Гальмуючі фактори впровадження інформаційних систем.

СИСТЕМИ СААТ - НОВИЙ ІНСТРУМЕНТАРІЙ У ПРОВЕДЕННІ АУДИТУ

О.В. НІКОНОВА, головний спеціаліст управління стандартів, аналітики і розвитку Рахункової палати України

Використання інформаційних технологій у виконанні завдань фінансового аналізу, аудиту й контролю стало необхідною передумовою якісної оперативної роботи аудиторів та аналітиків. У державних органах, основою діяльності яких є такі завдання, впроваджені спеціалізовані програмні й довідково-пошукові системи, а також системи управління основною діяльністю. Водночас безпосереднє застосування комп'ютерів у процесі проведення аудиту чи контрольного заходу, фінансовий аналіз отриманих даних (комп'ютерний аудит) супроводжується здебільшого використанням тільки програмних систем Word та Excel, що свідчить про недостатній рівень автоматизації цих процесів.

Проте зарубіжні аудитори успішно використовують системи СААТ (каат) – міжнародні стандартизовані програмні системи комп'ютерного аудиту (computer assisted audit techniques – CAAT, дослівно – комп'ютерний інструментарій підтримки аудиту), які дають змогу ефективно автоматизувати процес фінансового аналізу та аудиту.

Ці міжнародні системи поширені в більшості країн світу. Їх популярність зумовлена тим, що створені вони за принципом інструментарію (так само, як Word та Excel) і надають великий набір варіантів та функцій аналізу, типових для аудиторів та аналітиків усього світу.

Насамперед йдеться про функції, які відповідають сучасним методам комп'ютерного аудиту: аналіз динаміки, порівняльний аналіз, аналіз відхилень, структурний аналіз, аналіз репрезентативних вибірок, статистичний аналіз, графічний аналіз і, більш поглиблено, багатомірний аналіз, прогнозний аналіз тощо. Застосування таких методів суттєво поліпшує глибину, оперативність та доказовість аудиту, що дає змогу виконувати завдання на якісно новому рівні.

У сфері CAAT-засобів лідирують програмні системи IDEA (айдіа) та ACL (єйсіел), які використовуються, зокрема, в більшості вищих органів фінансового контролю (ВОФК) світу. Ці системи дуже схожі за своїми функціональними можливостями. Проте, оскільки система IDEA простіша для опанування, зосередимо увагу саме на ній.

Систему IDEA вперше розроблено для ВОФК Канади у 1985 році. Протягом двох десятиліть вона посіла провідне місце на міжнародному ринку. Відповідно до даних фірми-розробника Case Ware IDEA (представництво в Нідерландах), систему IDEA використовують більш як у 90 країнах організації, що виконують завдання фінансового аналізу та аудиту. Тільки у 2005–2006 роках кількість її користувачів у світі збільшилась на 40 тисяч і на сьогодні перевищила 100 тисяч.

Систему IDEA впроваджено у ВОФК Великої Британії, Німеччини, Іспанії, Нідерландів, Данії, Австрії, Румунії, Угорщини, Фінляндії, Польщі, Литви та інших країнах. Система також широко застосовується у ВОФК США, Канади, Бразилії, Індії, Південної Кореї, Кувейту, Саудівської Аравії, Індонезії, Ізраїлю, Іраку, Йорданії, Папуа Нової Гвінеї, Нової Зеландії та багатьох інших країнах. Вона добре знана у міністерствах європейських країн (особливо у міністерствах фінансів та економіки). До речі, міністерство фінансів Франції – один з найбільших користувачів. Цю систему також запроваджено у Великій Британії в більшості органів національного та місцевого управління. У Нідерландах діє в усіх міністерствах. Система ІDЕА прижилася також у провідних організаціях сфери державних фінансів, промисловості, в урядових та міжнародних фінансових організаціях, банках, міністерствах, аудиторських та консалтингових фірмах, органах внутрішнього контролю.

Це красномовно свідчить про те, що у світі превалює спільність принципів, методів, завдань і форм фінансового обліку, аналізу, аудиту й контролю. Незважаючи на розбіжності у фінансових та бухгалтерських системах (різний рівень впровадження цифрового підпису, різні національні програмні системи бухгалтерського обліку), використання такого інструментарію аудитора-аналітика, як системи IDEA, можливе й доцільне в будь-якій країні світу.

Свої думки й рекомендації щодо впровадження та використання системи IDEA висловлювали наші колеги з ВОФК світу на міжнародних конференціях та семінарах, у яких брали участь фахівці Рахункової палати України: "Фінансовий контроль та нові інформаційні технології" (Суздаль, Російська Федерація, 2007 рік, 9 країн СНД та Нідерланди), "Інформаційні технології в аудиті" (Сеул, Республіка Корея, 2004 рік, 33 країни, переважно азійські), "Використання ІТ в діяльності ВОФК" (Варшава, Польща, 2000 рік, 27 країн Європи).

Багаторічним досвідом використання систем IDEA та ACL поділилися колеги з ВОФК Нідерландів, Фінляндії, Ірландії, Угорщини, Польщі, Литви, Кіпру, Південної Кореї, Індії, Філіппін та інших країн. Наводимо основні поради цих досвідчених фахівців.

Найбільш поширеною сферою застосування системи IDEA у світі є аналіз даних бухгалтерських автоматизованих систем об'єктів аудиту. Водночас, універсальність системи полягає в тому, що одним із напрямів її використання стає аналіз великих масивів структурованої інформації: фінансово-економічної, статистичної, бухгалтерської та облікової.

У систему можна завантажувати будь-яку структуровану інформацію: таблиці Excel, бази даних, текстові файли, навіть скановані тексти.

Система IDEA допомагає аудиторам виявити незвичайні або підозрілі операції (великі суми, повторювані види робіт, нестандартні операції), перевіряти правильність балансу, кореспонденції рахунків, відповідність даних матеріального та фінансового обліку і платіжних документів – даним обліку.

Суттєва перевага системи IDEA – можливість аналізувати до 1,2 млн записів (для порівняння: система Excel – до 64 тис.), що дає можливість виконувати автоматизований ґрунтовний аналіз, наприклад електронних платіжних документів за великий проміжок часу, що на практиці виконують аудитори Індії.

Про доцільність постійного отримання інформації з бухгалтерських систем найбільш важливих об'єктів аудиту для моніторингу та контролю за їх діяльністю, порівняльного аналізу щодо даних попередніх періодів наголошували аудитори Фінляндії.

Загальною практикою стало автоматизоване напрацювання типових шаблонів аналізу інформації та застосування їх як для аналізу діяльності інших об'єктів перевірки, так і для наступних періодів. Шаблони створюються без залучення програмістів, тобто безпосередньо аудиторами, і працюють роками. При цьому аудитори, за потреби, самостійно вносять до них зміни. Свідченням тому є діяльність аудиторів Нідерландів.

Одна з незаперечних переваг IDEA над Excel та іншими програмними системами – доказовість висновків аналізу, що забезпечується неможливістю коригувати завантажені дані. В такий спосіб виключається викривлення аналізу або помилки.

Автоматичне протоколювання всіх кроків аналізу дає можливість обґрунтовано захищати аудиторські висновки в судових органах, якщо надходять скарги від об'єктів аудиту. Така практика роботи використовується в Нідерландах.

Використання міжнародних стандартизованих СААТ-систем замість розробки власних аудиторських програмних систем дозволяє економно витрачати бюджетні кошті. "Навіщо винаходити колесо?" – запитують аудитори ВОФК Фінляндії. Вони стверджують, що суттєве поліпшення глибини, аргументованості та якості аудиту цілком компенсує плату за ліцензії СААТ-систем.

Зручність у користуванні системою та наявність великої кількості піктограм дає можливість працювати аудиторам, які не володіють англійською мовою. Їм досить знати 15 – 20 широковживаних слів. Отже, нема потреби перекладати систему з англійської на інші мови.

На переконання голландців, питання вибору системи (IDEA чи ACL) несуттєве: "Це як два сорти пива". Дійсно, опанувавши одну систему, легко оволодіти іншою. Із досвіду Фінляндії, Нідерландів, Польщі та інших країн відомо, що освоєння систем починають з більш легкої — IDEA. І лише за кілька років опановують ACL.

У Литві впроваджували систему поетапно: спочатку створили робочу групу (5–10 аудиторів), потім визначили фахівців-адміністраторів системи, напрацювали методологію проведення навчання. Так, не кваплячись, у країні прийшли до успіхів у цій сфері.

Враховуючи позитивні відгуки наших зарубіжних колег, фахівці Рахункової палати відправили розробнику запит і за тиждень отримали безкоштовну демонстраційну повнофункціональну версію системи IDEA-7 з єдиним обмеженням – не більше 1000 записів.

Дослідження можливостей системи IDEA, тобто виконання реального фінансового аналізу було здійснено фахівцями з багаторічним досвідом роботи у сфері програмування, баз даних, проведення навчання ІТ, аудиту ІТ, розробки стандартів аудиту, які вільно володіють англійською мовою (для перекладу документації).

Зважаючи на обмеження демонстраційної версії щодо кількості записів, для аналізу не використовували дані бухгалтерських програмних систем. Проте для інших масивів інформації, що мають до 1000 записів, було продемонстровано низку прикладів сучасного фінансового автоматизованого аналізу даних, зокрема такого, що його неможливо або важко виконати іншими засобами.

Так, досить швидко було виконано порівняльний аналіз проекту державного бюджету  на 2007 рік (витратна частина) з державним бюджетом 2006 року (деталізований за бюджетними програмами і в цілому за розпорядниками коштів), аналіз динаміки податкових надходжень за 2002–2007 роки (2007 – план), аналіз виконання державного бюджету деяких напрямів (у відсотковому співвідношенні "план-факт", структурний аналіз).

При виконанні цих завдань у систему було завантажено файли різних форматів, здебільшого Excel-таблиці, а також текстові файли структурованої інформації. Слід зазначити, що питання якості електронної інформації, які так часто постають під час роботи в Excel (невідповідніcть форматів даних, зайві строки, "схована" інформація), актуальні і при завантаженні даних у систему IDEA. Але, пройшовши прискіпливий контроль введення інформації, користувач отримує можливість повнофункціонального аналізу введених даних, що виконується в різних напрямках.

Так, безпосередньо для аналізу й пошуку даних, які цікавлять аудитора, система автоматично формує статистику завантажених даних (статистичний аналіз), де вказано кількість найбільших, найменших, від'ємних, нульових значень (з можливістю автоматичного перегляду рядків, що відповідають кожному числу), розраховані середні значення, відхилення тощо. Цей первинний візуальний аналіз дає можливість швидко зорієнтуватись в масиві інформації.

Одним з основних є аналіз динаміки інформації за декілька періодів. Були завантажені річні звіти щодо надходжень до державного бюджету за 2002–2006 роки. Система автоматично об'єднує за ключовими полями коди надходжень усіх цих даних. Створюються діаграми динаміки. Переглядаючи їх, аудитор має змогу оцінити тенденції та виявити статті доходів для подальшого ґрунтовного аудиту.

Більш складним було виконання порівняльного аналізу проекту бюджету в частині видатків (порівняно з попереднім роком). Це завдання вибрано не випадково, адже відомо, що такі дані мають неповну відповідність у частині кодів бюджетних програм, що породжує низку труднощів. Тож стандартна автоматизація цього процесу неможлива. Як правило, такий аналіз виконується з олівцем у руках або шляхом кропіткого копіювання кожної клітинки. Система IDEA максимально спрощує порівняння, надаючи аудитору можливість самостійно приймати рішення за невідповідності кодів, надає перелік зниклих та нових бюджетних програм, а також виконує стандартне порівняння за кодами, що збігаються.

Наступний крок передбачає більш поглиблений аналіз – створення обчислюваних полів для аналізу "план-факт" та для структурного аналізу (тобто відсоток від загального обсягу, наприклад, щодо податкових надходжень). Методом сортування аудитор швидко виявляє найбільш суттєві значення даних – найбільші та найменші абсолютні значення, невиконання або перевиконання плану, методом групування виявляє загальну картину, наприклад, щодо розпорядників бюджетних коштів.

Аудитор методом стратифікації (розбивки даних по інтервалах) автоматично виявляє, наприклад, скільки головних розпорядників бюджетних коштів фігурує в найбільшому за обсягами фінансування інтервалі, в найменшому, в інших інтервалах. Звичайно, кожне сумарне число можна переглянути за детальними даними. Для дуже великих за обсягом даних передбачено аналіз репрезентативних вибірок (відбір або випадковий, або за визначеним алгоритмом, наприклад, з урахуванням нетипових відхилень).

Для більш поглибленого аналізу використовують багатомірний аналіз (Pivot-table), що, як правило, традиційно реалізується засобами СУБД (наприклад, Oracle). Для цього виконують так зване "злиття" даних, тобто додавання інформації наступних періодів до однорідної за структурою інформації попередніх періодів. Це дає можливість виконувати широкий спектр варіантів аналізу не тільки за двома, а й за трьома критеріями групування (наприклад, роки – види бюджетів – статті доходів). Система дає змогу робити перегляд даних, згрупованих із "різних точок зору". Аналізуючи згруповані дані, користувач може переглянути й дані, сумою яких є наведене число.

Для оформлення результатів роботи в системі використовують діаграми динаміки (графічний аналіз) та формування звітів. Шаблони звітів можна накопичувати. Будь-які результати аналізу (вибірки, обчислення, таблиці та діаграми) можна скопіювати в Excel або Word та доповнити коментарями й аналітичними висновками.

Слід звернути увагу на істотне поліпшення глибини аналізу та аргументованості аудиторських висновків. Наприклад, постійно виявлялися настільки несподівані дані, що навіть проводилися звірки з паперовими носіями. Аудитори переконувались: результати, отримані в системі IDEA, були правильні.

Доповнюючи висновки наших зарубіжних колег, звернімо увагу на такі переваги аудиту із застосуванням системи IDEA:

- швидкість і висока продуктивність праці: за дві години можна виконати фінансовий аналіз, для здійснення якого іншими засобами знадобиться тиждень, та й результати, отримані в системі IDEA, виявились ґрунтовнішими;

- багатофункціональність, гнучкість аналізу, зрозумілий інтерфейс, висока внутрішня логічність системи, яка досягається протягом довгих років удосконалення систем;

- працювати із системою IDEA можуть аудитори із середнім рівнем знання ІТ; вони здатні виконувати обсяги робіт, які раніше здійснювали команди програмістів;

- практично необмежена кількість варіантів аналізу, їх вибір залежить тільки від аудитора, його конкретного завдання, виявлених результатів і досвіду роботи.

За даними розробників системи, правильне використання системи IDEA сприяє зростанню продуктивності праці аудиторів у п'ять разів. До того ж поліпшуються глибина і якість аналізу. Тому великого значення набуває накопичення й систематизація досвіду використання IDEA в різних напрямах діяльності, а також розробка методології використання цієї системи. Окрім того, реальних успіхів від використання IDEA можна досягти вже при використанні демо-версії.

Фахівці переклали окремі розділи документації, розробили інструкцію користувача системи IDEA, напрацювали навчально-методичні матеріали. Також були успішно апробовані всі основні функції системи, детально викладені у 150-сторінковому підручнику.

Успішному освоєнню системи сприяло те, що фірма-розробник надавала докладні, швидкі, ґрунтовні й безкоштовні консультації з усіх питань, з якими ми звертались. Отже, тепер програмно-технічне впровадження та використання IDEA вже не проблема.

Найбільшою складністю під час проведення фінансового аналізу реальних даних виявився психологічний бар'єр, пов'язаний із самостійним вибором практично необмежених варіантів аналізу. Це пояснюється тим, що ми перебуваємо під впливом стереотипу використання традиційних і, так би мовити, "статичних, функціональних" інформаційно-аналітичних систем, які надають заздалегідь визначений набір варіантів аналізу вже завантажених даних. В IDEA користувач починає роботу "з чистого аркуша" (як у Word або в Excel). Проте з досвідом роботи приходить упевненість і відкриваються найбільш ефективні рішення, які згодом використовуються за допомогою шаблонів для аналізу нових даних.

Оскільки в Україні ще нема подібних систем, окремим фахівцям важко уявити, що аудитори, працюючи в системі IDEA, можуть самостійно створювати власні бази даних та завантажувати в них інформацію (що зазвичай виконується адміністраторами та операторами баз даних), розробляти алгоритми розрахунків, сценарії аналізу, запам'ятовувати та повторювати їх (досі цей обсяг робіт виконували команди програмістів), змінювати хід аналізу залежно від отриманих результатів (раніше для цього потрібно було модернізовувати програмні системи).

Нам поки що важко це уявити, але варто спробувати. Чим ми гірші від аудиторів із 90 країн світу? Слід лише пам'ятати, що принципова новизна цього програмного продукту вимагає нового мислення на рівні технологій XXI століття як від користувачів програмних систем, так і від методистів та фахівців-консультантів.

Так, традиційні інформаційно-аналітичні системи (ІАС), широко впроваджені в державних органах, і СААТ-системинемовби нагадують два види транспорту – метро та власне авто. Вони доповнюють один одного, маючи свої переваги й недоліки. Наприклад, метро, як і традиційні ІАС, задовольняє основні потреби швидко й надійно, вимагаючи мінімальних навичок від користувачів.

Проте користування власним авто, як і СААТ-системами, передбачає спеціальне навчання, напрацювання досвіду. Але застосування і власного авто, і СААТ-систем надає куди вищий рівень сервісу, свободи дій, можливість оперативно вирішувати складні завдання, самостійно приймати рішення, підвищувати продуктивність праці та отримувати набагато якісніший результат. Отже, слід опановувати нові технології, тим більше, що за даними наших зарубіжних колег, зокрема ВОФК Фінляндії, навчальний курс триває лише 2–3 дні і його проходять усі аудитори, бо вони використовують СААТ-системи.

Відомо, що ефективність використання Word, Excel та IDEA цілком залежить від якості навчання. Тут особливого значення набуває розробка методологічного забезпечення використання цього продукту високих технологій, розуміння й використання його переваг, освоєння фахівцями принципово нових методів аудиту, організація постійної консультативної допомоги користувачам системи, узагальнення та поширення позитивного досвіду.

У девізі розробників програмної системи IDEA зазначено: "Ключовим фактором нашого успіху є те, що ми вміємо слухати наших користувачів". Цього принципу варто дотримуватись і вітчизняним ІТ-фахівцям, бо практика аудиту ІТ свідчить, що саме відсутність "зворотного зв'язку" між користувачами та ІТ-фахівцями часто призводить до використання можливостей впроваджених програмних систем лише на 10–20 %, тобто до неефективного витрачання бюджетних коштів. Тому методологія комп'ютерного аудиту, навчання та консультації – найважливіші напрями роботи щодо впровадження системи IDEA. Вони повинні стати темою спеціального обговорення. Крім того, потребують вирішення питання надійності, правильності та зручності отримання інформації.

Спираючись на рекомендації міжнародних конференцій та семінарів, а також на результати власних досліджень, маємо підстави стверджувати, що для вітчизняних аудиторів та фінансових аналітиків було б доцільним упроваджувати цінний досвід більшості країн світу щодо застосування СААТ-систем. Перелік цих країн починається з Канади, США, Великобританії, Франції і закінчується низкою країн третього світу, які мають набагато нижчий загальний рівень розвитку ІТ, ніж Україна, але докладають неабияких зусиль для досягнення високого професійного рівня роботи аудиторів.

На жаль, упровадження СААТ-систем у державних фінансових та фінансово-контрольних органах Україні ще не розпочалося, але вже створено підґрунтя для їх використання. У нас уже впроваджена міжнародна система бухгалтерського обліку, наразі вивчаються та впроваджуються міжнародні стандарти аудиту (МСА), досягнуто високого рівня оснащення та володіння інформаційними технологіями, практично всі об'єкти аудиту ведуть бухгалтерський облік за допомогою програмних бухгалтерських систем.

Вважаємо за доцільне розпочати вивчення та впровадження систем CAAT, насамперед IDEA, зокрема самим собі довести, що за рівнем розвитку інформаційних технологій Україна нічим не поступається отим 90 країнам світу, де така система вже давно використовується.

Типовість завдань фінансового аналізу, аудиту й контролю, які виконуються фінансовими та контрольними державними органами України, а також спільна мета їх діяльності – забезпечення ефективного управління державними коштами – дає підстави для використання фахівцями цих органів наведеного досвіду роботи з системою IDEA. Адже для досягнення високого професійного рівня роботи фінансових аудиторів та аналітиків у період глобалізації економіки вітчизняні інформаційно-аналітичні програми системи необхідно підсилити новим інструментарієм – міжнародними стандартизованими СААТ-системами, що відповідатиме світовій сучасній практиці аудиту.