Глава III План действий

В общем-то составлять план действий не так уж необходимо - и так очевидно, что должно быть сделано. Более того, большое число презентаций планируется за меньшее время, чем было намечено, а некоторые создавались в течение всего одного или двух дней и при этом имели грандиозный успех.

Тем не менее за эти годы я осознал, что определенные ключевые собрания по подготовке нельзя пропускать, так как если вы пропустите хотя бы одно, то шансы на успех заметно снижаются. Короткая и несложная презентация с опытным ведущим может допустить совмещение двух собраний в одном, но все равно должны быть пройдены все этапы. Так что, мне кажется, лучше перечислить все собрания, которые в идеальном мире должны предшествовать презентации. Их всего семь.

Что нужно сделать?

Это собрание необходимо, чтобы решить то, о чем упоминалось в начале главы 1: определить цели и намерения презентации. Когда они ясны, на собрании нужно определить ведущих и их роли. Трудно сказать, кто должен присутствовать на этом собрании, но, как правило, должно быть не меньше трех человек - вашей основной презентационной команды:

• человек, ответственный за презентацию;

• специалист по предмету презентации - продукту, плану, услуге и т.д., который будет представлять (возможно, при этом он сам и ведет презентацию);

• специалист по предполагаемой аудитории, ее нуждам, надеждам и стремлениям (возможно, при этом тоже ведущий презентации).

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Пригласите ведущих вместе с дублерами на следующее собрание.

Что нужно сказать?

Это собрание может быть совмещено с предыдущим, но все равно должны быть пройдены все этапы. Должны присутствовать члены основной команды, а также все ведущие презентации и их дублеры. На этой стадии очень важно разъяснить каждому, сколько еще предстоит собраний и что от него будет требоваться на каждом этапе, чтобы никто не забегал вперед.

Презентационная команда кратко знакомит всех ведущих с основой, целями; подходом и всеми практическими деталями. Она обсуждает вместе с ведущими общий вид презентации, а также действия каждого из ведущих. Каждый должен уйти с ясным пониманием того, что нужно оставить в сознании аудитории в конце выступления.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Каждый участник презентации пишет текст своего выступления и передает его основной команде до следующего собрания.

Работа над текстом

Сейчас мы переходим от главы 1 к главе 2. Это опять собрание всей презентационной команды. Было бы отлично (если это вообще возможно) пригласить на это собрание кого-либо из тех, кто составит аудиторию, или, по крайней мере, кого-нибудь, кто относится к группе, для которой предназначается презентация, и будет реагировать примерно так же, как и слушатели.

На собрании прорабатывается текст, чтобы:

• исключить противоречия, частичные и полные совпадения;

• проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит;

• самое важное - критически рассмотреть все выступления с точки зрения аудитории, чтобы ведущие могли сократить хорошо знакомые ей разделы, расширить более интересные или незнакомые, упростить или опустить слишком непонятные или подробные места; убрать материалы, которые могут вызвать раздражение, и определить, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недоверием аудитории;

• проанализировать структуру выступлений с точки зрения меняющегося интереса аудитории, как описано в главе 2.

Участники презентации должны уйти с этого собрания с ясным и четким представлением об аудитории, с которой им придется встретиться.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Ведущие записывают на диктофон (или на бумагу - см. главу 4) свой текст, тщательно проследив за тем, чтобы он занимал не более двух третей времени, отведенного им для выступления. Они должны передать записи основной команде перед следующим собранием вместе со своими идеями насчет визуальных вспомогательных средств.

Работа с ведущим

Это не коллективное собрание. В идеале оно должно проходить отдельно для каждого ведущего презентации наедине с человеком, управляющим презентацией, и как минимум одним "производственным менеджером", отвечающим за все слайды, микрофоны, схемы, видео, все техническое снаряжение и детали практической организации.

В зависимости от конкретных обстоятельств вам также может понадобиться дизайнер-график, оператор или фотограф, проекционист, дизайнер сцены, осветитель и другие специалисты. Если презентация должна проходить в общественном месте (кинотеатр, театр, конференц-зал гостиницы и т. д.), то представители технического персонала арендуемого помещения могут избавить вас от множества проблем. Это собрание описано в главе 2. На данном этапе каждое выступление изучается с точки зрения его драматических качеств, то есть способности удержать аудиторию и воздействовать на нее. Воздействие визуальных средств не обсуждается. Все фотографии, видео, диапроекторы, слайды, схемы, рисунки, модели, оборудование и вспомогательные средства любого вида готовятся к показу и отрабатывается их дизайн.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

• Каждый ведущий должен окончательно доработать текст выступления (см. главу 4). Но запись не обязательно должна быть перенесена на бумагу, изменения могут вноситься и в магнитофонную запись.

• Производственный менеджер должен проверить дизайн и исполнение всех визуальных вспомогательных средств и убедиться, что все выполнено и готово к следующему собранию. (Так никогда не бывает, но вы должны постараться.)

После этого, за исключением простейших презентаций, между собраниями обычно делается перервыв по крайней мере на 2, а вполне возможно и на 4 недели.

Черновой просмотр

Как и производственные собрания, это собрание должно проводиться отдельно для каждого ведущего. Пришло время обнаружить и исправить ошибки в исполнении визуальных средств, преодолеть технические затруднения в освещении, движении и действии, произвести хронометраж сценария и при необходимости исключить лишнее. На этом этапе очень удобен секундомер.

Очень помогает, если кто-то посторонний может просмотреть и прокомментировать все это с точки зрения потребителя. Это можно сделать и на следующем собрании, но у вас будет меньше времени для изменений.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Внесите все необходимые изменения в визуальные средства, устраните текстовые и технические шероховатости, хронометрируйте сокращение сценария и, если необходимо, сократите его еще больше.

Беглый просмотр

На этом собрании должны быть все, кто принимает участие в презентации. К этому моменту основные неполадки должны быть устранены, и все в первый раз должны увидеть что-то (отдаленно) напоминающее предстоящую презентацию. С точки зрения изменений и улучшений сделано, может быть, не так уж и много, так что еще можно сокращать. Конечно, болезненно делать это так поздно, когда уже затрачено так много сил и внимания, но тем не менее именно способность сокращать на данном этапе, сокращать даже выступления целиком - вот что отличает профессионалов от дилетантов.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Приведите в порядок все, что вызывает малейшие сомнения, и при необходимости проведите сокращения.

Генеральная репетиция (в костюмах)

Она отличается от беглого просмотра тем, что(если это возможно) проводится именно там, где и состоится презентация, в условиях, максимально приближенных к предполагаемым. Цель ее - попробовать выявить какие-то особые недочеты, на которые нельзя закрывать глаза, и дать участникам презентации возможность хоть немного освоиться с обстановкой.

Если невозможно провести генеральную репетицию непосредственно на месте, то последний прогон набело, учитывающий все последние состыковки и сокращения. Даже если сокращений не было, никогда не помешает провести репетицию по возможности утром или днем накануне настоящей презентации, хотя бы для того, чтобы прибавить участникам еще немного уверенности в себе.

ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

Постучите по дереву на удачу.

Собрание Что нужно сделать?	Кто должен присутствоватьОтветственный за презентацию Эксперт по теме Эксперт по аудитории	Домашнее заданиеПригласить участников на следующее собрание
Что нужно сказать?	Основная команда, все ведущие, дублеры	Ведущие готовят текст выступлений к следующему собранию
Работа над текстом	Основная команда, все ведущие, дублеры	Ведущие записывают тексты выступлений и предлагают визуальные вспомогательные средства
Работа с ведущим	Ответственный за презентацию, производственный менеджер, ведущие (индивидуально)	Ведущие дорабатывают текст выступлений; подготовка визуальных средств
Черновой просмотр	Все	Окончательная доработка текста с сокращениями и подгонкой
Беглый просмотр	Все	Последние сокращения и подчистки
Генеральная репетиция	Все	Постучите по дереву

КОНТРОЛЬНЫЙ СПИСОК ДЕЙСТВИЙ

1 Определитесь с целью презентации. 2 Решите, кто и что будет делать. 3 Каждый из ведущих должен выразить в одном предложении все, что он хочет внушить слушателям. 4 Все ведущие должны сделать наброски выступлений. 5 Заметки нужно проверить, чтобы убедиться, что они способны заинтересовать аудиторию и в то же время содержат всю необходимую информацию. 6 Ведущие надиктовывают или записывают тексты своих выступлений. 7 Изучите каждый раздел, чтобы определиться со вспомогательным материалом. 8 Проработайте каждый раздел, чтобы удалить шероховатости и пробелы. 9 Прогоните всю презентацию по порядку. Это ваш последний шанс сократить или изменить ее. 10 Проведите генеральную репетицию непосредственно на месте действия (если это возможно).

ТЕМЫ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЙ 1 Сколько вы можете вспомнить ошибок ведущих на посещенных вами презентациях? Скольких из них могло бы не быть, если бы было больше репетиций? 2 Припомните самый долгий и самый короткий срок, затраченный вами на подготовку к презентации. Каковы преимущества каждого? 3 Подумайте о различных вариантах визуальных средств, которые вы могли бы использовать. За какой срок вы можете их подготовить? 4 Когда вы смотрите презентацию, как вы определяете, насколько хорошо она была запланирована и отрепетирована? 5 Приходилось ли вам когда-нибудь участвовать в презентации, перегруженной информацией? Как этого можно было бы избежать?