27. отметка о контроле.

    Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например:

    "ПРИКАЗ", "РАСПОРЯЖЕНИЕ" и т. п.

    В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций, ведомств - должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например; "Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации", "Генеральный директор ЗАО "Реал" и т. п.

    Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения, например:

    3Ао "арсенал"

    ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА

    Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов.

    Стандарт рекомендует два варианта расположения реквизитов на бланках - продольный и угловой.

    Продольный бланк предполагает расположение реквизитов заголовочной части документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля.

    Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адресата. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

    Продольное расположение реквизитов чаще применяется при оформлении общих бланков, а угловое - для бланков писем.

    Реквизиты "наименование организации", "справочные данные об организации", "наименование вида документа", "место составления или издания документа" могут быть расположены одним из способов;

    - фланговым (каждая строка реквизита начинается от границы левого поля и окончания строк не выравниваются);

    - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита в равной степени удалены от границы левого поля и половины листа документа).

    Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке.

    Организации субъектов РФ как правило, исполь­зуют в качестве государственного языка не только русский, но и нацио­нальный язык, поэтому бланки этих организаций являются двуязычными. На двух языках, русском и национальном, печатают реквизиты: наимено­вание организации, справочные данные об организации, место составле­ния или издания документа.

    Если правом подписи документов обладает не только руководитель орга­низации, но и руководители структурных подразделений, а также отдель­ные должностные лица, то организация может иметь бланки структурных подразделений и должностных лиц.

    При изготовлении служебных бланков используют два основных стан­дартных формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (147х210 мм). Допускается использование бланков форматов АЗ (420х297 мм) и А6 (148х105 мм)

    Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

    левое и верхнее - 20;

    правое и нижнее -10.

    При печатании бланков должны применяться типографские шрифты по требованиям соответствующих ГОСТов. Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколами.

    Особый порядок работы установлен ГОСТ Р 6.30-97 при использовании в организации гербовых бланков, подлежащих учету. Эти бланки должны быть пронумерованы типографским способом или нумератором. Каждый вид гербовых бланков учитывается отдельно в регистрационной форме (в журнале или на карточке) с использованием следующих реквизитов:

    при поступлении бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - дата поступления;

    - номер сопроводительного документа;

    - наименование организации - поставщика гербовых бланков;

28. количество экземпляров;

29. серия и номера гербовых бланков;

    при выдаче бланков:

    - наименование вида гербового бланка;

    - количество экземпляров;

    - серия и номера гербовых бланков;

    - наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

    - расписка в получении;

    - примечание (отметка об уничтожении и т.д.). Уничтожение испорченных или устаревших гербовых бланков оформ­ляется актом с отметкой в регистрационной форме.

    Машинописное оформление документов

    Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

    Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

    Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов “Адресат”, “Гриф утверждения”, “Отметка о наличии приложения”, “Гриф согласования” отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами,

    например:

    Согласовано

    1,5

    Директор предприятия

    1

    “Контакт”

    2

    А.Н.Иванов

    Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интер­валами.

    Расшифровку подписи в реквизите “Подпись” печатают на уровне пос­ледней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

    Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

    При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

    О - от границы левого поля для печатания реквизитов “Заголовок к тексту”, “Текст” (без абзацев), “Отметка о наличии приложения”, “Отметка об исполнителе”, “Отметка об исполнении документа и направлении его в дело”, наименование должности в реквизитах “Подпись” и “Гриф согласования”, заверительной надписи “Верно”, а также слов СЛУШАЛИ, ВЫ­СТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ^

    1 - после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

    2 - после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

    3 - после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

    4 - после 32 печатных знаков для реквизита “Адресат”;

    5 - после 40 печатных знаков для реквизита “Гриф утверждения”, “Гриф ограничения доступа к документу”.

    6 - после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите “Подпись”;

    7- после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных тек­стов, для печатания слова “Копия” при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

    При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их распо­лагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

    При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, сло­ва “Примечание” и “Основание” печатают от нулевого положения табуля­тора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал.

    В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются вто­рой и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова “страница” (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа

    Допускается реквизиты "Герб РФ", "герб субъекта РФ", "эмблему ор­ганизации" и "гриф ограничения доступа к документу" располагать на верхнем поле документа (на расстоянии не менее 3 мм от верхнего края листа).

    Эмблему организации рекомендуется располагать над серединой наименования организации. Допускается расположение эмблемы и наименования организации на одном уровне. Эмблема фирмы в идеале должна соответствовать корпоративному стилю и виду деятельности организации.

    Бланки предприятия могут храниться в памяти компьютера и выводиться на печать при создании конкретного документа. При повышенных требованиях к защите документов от подделок бланки целесообразно заказывать в типографии, так как в этом случае используются специ­альные технологии изготовления бланков, водяные знаки, специальные сорта бумаги.

    Бланки следует изготавливать на бумаге, предназначенной для работы с печатающими устройствами (лазерными и струйными), копировальным оборудованием, факсимильными аппаратами, пишущими машинками. Поэтому бумага для бланков должна обладать такими качествами, как не сворачиваемость при перегревах или смачивании и отсутствие пыления с поверхности листа, а также соответствовать требованиям по плотности - от 80 г/м² до 200 г/м² и по белизне - от 88% до 98%.

    Бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими изготавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппаратов.

    Основные документы управления

    Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

30. организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

31. распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

32. документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

33. финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

34. информационно - справочные документы предприятия (акты, письма, факсы. справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу — нормативные документы государственных органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты - договоры, которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки, регламентируемые специальными инструкциями.

В зависимости от объективных (профиль предприятия) и субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.

Часть документов ОРД, мало используемых на практике или имеющих незначительные отличия от других, не рассматривается отдельно. Например, такие документы, как распоряжения и решения, оформляются аналогично приказам, меняется лишь реквизит "наименование вида документа" и в тексте вместо слова "ПРИКАЗЫВАЮ" употребляются слова: "ПРЕДЛАГАЮ" или "ОБЯЗЫВАЮ" для распоряжений, "РЕШИЛ" или "РЕШИЛИ" для решений. Распоряжения руководства предприятия издаются, как правило, по оперативным административно - хозяйственным вопросам-

Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания и т. п.), составляемый по производственным вопросам.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична и строится по формуляру-образцу. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия.

Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой. Различия касаются структуры и формы изложения текста.

Опись подписывается составителем и датируется. В сопроводительном письме делается следующая отметка:

Приложение: по описи.