1.2. Определение и функции штатного расписания
Должностной и численный состав организации с указанием фонда заработной платы закрепляется в штатном расписании.
Штатное расписание – документ, определяющий структуру организации, численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях и в целом в организации.
Функции штатного расписания:
фиксирование структуры управления предприятием (организацией);
нормирование численности работников;
регулирование соотношения ведущих, старших и рядовых специалистов:
контроль за соблюдением уровня административно-управленческих расходов;
сравнение работником фактической нагрузки с нормированной;
защитная функция.
Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно и является обязательным документом.
Наименование должностей рекомендуется определять в соответствии с ОКПДТР («Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов»).
Штатное расписание на основании утвержденной структуры и штатной численности готовит отдел кадров по форме № Т-3 (форма документа унифицирована). Документ заверяется оттиском печати организации, визируется главным бухгалтером и руководителями структурных подразделений.
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации (или уполномоченного им лицом). Изменение в штатном расписании утверждаются отдельным приказом.
1.3. Приказы по личному составу (персоналу) организации
Среди распорядительных документов, регламентирующих трудовые отношения важное место занимают приказы по личному составу, которые являются документами, составляющимися кадровой службой организации. Такими приказами оформляются: прием, перевод, увольнение работников предоставление отпусков и командировок, изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно - биографических данных, поощрения, наложение взысканий и др.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут быть:
личное заявление работника;
трудовой договор;
докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе, о направлении в командировку и др.);
акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;
свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника;
другое.
Основание для оформления приказов по
личному составу
Личное заявление работника
Трудовой
договор
Докладная записка руководителя
структурного подразделения
Акт
Служебное письмо другой организации
Свидетельство о браке
Другое
СХЕМА 1. Основания для оформления приказов по личному составу
Приказы по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «приказываю» (как в приказах по основной деятельности). Они сразу начинаются с распорядительного действия: принять, назначить, уволить, перевести, командировать, предоставить отпуск и т.п.
Виды приказов по личному составу
Простые приказы
Сложные
(сводные) приказы
Схема 2. Виды приказов по личному составу.
Индивидуальные приказы содержат информацию только об одном сотруднике, сводные – о нескольких сотрудниках (независимо от того, под какие управленческие действия они попадают: прием, увольнение, перевод и др. Важным является принцип: при составлении сводных приказов необходимо учитывать, чтобы в одном документе не отражалась информация с разными сроками хранения.
В индивидуальных приказах оформляют, как правило, поощрения, взыскания, учитывая их специфическую воспитательную функцию.
Каждый пункт приказа по личному составу должен формулироваться в строгом соответствии со статьями ТК РФ.