1.4. Документирование процесса приема на работу
При приеме на работу в приказе указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.д.
Приказ о приеме на работу оформляется двумя документами:
приказ (распоряжение) о приеме по формуле Т-1 (в одном экз.), по которой производится первичный учет вновь принятых на работу;
приказ по организации о зачислении работника на определенную должность с указанием даты начала работы, оклада и условий приема.
На основании приказа о зачислении на работу работник отдела кадров заполняет личную карточку, делает соответствующую запись в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет.
При переводе на другую работу в приказе указывается новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности перевода), причина перевода (в соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда, если оно возникает.
При увольнении – в приказе причина увольнения указывается в строгом соответствии со статьями ТК РФ.
При предоставлении отпуска в приказе указывается его вид, продолжительность, дата начала и окончания.
При командировании в приказе обязательно устанавливается дата и продолжительность командировки, место направления, наименование предприятия.
При поощрениях и наказаниях в приказе устанавливается причина и вид поощрения или взыскания.
Каждый пункт приказа по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Приказы по личному составу доводятся до сведения работника под расписку.
Как правило, проекты приказов по личному составу:
согласовываются: с главным бухгалтером, юрисконсультом, руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе;
визируются: руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).
Прием на постоянную работу нового работника сопровождается оформлением следующих документов по схеме:
Резюме
Заявление
Анкета
Трудовой договор
Приказ о приеме
на работу
Запись в трудовой
книжке
Оформление личной
карточки и личного дела
Бухгалтерия
(открытие личного счета)
Схема 3. Документирование процесса приема персонала
Процедура увольнения предполагает оформление следующих документов:
Заявление работника об увольнении
Приказ об увольнении
Запись в трудовой
книжке
Запись в личной
карточке
Закрытие личного
счета по заработной плате
Схема 4. Сущность процедуры увольнения сотрудника
1.5. Документировнание процесса перевода персонала
Основными видами перевода работников являются:
перевод в той же организации на другую постоянную работу;
перевод на постоянную работу в другую организацию;
перевод на работу в другую местность (в том числе вместе с организацией).
Перевод допускается только с письменного соглашения работника.
Основанием для перевода работника на другую постоянную работу по его инициативе служит заявление, по инициативе администрации или руководителя структурного подразделения – представление о переводе на другую работу.