Запит на оновлення записів

Запит на оновлення записів дозволяє змінювати дані в існуючих таблицях. Він вносить загальні зміни до групи записів однієї або декількох таблиць. Наприклад, необхідно внести зміни до таблиці у зв'язку з тим, що на 10 відсотків збільшується зарплата співробітників певної категорії. Можна задати умови відбору, наприклад, зростає зарплата лише тих співробітників, які пропрацювали більше трьох років.

Назва вікна запиту зміниться на запит на оновлення (Update Query) . Перетягнете із списку полів в бланк запиту поля, які потрібно відновити або які повинні використовуватися в умовах відбору. Задайте умову відбору у вічку Умова відбору (Criteria).

Назви полів укладете в квадратні дужки. Для полів, які необхідно відновити, введіть у вічко Оновлення (Update To) вираження або значення, яке має бути використане для зміни полів. Аби проглянути список записів, які будуть оновлені, натискуйте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Список, що виводиться, не міститиме нових значень. Для повернення в режим конструктора запиту знову натискуйте кнопку Вигляд на панелі інструментів. Завершите створення запиту в режимі конструктора. Натискуйте кнопку Запуск на панелі інструментів, аби відновити записи.

Створення багатотабличних запитів

Запит на базі декількох зв'язаних таблиць створюється в тій же послідовності, що і з однієї таблиці, лише додається введення імен додаткових таблиць.

Вкажіть спочатку ім'я першої таблиці або запиту, на якому має бути заснований створюваний запит, виберіть поля, дані яких потрібно використовувати, а потім вкажіть додаткову таблицю або запит і виберіть потрібні поля. Повторюйте цей крок до тих пір, поки не будуть вибрані всі необхідні поля.

У верхній частині макету видно лінії зв'язку між таблицями, а в нижній частині на бланку запиту — імена таблиць і полів (мал. 24.13).

Мал. 24.13 Багатотабличний запит

Редагування запиту в режимі конструктора

Режим конструктора дозволяє не лише створити новий запит, але і редагувати що існує. У цьому режимі можна додавати поля, задавати порядок сортування і умови відбору. Аби відкрити запит в режимі конструктора, перейдіть у вікно бази даних, на панелі Об'єкти (Objects) виберіть значок Запити (Queries) виділите потрібний запит в правій частині вікна і натискуйте кнопку Конструктор (Design View) на панелі інструментів (мал. 24.4). Якщо запит вже відкритий, то для переходу в режим конструктора в меню Вигляд (View) виберіть команду Конструктор (Design View ) або натискуйте кнопку Вигляд (View) на панелі інструментів.

Якщо ви захочете зняти в запиті яке-небудь поля, то в рядку Вивід на екран (Show) зніміть прапорець у відповідному вічку. Аби видалити поле з бланка запиту, клацніть область виділення стовпця і натискуйте клавішу Delete .

Для зміни положення поля в запиті помістите покажчик в область виділення стовпця, він набере вигляду жирної стрілки, направленої вниз. Клацніть мишею в області виділення і перемістите виділений стовпець, утримуючи такою, що натискує кнопку миші.

Друк звіту по данних, отриманих в результаті запиту

Таблицю, отриману за результатами запиту, можна надрукувати, вибравши в меню Файл (File) команду Друк (Print). Рекомендується спочатку проглянути звіт у вікні Попередній перегляд (Print Preview).

Пошук і заміна даних

Пошук інформації в базі даних шляхом перегляду великої таблиці, що містить тисячі записів, займе багато часу. Access пропонує декілька способів пошуку або заміни потрібних даних при виконанні пошуку конкретного значення, одного запису або групи записів:

•  прокрутити таблицю або форму або ввести номер потрібного запису в поле номера запису (див. мал. 24.3);

•  провести автоматизований пошук конкретних записів або певних значень в полях за допомогою діалогового вікна Знайти і замінити (Find and Replace) яке відображується на екрані після вибору команди Знайти (Find) у меню Правка (Edit);

•  тимчасово ізолювати за допомогою фільтру і проглянути певний набір записів в таблиці або відкритій формі;

•  проглянути певний набір записів з однієї або декількох таблиць бази даних, що задовольняє заданим за допомогою запиту умовам. Запит дозволяє працювати з набором записів незалежно від конкретної форми або таблиці.