-
Базы данных в MS Excel..
К
афедра
«Математического обеспечения
информационных систем».
Лабораторная работа № 2
Тема: Базы данных в MS Excel
Цель работы: Изучение возможностей пакета MS Excel при работе с базами данных. Приобретение навыков создания и обработки БД.
Перед выполнением каждого следующего задания копируйте первоначальную таблицу бд на следующий лист книги.
1 Формирование бд
Довольно часто возникает необходимость хранить и обрабатывать данные представленные в виде таблиц.
Информация, хранящаяся в таблицах, организована в виде строк и столбцов. Каждая строка таблицы, называемая записью, содержит данные об одном объекте. В столбце, называемом полем, содержатся сведения о каком-либо свойстве всех объектов хранящихся в таблице.
Т.о., можно сказать, что База данных (БД) – это совокупность различных записей, обладающих определенными свойствами.
В первой строке любой базы данных обязательно должны быть указаны имена полей. Максимальный размер базы данных в MS Excel определяется возможностями версии Excel (число строк и число столбцов в листе).
БД может быть сформирована на одном листе. Один лист может содержать несколько БД, но активной и доступной для выполнения различных операций в данный момент времени может быть только одна из них.
Задание 1. Сформировать БД на первом листе MS Excel, после чего лист переименовать, как показано на рисунке 1.
Рисунок 1 – База данных «Поставщики товара»
Сформируем поле Прибыль.
Прибыль = (Отпускная цена – Закупочная цена)*Количество –
– Транспортные расходы
Для этого в ячейку I2 введем формулу:
=(F2-E2)*H2-G2
С помощью маркера заполнения скопируем эту формулу в ячейки I2:I18.
В результате лист примет вид изображенный на рисунке 2.
Рисунок 2 – Формирование поля «Прибыль»
2 Сортировка баз данных
Сортировка или упорядочивание списков значительно облегчает поиск информации. После сортировки записи отображаются в порядке, определенном значениями столбцов (по алфавиту, по возрастанию/убыванию цены и пр.).
Для сортировки данных выполните команду Данные - Сортировка... , выберите столбец, по которому нужно отсортировать данные.
Задание 2. Отсортировать таблицу по полю Наименование товара – по возрастанию (рисунок 3).
Рисунок 3 – База данных «Поставщики товара» отсортированная по полю Наименование товара по возрастанию
1.3 Добавление итогов в базу данных
Убедитесь, что данные для подсчета итогов представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, остальные строки — однотипные данные, пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.
Укажите ячейку в столбце для итогов.
Перед добавлением Итогов необходимо соответствующее поле отсортировать. Нажмите кнопку Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.
В меню Данные выберите команду Итоги.
В поле При каждом изменении в выберите столбец для подсчета итогов.
В поле Операция выберите функцию для вычисления итогов.
В поле Добавлять итоги по выберите столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги.
Чтобы за каждым итогом следовал разрыв страницы, установите флажок Конец страницы между группами.
Чтобы итого отображались над строками данных, а не под ними, снимите флажок Итоги под данными.
Нажмите кнопку OK.
Задание 3. Посчитать сумму прибыли по каждому товару суммарную прибыль при продаже всех продуктов. Переименовать Лист с итогами в Итоги.
Для суммирования прибыли по каждому из товаров сделаем следующее: отсортируем БД по наименованию товаров (это мы уже сделали – рисунок 3) и выполним команду Данные - Итоги. В появившемся диалоговом окне выберем:
При каждом изменении в: Наименование товара,
Операция: Сумма,
Добавить итоги по: Прибыль.
Рабочий лист примет вид изображенный на рисунке 4.
Рисунок 4 – Итоги по базе данных «Поставщики товара» - сумма прибыли по каждому товару суммарная прибыль при продаже всех продуктов