від виду документа – може оформлятися у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
Питання 9.
Основні правила написання та оформлення тексту документа.
Мова тексту документа відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які безпосередньо не пов’язані з особливостями того чи іншого функціонального стилю. Вимога зрозумілості мови документа означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.
Разом з тим мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів впливає на дієвість документів. «Ділові папери – не матеріал для читання, – зазначає А.Коваль, – а спосіб спонукання до дії. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа».
Творець документа мусить добре володіти українською літературною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу ділових стосунків та має писемну форму вияву.
Мовні засоби тексту документа повинні відповідати таким основним засадам: