4.1.2.2. Формы.

Формы используются для ввода данных. Они позволяют вводить по одной записи за один раз. Сложные формы можно сконструировать так, чтобы вводить информацию в более чем одну таблицу. Достоинством форм является то, что они не обязаны содержать все поля из определенной таблицы. Использование форм является более удобным в тех случаях, когда запись не умещается

на экране в режиме таблицы. Также формы рекомендуется создавать для разграничения возможностей доступа к информации разными пользователями базы данных. В этом случае пользователь сможет увидеть и изменить содержание только тех полей, которые включены в специально для него созданную форму.

При работе с таблицей работа ведется непосредственно с полями данных. В формах и отчетах работа ведется с элементами управления, которые отображают данные из полей, хранят информирующий текст (заголовки, надписи) или являются декоративными элементами (линии, прямоугольники и пр.) Элементы управления:

• Поле. Предназначено для ввода информации.

• Список. Представляет собой список, из которого можно выбирать значения.

• Поле со списком. Позволяет вводить новые значения в дополнение к имеющимся в списке.

• Группа переключателей. Представляет различные типы элементов управления для ввода информации. Можно использовать переключатели, выключатели и флажки.

• Кнопка. Выполняет некоторую функцию после щелчка на ней, например, запускает другую программу, распечатывает отчет, сохраняет запись и пр. Access предоставляет следующие типы кнопок, которые можно поместить на создаваемую форму:

• Переходы по записям. Можно добавить в форму кнопки, которые позволяют перемещаться к следующей, предыдущей, первой или последней записям.

• Обработка записей. Можно создать кнопки, которые будут удалять, дублировать, добавлять, печатать, сохранять или восстанавливать запись.

• Работа с формой. Кнопки, которые инициируют распечатку формы, открытие страницы в многостраничной форме, закрытие формы и др.

• Приложение. Кнопки, позволяющие выйти из Access или запустить некоторое другое приложение.

• Разное.

Способы создания форм в программе Microsoft Access.

Формы можно создать тремя способами:

1. Автоформы – создают общие формы, которые содержат све поля одной таблицы.

2. Мастер создания форм позволяет создавать форму в диалоговом режиме, предоставляя окна в которых можно выбирать требуемые поля и стиль оформления для формы.

3. Создание форм с нуля (в режиме конструктора формы) – путь, обеспечивающий наибольший контроль над процессом создания формы.

4.1.2.3. Запросы.

Компоненты, рассмотренные выше, позволяют решать задачи ввода информации в память компьютера, или информационного заполнения базы данных. Во вторую группу задач входят задачи извлечения информации из памяти ПК, и вывода ее на экран или бумажные носители в требуемой пользователю форме. При этом необходимо помнить, что пользователю требуется не вся информация, хранящаяся в базе данных, а только информация, дающая ответ на

интересующий его вопрос. «За кадром» должна, как правило, оставаться и служебная информация, хранящаяся в базе данных для организации связей между таблицами (значения внешних ключей), значения полей комментариев и пр.

Запрос – это вопрос, который прикладная программа задает базе данных и в ответ получает набор записей, отвечающих определенным в запросе критериям и содержащих информацию из выбранных полей. Запросы позволяют управлять данными в таблицах базы данных. Они мо-

гут содержать (а могут и не содержать) условия выбора информации по определяемым пользователем критериям.

Типы запросов:

• Запрос на выборку. Используется для отбора определенных данных из таблицы или таблиц.

• Перекрестный запрос. Отображает итоговые значения, получаемые из заданных полей разных таблиц.

• Повторяющиеся записи. Запрос используется для сравнения двух таблиц и нахождения повторяющихся записей.

• Записи без подчиненных. Запрос сравнивает две таблицы и находит все записи первой таблицы, для которых не существуют связанные записи во второй таблице.

• Запрос на создание таблицы. Этот тип запроса подобен запросу на выборку, но берет данные, собираемые вместе, согласно определенному критерию, и создает новую таблицу для базы данных.

• Запрос на обновление. Обновляет информацию в группе записей.

• Запрос на добавление. Используется для копирования записей из одной таблицы в другую. (Пример: перенос записей из таблицы студентов в таблицу выпускников).

• Запрос на удаление. Используется для удаления записей из таблицы. Вычисления в запросах производятся с помощью групповых операций.

Доступные в Access функции:

• Sum - суммирует значения, найденные в поле.

• Avg. – вычисляет среднее значение из величин, найденных в поле.

• Min – отображает минимальное значение, найденное в поле.

• Max - отображает максимальное значение, найденное в поле.

• Count – Вычисляет число вхождений информации в данном поле.

• StDev – Вычисляет среднеквадратичное отклонение для значений в поле.

Результатом работы запроса является выводимая на экран таблица, содержащая только требуемые пользователю поля, которые могут принадлежать различным таблицам базы данных, и только отвечающие его потребностям (сформулированным в запросе) записи. Для составления бумажного документа необходимо использовать Отчеты.