4.4.1. Управление закупками (материпльно-техническое снабжение)

Стандартные функции подразделения, отвечающего за закупки необходимых предприятию товаров и материалов, обычно предполагают ведение картотеки предложений потенциальных поставщиков, отслеживание поступающих от других подразделений требований (заявок) на приобретение, составление плана закупок в соответствии с заключенными договорами и долгосрочными контрактами, выбор конкретного поставщика и формирование заказа на поставку, регистрация документов, на основании которых производится покупка (счета, договоры, контракты, гарантийные письма), оформление доверенностей на получение, распределение материальных ценностей по складам, контроль состояния договоров и платежных документов на приобретение (оплачено / не оплачено / просрочено), получение различных отчетов в разрезе отслеживаемой номенклатуры, партий, групп и используемых систем классификации.

Функции по отслеживанию предложений поставщиков, планированию закупок и выбору поставщика могут быть выполнены средствами задачи "Маркетинг". Получение и отслеживание заявок на приобретение должно обеспечиваться задачей "Управление документооборотом". Кроме того, заявки на поставку продукции возможно вести также и в модуле "Управление закупками", используя в виде заявок документы, находящиеся в состоянии "Оформление".

Для количественно-суммового контроля взаимоотношений с поставщиками рекомендуется использовать модуль "Расчеты с поставщиками и получателями".

Непосредственно в модуле "Управление закупками" должны быть сосредоточены операции по работе с конкретными документами на приобретение.

Вследствие глубокой интеграции всех входящих в систему задач и наличия единой базы данных, все сведения, необходимые для оформления документов могут быть введены путем выбора из существующих таблиц базы данных. Подключение нужной таблицы (классификатора, справочника) в момент заполнения той или иной графы документа должно обеспечиваться автоматически. При отсутствии в таблице необходимых данных они могут быть введены без выхода из режима оформления текущего документа. Интеграция задачи "Управление закупками" со складским учетом и планированием производства позволяет отслеживать установленные уровни нормативных запасов (материалов, комплектующих, товаров), выявлять дефицит и продукцию, не пользующуюся спросом (неликвиды).

Технология решения задачи управления закупками может быть проиллюстрирована следующей схемой.

При реализации задачи управления закупками могут возникать различные особенности, например:

1. управление экспедицией, формирование доверенностей;

2. использование нематериальных позиций (услуг) в документах на закупку;

3. автоматизированное распределение товаров по складам;

4. учет партий закупаемых товаров, отслеживание сроков хранения, сроков действия лицензий и сертификатов;

5. ведение комплектов, операции по закупке комплектов - регистрация фактических операций по закупкам;

6. поддержка полной интеграции с задачей "Расчеты с поставщиками и получателями";

7. поддержка различных валют и международных закупок;

8. учет таможенных пошлин, транспортных и прочих затрат при вычислении учетной стоимости конкретных закупаемых изделий.

Задача должна предоставлять возможность получения следующего набора стандартных отчетов:

1. отчеты о закупаемых материалах и изделиях в разрезе групп, партий, внешней классификации;

2. отчеты по зарегистрированным приходным накладным;

3. аналитический отчет по поставщикам;

4. отчет о состоянии заказов на закупку;

5. отчет о полученных, но не оплаченных изделиях;

6. отчет о несоответствии в закупках.