Вывод: старайтесь разрабатывать концепцию, а не только структурировать информацию. Получите взгляд со стороны.

5. Настройка под отведенное время

Вам требуется подготовить презентацию для 15-минутного выступления? Вы создали 20 слайдов, наполнили их текстом и уверены, что если сократить объем информации, презентация утратит смысл? Покритикуйте собственную работу, — вы наверняка разделите некоторые слайды на два, другие поменяете местами, удалите или наоборот вставите дополнительные слайды. Не удивляйтесь, если презентация вырастет до 30 или 40 слайдов: вы ее легко оптимизируете, после того как потренируетесь выступать. Главное — помните о том, что лучше сказать меньше, но в понятной форме, чем «вылить» на слушателей все имеющиеся у вас данные.

Справка. Для представления одного слайда, как правило, необходимо от 20 секунд (например, для слайда разделителя) до 3-5 минут (обычно для сложных анимационных слайдов, на которых информация появляется постепенно). В среднем оратору требуется 1-2 минуты для передачи смысла слайда.

Между прочим, 15-25 минут — это оптимальное время для проведения презентации. Не случайно организаторы большинства конференций и семинаров ограничивают докладчиков 30 минутами, из которых 5-10, как правило, посвящается ответам на вопросы слушателей. Если формат семинара небольшой (до 3 часов), то рекомендуется делать перерывы через каждые 45-60 минут, иначе участники утомятся, и у вас возникнут сложности с привлечением их внимания. Когда мероприятие рассчитано на день, то в идеале между кофе-паузами не должно проходить более 45 минут. Но поскольку слушатели редко приходят на конференции вовремя, и график выступлений часто сбивается, — старайтесь предоставлять время для отдыха хотя бы через каждые 90 минут.

Замечательный способ «освежить» интерес участников — разнообразить мероприятие периодическими сменами ораторов. 20-30 минут выступает один специалист, потом другой, затем снова первый и т.д. Эффективно обращаться к такому приему, как смена действия. Например, 15-30 минут длится презентация, после чего руководитель может провести мини-опрос, интерактивную игру, предложить слушателям ответить на вопросы по представленному разделу или выразить желание получить комментарий по теме доклада. Словом, главное — обеспечить живое взаимодействие с аудиторией, подключить ее к участию в выступлении. Не расстраивайтесь, если никакие уловки уже не помогают наладить контакт со слушателями, попробуйте просто сказать им: «Ну что, я вижу все уже немного устали. Давайте сделаем перерыв?». Участники мероприятия обязательно оценят вашу заботу.

Вывод: имейте в виду, что необходимо потренироваться и настроить презентацию под отведенное время.

6. Две разные вещи

Четыре года назад я работал начальником коммерческого отдела в одной фирме и отвечал за развитие дилерской сети по России, странам СНГ и Балтии. На первом этапе наращивание дилерской сети происходило, в том числе, за счет рассылки презентаций потенциальным партнерам. С этой целью были подготовлены профессиональные презентации по всем продуктам.

Позже настало время активных командировок, когда менеджеры выступали перед партнерами. Началась серьезная подготовка. Попробовали использовать презентации, которые направляли по электронной почте. Очень скоро стало ясно, что хорошо выступить с помощью таких презентаций нельзя: мелкий шрифт и графики, обилие текста, отсутствие анимационных эффектов, когда вся информация появляется сразу, и т.д. затрудняют визуальное восприятие. Мы поняли, что невозможно сделать одну презентацию на все случаи жизни, и презентация, предназначенная под публичное выступление, требует настройки.