3.2 Документальне оформлення операцій і характеристика рахунків, призначених для обліку наявності та руху запасів.

Типові форми первинних документів з обліку виробничих запасів:

Акт приймання матеріалів (форма № 3-1) – складається при прийманні запасів у випадках виявлених кількісних або якісних розбіжностей з документами постачальників. Складається у двох примірниках. Один – для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензій постачальнику.

Акт списання (форма № 3-2) – складається при списанні запасів комісією призначеною наказом керівника у двох примірниках; перший – здається у бухгалтерію для обліку, другий – залишається у матеріально-відповідальної особи.

Накладна-вимога (форма № 3-3) – при оформлені прийняття матеріальних цінностей на склад або видачі зі складу. Складається бухгалтерією, затверджується керівником у двох примірниках. Один примірник призначений для одержання матеріальних цінностей зі складу, другий – для обліку цінностей за місцем використання. Накладні оформлюються підписом отримувача і передаються до бухгалтерії разом з реєстром.

Меню-вимога на видачу продуктів харчування (форма № 3-4) – складається щодня на підставі норм витрати продуктів харчування і даних про кількість осіб, що отримують харчування матеріально відповідальною особою. Форма передається до бухгалтерії в терміни встановлені графіком, але не менше трьох разів на місяць. Дані меню-вимоги записуються у щомісячній накопичувальній відомості по витраті продуктів харчування.

Забірна картка (форма № 3-5) – при оформлені відпуску продукції молочної кухні та інших запасів, що відпускаються систематично протягом місяця. Складається у двох примірниках: один – для отримувача, другий – для складу. Термін використання картки: 15 днів при щоденному відпуску або місяць при періодичному відпуску із суворим дотриманням ліміту. В кінці місяця забірні картки передаються до бухгалтерії для обліку.

Книга кількісно-сумового обліку (форма № 3-6) – складається на початок року, відкривається бухгалтерією на підставі залишків на початок року. Використовується для аналітичного обліку матеріальних цінностей у кількісному і вартісному вираженні. У книзі для кожного найменування запасів відкриваються окремі аналітичні рахунки.

Картка кількісно-сумового (форма № 3-7) – аналогічно формі № 3-6 і ведеться в установах, де аналітичний облік ведеться на картках.

Книга обліку тварин (форма № 3-8) – складається на початок року, використовуються для аналітичного обліку тварин на відгодівлі. У книзі відкриваються окремі аналітичні рахунки за видами і віковими групами молодняку тварин, а також за видами тварин на відгодівлі.

Книга складського обліку запасів (форма № 3-9) – складається на початок року матеріально відповідальною особою за найменуваннями, сортами та кількістю запасів на підставі прибутково-видаткових документів для обліку матеріалів, продуктів харчування, готових виробів та інших запасів на складі. В кінці книги не рідше одного разу на квартал виконуються записи про перевірку бухгалтерією. Після кожного запису виводиться залишок запасів.

Журнал реєстрації битого посуду (форма № 3-10) – складається на початок року матеріально-відповідальною особою для обліку списання битого посуду в установах, що мають їдальню та/або харчоблок. Щокварталу або щомісяця комісія складає акт про списання битого посуду, який затверджуються керівником.

Оборотна відомість (форма № 3-11) – складається бухгалтерією при звірянні даних складського бухгалтерського обліку. Відкривається на рік і складається щомісяця на підставі даних бухгалтерського обліку за кожною групою аналітичних рахунків у кількісному та вартісному вираженні.

Накопичувальна відомість з надходження продуктів харчування (форма № 3-12) – складається бухгалтерією на підставі первинних документів у кількісно-вартісному вираженні.

Накопичувальна відомість з витрачання продуктів харчування (форма № 3-13) – складається бухгалтерією на підставі меню-вимог та інших документів.