Уважаемый ...!

Два года назад Вы приобрели браслет для Вашей дочери ко дню ее рождения.

Так как ее день рождения вновь приближается, Вы, может быть, снова захотите обрадовать ее новой покупкой, сделанной в нашем магазине.

Кстати, мы предлагаем Вам скидку. И, конечно, готовы хранить покупку у нас, чтобы подарок оставался тайной до этого особенного дня.

Заходите к нам в удобное для Вас время и мы продемонстрируем Вам наш ассортимент и новые товары, которые бы могли заинтересовать Вашу дочь.

С уважением,

P.S. Для постоянных покупателей специальная (...%) скидка действует в течение последующих 30 дней.

Уважаемый ...!

Прошло больше 6 месяцев с тех пор, как Вы в последний раз навещали нас, и мы совсем потеряли Вас из виду.

Если у Вас будет возможность, пожалуйста, загляните к нам. Думаю, что Вас заинтересуют некоторые новые товары, которые мы предлагаем. Как один из наших постоянных клиентов, Вы, конечно, имеете право пользоваться 10% скидкой.

С нетерпением ждем Вас,

___________________________________________________________________

Особый вид писем - рекламные. Составлять тексты рекламных писем - это особая профессия, особое искусство. Но не всегда в фирме есть соответствующие специалисты, иногда руководителю приходится составлять их самому.

Пример:

Уважаемый ...!

Сейчас наиболее благоприятный момент, чтобы воспользоваться нашими низкими ценами.

Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в последующие четыре месяца цены возрастут на 20%.

Поэтому не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен.

Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них.

Приходите, мы будем ждать Вас.

Пример письма партнеру - от руководителя гостинице оптовой фирме, поставившей кофеварки:

Дорогой ...!

Кофе просто великолепный - так говорят наши клиенты!

С самого первого дня отклики наших клиентов были только положительными. Я уверен, что пройдет немного времени, и все гостиницы в городе оценят Ваши кофеварки.

Еще раз хочу Вас поблагодарить. Мы все в (название гостиницы) надеемся на долгое и успешное сотрудничество с Вами.

Одно из правил - излагать информацию коротко и просто. Обилие канцеляризмов иногда ошибочно принимают за истинно деловой стиль. Вот два примера сообщения одной и той же информации:

1. По поводу Вашей просьбы о продлении кредита, датированной 5 июля 1998 года, сообщаю следующее. Наш совет подверг Ваш вопрос рассмотрению и пришел к решению о разрешении продления сроков погашения кредита с соответствующим увлечением процентов.

2. Рады Вам сообщить, что срок погашения Вашего кредита продлен. На следующей неделе Вам будут высланы соответствующие документы с новой датой уплаты и указанием процентов.

Письмо с поздравлением, например, новому президенту компании тоже может способствовать упрочению или установлению деловых отношений. Пример:

Уважаемый ...!

Поздравляю Вас с избранием на пост президента (название организации).

Я уверен, что под Вашим руководством (название) достигнет значительных успехов, а Вы на этом посту сможете принести большую пользу городу.

ФАКСЫ

Наименование предприятия Руководителю предприятия

Адрес предприятия Данилову О.А.

Тел., факс факс: (095) 141-15-26

00.00.98 № ____

На № ____ от 00.00.2000г.

О задержке оплаты по счету № ____

Уважаемый Олег Алексеевич!

Напоминаем Вам о задержке оплаты по счету от 00.00.98 № ____ за поставку комплекта оборудования "Технократ-105". Прошло 10 дней после направления Вам счета по факсу.

В соответствии с пунктом 6.4 контракта № ____ через 5 банковских дней начинается начисление пени за просрочку платежа.

Мы надеемся, что Вы незамедлительно решите этот вопрос.

Директор подпись И.О.Фамилия

Р.S. Если к моменту получения этого напоминания Вы уже произвели оплату, примите нашу благодарность.

Факсы составляются на бланках предприятия для внешних документов.

Факсимильные сообщения, если это не конкретные виды документов (контракты, счета, прайс-листы). Оформление такого сообщения осуществляется аналогично оформлению делового письма.

Название вида документа ("факс") не указывается, за исключением сообщений, адресованных иностранным деловым партнерам. В этом случае после справочных данных об организации, как правило, указывается - FАХ - МЕSSАGЕ.

Основные требования к тексту факса - лаконичность и простота изложения. Факс составляется в одном экземпляре, который после передачи подшивается в дело.

Факс - документ, полученный с помощью факсимильного аппарата (факса) по телефонным каналам связи. Факс является по сути копией переданного документа. По факсу могут быть переданы любые виды до­кументов (контракты, прайс-листы, акты) и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсы в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, поэтому факсом будем условно называть письмо, полученное по­средством факсимильного аппарата.

Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма, только в реквизите "адресат" указывается номер телефакса получателя письма.

01-09-1998 10:17 0:12 FROM: INEX 2480421T0:2381529 Р 01/01

Inex-lnterexport 000' "ИНЕКС + ОУ

01.0998№127ЮР-03 На №__от____

О размещении рекламы ЗАО-ИНЕКС+ОУ"

Генеральному директору газеты "Лидер" г-ну Колесову А. И.

факс (095)238-15-29

Уважаемый господин директор!

Мы рады предложить Вашей газете для опубликования следующую рекламу:

Фирма "ИНЕКС+ОУ" производит осеннюю распродажу товаров из Чехии, Словакии, Югославии со складов в Москве со скидкой от 20% до 40%. Вам предлагаются шоколадные изделия, вина, прохладительные напитки, мужская и женская обувь, хрустальные светильники, бытовая электротехника.

Наш адрес: Москва, Колодезный пер., д. 23.

Телефон для оптовых покупателей: (095) 964-31 -95.

Факс (095) 964-32-15.

. 1

С уважением, генеральный директор

Подпись Миран Памул

Рис. 12. Факс

Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат (факс) у верхней кромки листа, являются: дата и время передачи; ее длительность; код отправителя; № факса, с которого передана информация; № факса получателя; количество страниц.

Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло - кончилась бумага и т. п. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом. Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости мoгyт быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.

Отправитель факса может получить подтверждение о том, что информация дошла до получателя, в котором указываются: код фирмы получателя, № факса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа "RESULTS", в которой ставится "ОК.", если сообщение получено полностью и без ошибок, или N0, если имелись сбои во время получения факса.

Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, их необходимо скопировать, т. к. термобумага недолговечна. При использовании в факсимильных аппаратах обычной бумаги копирование не обязательно.

Ряд факсов указывает код ошибки и страницу, на которой произошел сбой при приеме.

Большая часть коммерческой переписки (письма и факсы) хранится 3 года (статья 74 "Перечня документов с указанием сроков хранения") и передаче на архивное хранение не подлежит. Переписка с инофирмами по наиболее важным вопросам (экспорт, импорт, гарантии и т. п.) хранится 10 лет (статья 83 "Перечня документов с указанием сроков хранения"),