I Второй экземпляр (копия) исходящего письма может печататься не на бланке.
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые, можно составлять тексты различных писем,
Из множества форм обращения к адресату, таких как "дамы", "господа", "судари", "сударыни", "товарищи", среди деловых людей снова укореняется обращение "господа" ("господин", "госпожа"). Это явление исторически обосновано: слово "господин" в своем значении как "форма вежливого обращения и упоминания" использовалась в дореволюционной России перед фамилией при непосредственном общении и в переписке.
Начало письма (Факса) может иметь следующие варианты обращения:
"Уважаемый Игорь Леонидович!", "Господин Зорин!";
"Игорь Леонидович!";
"Уважаемый г-н Зорин!";
"Уважаемые господа!" (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма).
Большинство писем продолжаются далее словами:
"В связи с...";
"Согласно контракту от...-№...";
"Нами рассмотрены Ваши предложения"
"В соответствии с Вашей просьбой... "и т. д.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на регистрационный номер и дату документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.
В письмах используют следующие формы изложения:
• от первого лица множественного числа ("направляем на согласование", "просим рассмотреть");
• от первого лица единственного числа ("прошу перечислить", "считаю необходимым");
• от третьего лица единственного числа ("банк не может согласиться", "компания не возражает").
В зависимости от вида письма при составлении текста используются следующие обороты:
Отправка груза, документа: 1. Отправляем Вам... 2. Направляю Вам... 3. Высылаем Вам…
Напоминание:
I. Напоминаем Вам, что…, 2. По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.
Подтверждение, Извещение:
1. Концерн... подтверждает получение…, 2. Сообщаем Вам, что......3. Ставлю Вас в известность, что... 4. Подтверждаю, что партия ТНП получена.... 5 Извещаем Вас, что...
Наиболее распространенными ошибками при составлении писем являются:
• в апреле месяце,
• польза, от использования;
• следует учитывать следующие факторы;
• представление информации пользователю;
• данное явление проявилось;
• настоящим сообщаем;
• потребное количество товара;
• приложение, упомянутое на 3 листах. Письма могут заканчиваться фразами-
"Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной";
"Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества";
"Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей";
"С уважением" и т. д.
ОАО "ПОЛЯНКА*"
113225, Москва Ордынка, 34, тел. 236-01-19 факс (095)236-15-19
07.01.98 NS 1-3/21 На №2-3-14от 28.12.97
О возобновлении поставок ТНП
Директору ЗАО "Храст" г-нуТраубеА.Г.
123100, Москва Краснопресненская наб., 12
Климову В.Р.
Согласовать ассортимент с заказчиком, отправить партию ТНП № 6 к 21.01.98. Траубе 15.01.9В
Альфред Генрихович!
Сообщаем Вам, что оплата партии ТНП № 6 была произведена нашей фирмой в день поступления товара в Москву. Для подтверждения оплаты направляем Вам копию платежного поручения от 27.12.97 № 245.
Мы рассчитываем на продолжение нашего сотрудничества в ближайшее время.
Приложение: на 1 л.
С уважением
Исполнительный директор Подпись И.И. Антонов
P.S. Мы готовы принять представителей Вашей фирмы и забронировали 2 номера в пансионате "Рублево" с 05-02.98 по 17.02.98.
Серова Ольга Николаевна 236 17 19.
В дело № 2-3
Отправлена партия № 6 21.01.98
Клинов В.Р. подпись 22.01.9S
При составлении писем иностранным деловым партнерам необходимо учитывать, что они составляются по другим правилам. Существуют международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловое письмо.
Деловое письмо международного образца имеет четкую структуру, определенный набор реквизитов и стабильное расположение каждого из них.
Письма иностранным компаниям печатаются на бланке с полями по 1 дюйму (2,54 мм).
Кроме стандартных деловых писем существует другой вид корреспонденции, еще мало используемый в России, но давно ставший нормой деловых отношений на Западе. Это письма клиентам фирмы. Письма и поздравительные открытки к праздникам посылаются постоянным клиентам или разовым в целях превращения их в постоянных. Такие письма - важная часть имиджа фирмы. Это также один из путей создания и поддержания прочных партнерских отношений.
Пример: