7.2.5. Оформление таблицы

В Excel предусмотрено множество различных функций, которые позволяют оформить таблицы на высоком профессиональном уровне. Варьируя различные виды шрифта, толщину и расположение линий, цвет фона и т. д., можно добиться наиболее наглядного представления информации в таблице.

Перед выполнением любой команды в Excel следует выделить ячейку (диапазон ячеек), на которую будет распространяться действие команды. Это справедливо и для команд задания параметров форматирования в таблице. Если диапазон ячеек не выделен, то параметры форматирования задаются для активной ячейки.

Для отображения числовых значений в Excel по умолчанию используется числовой формат Общий, при этом значения представляются в таблице в том виде, в котором они введены с клавиатуры. При вводе числовой информации содержимому ячейки присваивается один из поддерживаемых Excel числовых форматов. Если формат “незнакомый”, то вводимое числовое значение интерпретируется программой как текст (например, 5 купонов). Чтобы присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек, можно воспользоваться командой Ячейки меню Формат, командой Формат ячейки контекстного меню или комбинацией клавиш <Ctrl+1>. Любое из указанных выше действий приведёт к открытию диалогового окна Формат ячеек, на переднем плане которого представлена панель Число, в которой отдельные форматы сгруппированы по категориям. В поле списка Числовые форматы представлены следующие категории:

• общий;

• числовой;

• денежный;

• финансовый;

• дата;

• время;

• процентный;

• дробный;

• экспоненциальный;

• текстовый;

• дополнительный;

• (все форматы).

После выбора определённой категории, содержащиеся в ней форматы, будут представлены в поле списка справа. Для задания формата ячеек выберите его название из поля списка. Следует принимать во внимание, что в некоторых случаях после задания формата для представления содержимого ячеек потребуется больше места.

При выборе денежного формата числовые значения обычно не могут быть представлены в таблице из-за недостаточной ширины ячеек. В этом случае содержимое ячейки отображается с помощью специальных символов диез «#». Только после соответствующего увеличения ширины столбца данные в ячейках снова будут представлены в нормальном виде.

В Excel существует и другой, более удобный способ форматирования ячеек: с помощью кнопок панели инструментов. Например, денежный формат можно присвоить ячейкам при помощи кнопки .

Изменять ширину столбца в рабочем листе удобнее всего с помощью мыши. Нужно переместить курсор мыши в область заголовков столбцов. При позиционировании курсора точно между двумя заголовками столбцов курсор приобретает вид двунаправленной стрелки чёрного цвета, В этом режиме вы можете переместить (при нажатой левой кнопке) правый край левого столбца. После того, как Вы отпустите левую кнопку мыши, будет зафиксирована новая ширина столбца. Двойной щелчок мышью в этом режиме приводит к установке оптимальной ширины столбца. С помощью выбора команды «Автоподбор ширины столбца» из списка «Формат» на вкладке «Главная» можно поручить определение оптимальной ширины столбца программе. Ширина устанавливается в зависимости от длины содержимого ячеек. При этом для каждого столбца будет установлена своя оптимальная ширина. Высота строк устанавливается в зависимости от используемого вида шрифта. Изменение высоты строк производится аналогично изменению ширины столбца. Задать высоту строки (и ширину столбца соответственно) можно в диалоговом окне Высота строки, которое открывается с помощью команды «Высота строки» список «Формат» на вкладке «Главная».

При вводе данных в Excel содержимое ячеек автоматически выравнивается. Но выравнивание для ячейки можно и задать: с помощью кнопок группы «Выравнивание» на ленте «Главная» и в окне диалога «Формат ячеек» на вкладке «Выравнивание».

Добиться большей наглядности рабочей таблицы и этим облегчить для других пользователей работу с содержащимися в ней данными можно путём добавления рамок, цветов, палитр и теней. Вы можете задать нужные вам параметры с помощью кнопок в группе «Шрифт», на вкладке «Главная» или в окне диалога «Формат ячеек».

Если вы не хотите терять время на форматирование таблицы вручную, можно воспользоваться стилями в Excel. Также можно воспользоваться функцией «Автоформат». Для этого удобно достать на панель быстрого кнопку - «Автоформат». Функция «Автоформат» работает следующим образом: Microsoft Excel анализирует диапазон смежных ячеек, на который указывает курсор, и автоматически применяет формат, базирующийся на позициях заголовков, формул и данных.