1. Созовите первое собрание

Пригласите:

• Эксперта по теме презентации.

• Эксперта по предполагаемой аудитории.

2. Первое собрание по планированию

Цель:

• Сформулировать точные цели.

• Сформулировать желаемый отклик аудитории.

• Выбрать презентационную команду.

• Набросать логическую последовательность.

• Определить размер аудитории и список приглашенных (если это возможно).

• Выбрать место проведения (если это возможно), ш Определиться с датой (если это возможно).

Что делать:

• Арендовать место проведения для генеральной репетиции и презентации.

• Пригласить зрителей.

• Назначить дату следующего собрания.

• Пригласить на следующее собрание презентационную команду, ш Довести до сведения всех участников следующего собрания принятые решения (см. выше).

3. Второе собрание по планированию

Цель:

• Проработать логическую последовательность.

• Утвердить порядок выступлений, их продолжительность, перерывы.

• Согласовать цель каждого из выступающих.

• Согласовать с каждым выступающим содержание его выступления.

• Обсудить основные материалы, которые будут демонстрироваться.

• Обсудить вспомогательные материалы.

• Перечислить будущие встречи и их цели, включая и дату чернового просмотра.

Что делать:

• Начать подготовку основных демонстрационных средств.

• Начать разработку вспомогательных материалов.

• Начать работу по обеспечению, например:

  • приготовления к приему гостей

  • закуски и прохладительные напитки

  • транспорт

  • дополнительные материалы

  • папки

  • и т. д.

• Условиться о следующем собрании со всеми, кто имеет к нему отношение.

• Пригласить предполагаемого слушателя. Действия каждого ведущего: т Назначить дублера.

• Записать полный текст будущего выступления и до следующего собрания передать его основной команде.

4. Третье собрание по планированию

Цель:

• Проработать наброски всех ведущих.

• Устранить противоречия, повторы и пропуски.

• Обсудить все выступления с точки зрения аудитории и посмотреть, где потребуются исключения, расширения или сокращения.

• Провести общее обсуждение, дать каждому из ведущих шанс внести свои предложения по всей презентации в целом.

Что делать:

• Назначить даты производственных совещаний с каждым ведущим и с управляющим производством.

Действия каждого ведущего:

• Надиктовать презентацию на магнитофон (максимальная продолжительность - две трети времени выступления) и перенести запись на бумагу.

• Решить, какие аудиовизуальные средства вам могут понадобиться.

5. Производственные встречи с каждым ведущим

Цель:

• Определить продолжительность каждой презентации.

• Убрать все лишнее.

• Продумать структуру каждого выступления.

• Рассмотреть все выступления с позиции кривой внимания.

• Обсудить содержание и начать разработку всех аудиовизуальных вспомогательных средств.

Что делать:

• Заказать все аудиовизуальные вспомогательные средства и определить дату их изготовления.

• Дать каждому окончательный текст сценария.

• Назначить дату чернового прогона, когда все аудиовизуальные вспомогательные средства будут уже готовы.

Действия каждого ведущего:

• Окончательно доработать текст выступления и проверить, укладывается ли он в отведенное время.