Задание № 1

Создайте список студентов своей группы. В качестве реквизитов (заголовков столбцов) используйте: Фамилия; Имя; Отчество; факультет; курс; группа; пол; дата рождения; дата поступления в институт.

Информацию в список можно вводить как обычно по строке, но удобнее это делать с помощью команды Форма из меню Данные (DATA ® FORM).

1. В ячейку А1 введите заголовок таблицы: Список студентов.

2. В ячейки A2:I2 введите заголовки столбцов (реквизиты), предусмотрите разумную ширину столбцов, отформатируйте ячейки заголовков.

3. Активизируйте первую же ячейку под заголовком и выполните команду:

Данные ® Форма

4. На экране появится сообщение:

«Не удается определить строку списка или выделенного фрагмента с необходимыми для команды подписями столбцов»

5. Выберите пункт «Использовать данные первой строки выделенного фрагмента или списка в качестве подписей» это соответствует нажатию кнопки ОК.

6. Появится окно Лист 1 (Sheet 1) и список реквизитов.

7. Нажмите клавишу Закрыть (Close).

Диалоговое окно команды Данные ® Форма позволяет: удалять и добавлять записи, листать назад и вперед.

Внимание! При формировании списка желательно заполнить хотя бы одну строку данных, а затем, выделив ячейку, продолжить заполнять в окне команды Форма.

В правом верхнем углу окна указывается номер текущей записи и общее количество записей.

Сортировка списков и диапазонов

EXCEL предоставляет разные способы сортировки диапазонов рабочего листа, даже если EXCEL не считает эти диапазоны списками. Можно сортировать по возрастанию и убыванию.

Упражнение № 1

Отсортируйте созданный в задании № 1список по фамилии.

1. Выделите любую ячейку.

2. Выполните команду:

Данные ® Сортировка…

3. На экран выводится диалоговое окно Сортировка диапазона, где указано:

• сортировать по – укажите по какому столбцу (если надо, то можно указать несколько столбцов);

• возрастанию или убыванию;

• в нижней части окна должен быть установлен флажок: подписям (первая строка диапазона);

• если флажок установлен обозначениям столбцов листа, то заголовок столбцов тоже участвует в сортировке.

• кнопка Параметры позволяет установить ориентацию сортировки: по строкам или по столбцам диапазона.

Упражнение № 2

Отсортируйте часть списка. Выделите ту часть списка, которую хотите отсортировать и выполните команду: Данные ® Сортировка…

Задание № 2

Отсортируйте список по столбцам: факультет ® группа ® фамилия

Использование фильтров

Отфильтровать список – это значит скрыть все строки, за исключением тех, которые удовлетворяют заданным условиям отбора. EXCEL предоставляет две команды: Автофильтр и Расширенный фильтр. Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).

Сделайте небольшой список для тренировки.

Выделите его.

Нажмите кнопку »Сортировка и фильтр» («Редактирование» ленты »Главная»)

Упражнение № 3

Используя список, созданный в задании № 1, отфильтруйте его следующим образом: курс = 5, группа = А (или Б, или Г – по выбору), пол = м

1. Щелкните по кнопке интересующего Вас столбца.

2. Выберите в списке значений УСЛОВИЕ. Откроется диалоговое окно «ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЙ ФИЛЬТР».

3. Отберите для каждого указанного столбца требуемые условия.

Упражнение № 4

Поиск текстовых сообщений

Отберите в списке все фамилии, начинающиеся на А.

Выполнение: Так как вряд ли Вы найдете фамилии, равные точно А, то EXCEL предлагает следующий выбор: Найти фамилии: меньше или равно A и больше Б.

1. Для столбца ФАМИЛИЯ в списке значений выберите УСЛОВИЕ.

2. В окне «Пользовательский фильтр» задайте два условия отбора, объединенные логическим оператором И (AND):

меньше или равно A* И (AND) больше Б*

Использование символа-шаблона в пользовательском фильтре

При задании условий отбора в окне диалога Пользовательский автофильтр можно использовать два символа-шаблона:

* – заменяет любую последовательность символов.

? – заменяет любой одиночный символ.

Шаблоны используются тогда, когда неизвестно точно значение, которые надо найти в списке или надо найти значение, которые имеют сходство. Например:

1. значение фамилии: Зиненко, Зененко

Символ-шаблон: З?ненко

2. Значение: Соснин, Оленин, Иванин

Символ-шаблон: *ин

3. Значение: Группа А, Груп А, Гр А

4. Символ-шаблон: *А

5. Значение: Музей Пушкина, Дом-музей Рюрикова

Символ-шаблон: *музей*

Будут собраны все фразы, содержащие слово «музей».

Упражнение №5

Отберите в списке фамилий фамилии, содержащие одинаковые окончания (2 последних буквы).

1. Выделите столбец с заголовком Фамилия.

2. Выполните команду:

Данные ® Фильтр ®Автофильтр

3. Щелкните по кнопке (стрелка) и в списке значений выберите Условие.

4. В диалоговом окне «Пользовательский автофильтр» установите «равно» и далее используйте символ-шаблон.

Копирование отфильтрованных данных

Иногда надо скопировать строки, которые удовлетворяют условиям отбора, в другой лист или в другую часть рабочего листа. Для этого надо:

1. Выделить список.

2. Выполнить команду:

Правка ® Копирование

3. Перейти на другой лист.

4. Выполнить команду:

Правка ® Вставить

Задание № 3

Скопировать отфильтрованный файл (упражнение № 5) на другой лист.

Команда РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР

Команда Расширенный фильтр позволяет:

1. задать условия, соединенные логическим оператором «Или» для нескольких столбцов

2. задать три или больше условия для конкретного столбца с использованием оператора «ИЛИ»

Для изучения команды Расширенный фильтр используйте файл «Список сотрудников».

Команда Расширенный фильтр в отличие от команды Автофлильтр требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Поскольку при фильтрации скрываются целые строки, диапазон условий лучше всего размещать выше или ниже списка. Диапазон условий должен содержать по крайне мере две строки. В верхней строке заголовки двух или нескольких столбцов, а в другой строке надо ввести условие поиска.

Совет. Для обеспечения точности заголовки лучше копировать из основного списка, а не писать заново.