Глава 3. Требования к оформению кадровой документации

Как любому сотруднику управленческой структур, работнику кадровой службы необходимо знать общие требования к оформлению служебных документов. Они изложены в ГОСТ Р 6. 30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Любой документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа, автор, текст, подпись, дата – это все реквизиты документа. Многие документы имеют строго определенное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого – либо реквизита делает документ недействительным. Например, практически любая справка без печати учреждения будет недействительным.

Основной реквизит документа – это текст. В действительности кадровой службы встречаются документы с частой повторяемости текстов, например справки с подтверждением места и стажа работы. В таких случаях целесообразно разработать трафарет – заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информации.

Трафаретные текста можно использовать для изготовления однотипных писем, предназначенных для широкого круга адресатов: подразделение сотрудников фирмы с праздником, приглашения на собеседование, подтверждение получения документов и др.

В особую группу можно выделить унифицированные формы документов, используемые в деятельности кадровой службы. В этих формах последовательно указано, какие показатели и какая информация должна быть отражена. Особенности данных документов является то, что они могут быть исключены, но добавления, если это необходимо для организации, могут быть внесены. Оформляются добавления к унифицированной форме приказом руководителя организации.

Значительная часть кадровых документов имеет длительные сроки хранения и служит для уточнения или подтверждения трудового стажа работника, факта работы в организации, размера оплаты труда. Эта информация бывает необходима при начислении или перерасчете пенсии, присвоение почетных знаний, установление льгот и т.д. Информация, содержащаяся в кадровых документах, может понадобится через много лет. Иногда никаким другим способом, кроме архивной справки, невозможно документально подтвердить факты трудовой биографии человека. Поэтому правильное, полное и своевременное оформление кадровых документов – важнейшее условие работы кадровых служб.

Особенно тщательно надо походить к оформлению такого вида документов, как трудовая книжка. Не только правила ведения, но и правила исправления в трудовых книжках строго регламентированы законодательством.

При заполнении или заведении трудовой книжки следует сверить написание имени, отчества и фамилии с паспортными данными. Некоторые имена и отчества могут иметь разные варианты написания, например Наталья и Наталия, Геннадьевна и Геннадиевна. Нельзя сказать, что какой-то вариант является правильным, а какой-то – нет. Но все эти записи в кадровых документах, а особенно в трудовой книжке, должно быть сделаны так же, как в паспорте.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Поставленная цель реализована путем изучения В результате можно сделать вывод, что работа с кадрами – это достаточно сложный комплекс мероприятий, организация которого требует задействования только профессиональных специалистов. В заключении надо отметить, что данная курсовая работа рассматривает необходимую информацию для каждого работника кадров организации и в принципе каждого работоспособного гражданина. Кадровая документация играет важную роль в жизни любого человека, т.к. она является подтверждением прав гражданина на социальное обеспечение по старости или инвалидности и определяет трудовой стаж при начислении пенсии. Ещё надо сказать, что каждому вновь прибывшему на работу и каждому уволенному гражданину независимо от пола и возраста просто необходимо знать свои права и действовать в соответствии Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ).

Такая документация ведется в учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности в соответствии с Кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗоТ), Инструкцией по ведению трудовых книжек, другими нормативными актами. Персональную ответственность за правильное ведение документации несет руководитель организации, а при нарушении правил ведения, хранения и использования кадровой документации руководитель может быть оштрафован на сумму от 28 до 70 минимальных окладов.

В зависимости от вида организации, численности ее работников кадровыми вопросами ведает структурное подразделение (отдел кадров) или отдельное должностное лицо. В маленьких организациях (с небольшим штатом сотрудников) функцию кадрового работника обычно совмещает секретарь или бухгалтер.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Андропова И.Ю. Кадровое делопроизводство документация: учеб. пособие/ И.Ю. Андропова [и др.]; под общ. Ред. И.Ю.Андропова. – М, 2003.-62 с.

2. [http://www.nsconsult.ru/services/type8/article59.htm]

3. [http://kadri.center21vek.ru/content/article/26/]

4. Справочно-информационная система «КонсультантПлюс».

5. ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированная система организационно – распорядительной документации»

6. [http://other-game.ru/kursovye-raboty/ekonomika/50-kadry-organizacii?start=9]

ПРИЛОЖЕНИЯ № 1

Структурное подразделение		Должность (специальность, профессия), разряд, класс, (категория) квалификация	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад)и пр., р.	Надбавки, р.			Всего, р. (гр. 5+гр.+6+гр.7+гр.8)*гр.4	примечание
наименование	код				За руководство	За выслугу лет	За ученную степень
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
бухгалтерия	030	Главный бухгалтер	1	8000	1500	-	-	9500
		бухгалтер	4	5000	-	1000	-	24000
Аналитический отдел	050	Начальник аналитического отдела	1	9000	2000	500	-	11500
		Старший аналитик	2	7000	500		-	15000
		Итого	8	29000	4000	1500	-	60000